Не дать печати выйти из-под контроля

в 17:54, , рубрики: B2B, Canon, Canon b2b, Canon для бизнеса, Блог компании Canon для бизнеса, интеграция для бизнеса, многофункциональные устройства, МФУ, оборудование, оборудование для бизнеса, оборудование для офиса, оборудования для организаций, офисные МФУ, офисные принтеры, периферия, привет, привет читающим тэги, принтеры, работа с документами, решения для бизнеса, техника Canon

Мы привыкли принимать печать как что-то само собой разумеющееся. Дома, часто в виду низких объемов, — время от времени менять картриджи и докупать бумагу. На работе, если нет строгой политики от отдела IT или руководства, — печатать что угодно и в каких угодно количествах.

Не дать печати выйти из-под контроля - 1

Однако, самим руководителям важно понимать, что печать в организации — это монстр. И если его не приручить, то он может довольно сильно «изувечить» бюджет организации.

Всё серьёзно?

Да. Управление инфраструктурой и процессами печати в организации — задача, требующая больших затрат ресурсов, времени, и что самое важное — контроля.

Согласно статистическим данным, создание печатных документов относится к крупнейшим статьям расходов и может «отъедать» до 3 % общей прибыли организации. В среднем по рынку, около 700 000 рублей тратятся организациями на одного сотрудника в год, не считая затрат на услуги внешних типографий.

Важно, что многие руководители и специалисты не понимают, какого «монстра» они кормят, то есть не знают, во сколько им обходится печать. Это объясняется тем, что видимые затраты, в среднем, составляют лишь 20 % от общих, а большая часть расходов относится к скрытым затратам, как их называют отраслевые эксперты.

Тем не менее, некоторые компании до сих пор не занимаются аудитом принт-менеджмента или закрывают глаза на эту проблему. Не хватает времени, сотрудников или опыта для эффективного отслеживания процессов в среде печати или управления ею. Причины могут быть разными.

В какой бы сложной ситуации с точки зрения печати ваша компания не находилась, решения услуги управляемой печати MPS и решение Discovery Assesment от Canon готовы прийти на помощь.

Не дать печати выйти из-под контроля - 2

Этап 1: Ознакомительный аудит и оценка

Прежде чем объявлять скрытым затратам войну, стоит узнать, с чем вы, собственно, сражаетесь. Чтобы понять, каких улучшений можно достичь и как можно сэкономить средства, необходимо четкое понимание имеющейся печатной инфраструктуры и всех процессов, влияющих на стоимость печати.

В этом вам сможет помочь бесплатная услуга Discovery Assesment. Она обеспечивает беспристрастный̆, всеобъемлющий анализ имеющейся инфраструктуры печати, и её использования, а также предлагает варианты улучшения.

Не дать печати выйти из-под контроля - 3

Примечательно, но большинство услуг анализа инфраструктуры учитывает лишь основные количественные данные парка устройств. В свою очередь Discovery Assessment от Canon, благодаря (уникальной для рынка подобных услуг) комбинации результатов сканирования сети и веб- анкетирования конечных пользователей̆, учитывает качественную информацию о потребностях и привычках пользователей̆ при печати. Это позволят составить намного более полную картину о печати в вашей организации.

Интегрировав в вашу внутреннюю сеть специализированное ПО, анализирующее по SNMP-протоколу все печатающие устройства, уже через месяц наши специалисты будут готовы предоставить вам детальный отчёт. Важно отметить, что в отличии от множества других аналогов, данное ПО анализирует даже те принтеры, которые подключены напрямую к компьютеру по USB.

Отчет включает рекомендации по усовершенствованию процессов и сокращению расходов для каждой̆ конкретной̆ ситуации. Вы получаете четко структурированную основу для принятия решения по оптимизации, что дает возможность взять контроль над положением и задействовать заинтересованные стороны.

Учитывая, что масштаб и ситуация с процессами печати в компаниях может быть разной, мы также предлагаем услугу более детализированного обзора и анализ текущей ситуации — Advanced Discovery Assessment. Она предусматривает возможность построения схематического плана для отображения расположения устройств и полной̆ стоимости владения. Услуга предоставляет индивидуальные рекомендации для экономии средств и повышения производительности.

Этап 2: Проектирование

После того, как вы взглянули на ситуацию в вашей компании трезвым взглядом и приняли решение об оптимизации парка печатающих устройств, вы можете воспользоваться индивидуальным предложением от Canon — услугами управляемой печати MPS.

На основе данных аудита наши специалисты по решениям, бизнесу и проектированию услуг совместно с представителями вашей компании создадут архитектуру услуг для оптимизации печатной среды в соответствии со всеми вашими задачами и целями.

Мы займёмся подбором максимально подходящего аппаратного обеспечения, программных продуктов и сервисов, необходимых для достижения измеримых преимуществ в долгосрочной перспективе.

Стоит отметить, что сама услуга MPS имеет общий гибкий характер. В зависимости от требований вашей организации мы можем:

  • Обеспечить удобство использования благодаря единому интерфейсу всех устройств и универсальному драйверу, что сведёт к минимуму необходимость в обучении ваших сотрудников и поддержке (внешней и внутренней).
  • Оптимизировать документооборот, в том числе за счёт интеллектуальных функций (например, сканирование непосредственно в приложения электронной почты или автоматическая конвертация в PDF).
  • Усилить безопасность и конфиденциальность печати за счёт технологии Allow My Print Anywhere, которая позволяет пользователям получать распечатанные документы на любом устройстве и в любое время, не беспокоясь о том, что их по ошибке заберёт кто-то другой
  • Предложить широкий модельный ряд устройств печати и обработки изображений, а также универсальный набор программных продуктов для оптимизации систем печати.
  • Чётко определить принципы и политики в отношении типов используемых устройств, а также обеспечить разграничение прав доступа к функциям печати и соблюдение необходимого уровня затрат (ваши сотрудники не смогут сами контролировать, сколько стоит их печать и выбирать для этого наиболее подходящие устройства).

При этом мы готовы не только обсуждать и совместно с вами разрабатывать сервисные соглашения до начала внедрения новых систем для достижения новых целевых показателей, но и погрузиться во все этапы управления проектом.

Этап 3. Внедрение

Перемены в организации — это всегда стресс как для ответственных лиц, так и для рядовых сотрудников. Чтобы минимизировать негативный эффект, мы будем не только управлять всеми этапами внедрения, но и обучать и взаимодействовать с персоналом вашей организации.

Не дать печати выйти из-под контроля - 4

И это не просто слова. Наши специалисты по внедрению MPS будут помогать сотрудникам вашей организации адаптироваться к изменениям – лично, по сети интранет и электронной почте. Это, а также детальная программа обучения (в том числе и персонального), поможет им быстро привыкнуть к изменяющимся условиям и приобрести новые «здоровые» привычки печати.

Параллельно с этим будет производиться внедрение программного обеспечения, а также замена / установка нового оборудования. Все действия будут проектироваться и планироваться так, чтобы свести к минимуму вмешательство в работу организации.

Этап 4. Поддержка и управление

Решение MPS подразумевает, что во время всего цикла использования наших услуг мы будем осуществлять поддержку и управление парком ваших устройств (в том числе устройств сторонних производителей), учитывающие текущие и будущие потребности вашей организации. Все протоколы, процедуры, обмен информацией и разрешения на оказание услуг по перемещению, добавлению или изменению программного и аппаратного обеспечения на объекте по мере необходимости будут согласованы и полностью задокументированы в приложениях к вашим сервисным контрактам и в руководстве по работе с MPS с контролем версий.

Не дать печати выйти из-под контроля - 5

Помощь и консультации наших специалистов также будут доступны вам на протяжении всего цикла. Более того, к вашей организации будет прикреплено единое контактное лицо, к которому вы и ваши сотрудники смогут всегда обратиться по всем вопросам, связанным с печатью, расходными материалами и техническим обслуживанием.

Мы всегда будем готовы обучить ваших сотрудников кризис-менеджменту и самостоятельно контролировать возникновение новых проблем, связанных с печатью. И, что особенно ценно для крупных компаний с обширным парком печатающих устройств, мы готовы предоставить собственных специалистов для постоянного обслуживания устройств на объекте.

Что касается затрат на печать и обслуживание парка устройств, мы поможем вам сократить затраты на эксплуатацию благодаря автоматизации считывания показаний счётчиков и заказа расходных материалов. Также мы сможем постоянно или по отдельному запросу формировать отчётность по загрузке парка оборудования (печать и сканирование) для того, чтобы вы смогли определить свои «проблемные места» и ещё эффективнее оптимизировать процессы печати.

Этап 5. Оценка

В отличие от некоторых конкурирующих решений в области управляемой печати, решение Canon включает в себя оценку. Он необходим для корректировки и оптимизации решения, предлагаемого нами, на этапе перехода и внедрения, ввиду динамично изменяющейся внешней и внутренней среды.

Не дать печати выйти из-под контроля - 6

Оценка предполагает постоянное взаимодействие с вашим персональным менеджером, в том числе и проведение обзорных совещаний, а также предоставление отчетов об управлении. Они, помимо данных об использовании устройств, также включают в себя сведения по оказанию услуг, управлению активами (включая MAC), непрерывному совершенствованию обслуживания (CSI) и тенденциям.

Кстати, услуга CSI поможет привести наши существующие и перспективные сервисы в соответствие с текущими и будущими стратегическими потребностями вашей организации и вашими IT-процессами.

Автор: Canon для бизнеса

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля