Рубрика «управление записями»

imageОт переводчика. Занимаясь созданием и внедрением системы электронного архива, мы не раз сталкивались с ситуациями, когда организации вводят документы в систему без разбора, не уделяя должного внимания экспертизе их ценности. Об этом уже писали. В обсуждениях наших предыдущих публикаций по данному вопросу большинство участников отстаивали следующий взгляд: сохранять можно всю поступающую информацию, она в любой момент может пригодиться. Насколько обоснован такой подход в масштабах крупной организации. Что дешевле и эффективнее: сохранять все, что возможно сохранить — или же грамотно управлять информацией, своевременно удаляя все ненужное? Любопытную статью на эту тему мы нашли в блоге Джорджа Парападакиса, ECM-специалиста из компании IBM. Ее перевод мы и предлагаем вниманию наших читателей.

Читать полностью »

imageОт переводчика. Занимаясь разработкой системы электронного архива и управления записями, мы внимательно отслеживаем все публикации, посвященные актуальным тенденциям в области электронного документооборота и электронного хранения документов. Недавно мы нашли в Интернете статью Марка Мендела, специалиста по управлению записями компании OpenText. Статья написана на материале зарубежной практике, во многом далеком от нынешних российских реалий, но представляет несомненный интерес, так как предвосхищает некоторые тенденции, с которыми нам еще придется столкнуться в реальном будущем. Пока на сайте Ассоциации по обработке информации и изображений опубликована первая часть статьи. Вторую часть мы обязательно переведем, как только она будет размещена на сайте.
Читать полностью »

image От переводчика. Предыдущая публикация, посвященная вопросам сохранения лишней информации, вызвала весьма оживленную дискуссию среди читателей. Итоги голосования за пост (14 — за и 12 — против) свидетельствуют о том, что аудитория разделилась на два противоположных лагеря. Одни утверждают, что гораздо лучше и безопаснее сохранять в электронном виде любую информацию. Другие — что для электронной документации также должны быть установлены определенные сроки хранения, по истечении которых она может быть уничтожена после проведения экспертизы ценности документа. И те, и другие по-своему правы.

Действительно, если речь идет об архивах организаций, утрата ценной информации может повлечь за собой серьезные временные и финансовые затраты. Сроки хранения документов предприятий и организаций регламентируются как внешними (например, законодательными), так и внутрикорпоративными нормами. При этом ни в одном нормативном документе ничего не сказано о критериях ценности и важности информации. Документы, которые по тем или иным причинам считаются ценными, в некоторых организациях вполне могут храниться и сверх установленных сроков.

Большинство существующих норм и правил архивного хранения «заточены» под бумажные документы; зачастую они очень ложатся на реалии цифровой эпохи. Например, в нашей стране документы, относящиеся к личным делам сотрудников организации, надлежит хранить в течение 75 лет. Однако можно ли считать данное требование выполнимым для электронных документов? В течение 75 лет неизбежно произойдет устаревание носителей и форматов (это достаточно сложная тема, заслуживающая отдельного обсуждения), которое также может привести к утрате ценной информации. Как разрешить эту проблему?

Мы уже не раз сталкивались с данной проблемой, занимаясь промышленным сканированием документов. Объем среднего проекта (включая «сырые» файлы со сканеров) составляет сотни гигабайт, а порой и терабайты. По окончании проекта и подписании акта выполненных работ мы имеем полное право эти данные удалить — и будем совершенно правы: если истекли все сроки контракта, мы не обязаны их хранить. Но нередко бывает так, что клиент, утративший диски с отсканированными материалами, просит нас вновь предоставить файлы. Столкнувшись несколько раз с подобной ситуацией, мы приняли решение: хранить все материалы по каждому проекту в течение одного года со дня его окончания.

Другой пример имеет отношение практически ко всем компаниям, ведущим внешнеэкономическую деятельность. Нарушение установленных сроков представления форм учета и отчетности по валютным операциям влечет за собой возбуждение дела об административном нарушении и рассматривается в Росфиннадзоре. Одним из фактов, подтверждающих, что нарушение произошло не по вине вашей компании, будет переписка в том числе и электронная с вашим контрагентом. Учитывая, что лицо может быть привлечено к административной ответственности не позднее одного года со дня совершения административного правонарушения, необходимо хранить всю корпоративную электронную почту минимум год.

Естественно, что законодательство зачастую не поспевает за развитием информационных технологий и в деятельности компаний необходимо руководствоваться реалиями бизнеса и практической логикой.

Предлагаем вниманию аудитории перевод статьи специалиста компании Doculabs Рича Медины, посвященной проблеме выработки политик и процедур в области управления записями. Надеемся, что данная публикация позволит прояснить уже затронутые в предыдущей дискуссии вопросы и рассчитываем, что наши читатели поделятся собственным опытом в области организации хранения электронных документов.

Читать полностью »

От переводчика. Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.
Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).
Необходимость обращения к этим документам по сути отпала — но они все равно хранятся, что становится причиной дополнительных временных и финансовых затрат.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Размышления на эту тему представлены в статье Сьюзан Гудман (США), специалиста по управлению записями Банка Америки.

Читать полностью »


https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.4.1/jquery.min.js