9 правил email-этикета, которые следует знать каждому

в 12:39, , рубрики: email, Блог компании SendPulse, интернет-маркетинг, контент-маркетинг, этика делового общения, этикет

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому - 1

Знаете ли вы, что в 2015 году каждый второй житель планеты отправил и получил приблизительно 205 миллиардов email писем разного характера? Большая половина – это бизнес письма, число которых будет расти на 3% каждый год, как ожидается. В среднем, один пользователь отправлял 122 email письма каждый день. Так как email письмо остается наиболее эффективным и используемым маркетологами инструментом коммуникации и продвижения, нужно знать основные правила его этикета дабы не потерпеть крушения при общении с клиентами и партнерами.

Из-за того, что сейчас общение происходит и в социальных сетях, многие правила этикета нивелируются. Это может иметь пагубные последствия для вашего бизнеса.

Давайте же рассмотрим основные правила.

1. Тема письма

Все начинается с темы. Увидев ее, получатель решает открывать письмо или же нет. Поэтому тема должна быть четкой, чтобы адресат понимал, о чем ваше письмо.

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому - 2

2. Почта отправителя

Отправляйте письма клиентам или партнерам только с рабочей почты. Но если уж так вышло, что нужно ответить с личного емейла, то назовите его правильно. Получатель должен понимать от кого пришло письмо, поэтому пусть это будет ваше имя и фамилия.
Ни в коем случае не используйте адреса, которые не подходят для деловой переписки. Например, «dandelion@...», «baby@...»

3. Персонализация

Каждый человек – это личность. Естественно, становится приятно, когда обращаются к нам по имени. Таким образом вы выказываете уважение человеку, с которым ведете переписку.

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому - 3

4. Тон письма

Когда вы работаете со своим коллегой на протяжении нескольких лет, между вами преобладает неформальный стиль коммуникации. При общении с новым потенциальным клиентом, тон следует сменить на формальный и уважительный.
Такая трансформация стилей общения также очень важна и при написании email писем. Будьте всегда в курсе того, кем является ваш адресат дабы не испортить сложившиеся отношения некорректным обращением.
Всегда обращайтесь только на «Вы», будьте вежливы и соблюдайте официально-деловой стиль общения.

5. Грамматика

При наличии грамматических ошибок в email письмах, вы как будто напрямую заявляете получателю о том, что вы:

  • Необразованный;
  • Невнимательный;
  • Перегруженный работой.

Чем может грозить допущенная грамматическая ошибка? В большинстве случаев это приводит к тому, что клиент признает вашу некомпетентность из-за неграмотно составленного предложения. Также он может сделать вывод о том, что вы просто не готовы работать с новыми клиентами.

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому - 4

Уделяйте больше времени проверке сообщений на наличие ошибок. Да, вы потратите больше рабочего времени, но по крайней мере это никак не повлияет на ухудшение репутации компании и вашей личной в глазах коллег и руководства.

6. Юмор

Его лучше не употреблять в деловой переписке. За исключением, если вы знаете собеседника достаточно хорошо.
Учтите еще то, что люди воспринимаю юмор по-разному. То, что смешно вам, не обязательно будет смешно адресату.

7. Разный подход для разных культур

Нужно учитывать культурные различия, особенно в письмах, когда вы не видите собеседника. Адаптируйте емейлы в зависимости от культурных различий получателя.

9 правил email-этикета, которые следует знать каждому - 5

Приведем примеры таких различий. Арабы, китайцы и японцы хотят побольше узнать о своем собеседнике перед тем, как начать разговаривать о бизнесе. А немцы и американцы наоборот больше внимания уделяют делам.

8. Всегда отвечайте на письма

Старайтесь всегда ответить на полученные email письма, особенно если отправитель с той же отрасли, что и вы. Это считается хорошим тоном и правилом этикета в email маркетинге. Отвечайте даже в том случае, если письмо было отправлено вам по ошибке, но отправитель ожидает ответа.

9. Отправляйте в нужное время

Очень важно отправлять письма в нужное время для того, чтобы они были прочитаны. Мы рекомендуем отправлять свои первые письма с предложениями для партнеров в обеденное время с 13:00 до 14:00 или уже вечером после рабочего дня (18:00-21:00).

Деловые письма должны исключать:

  • Сарказм или иронию в выражениях;
  • Неуместный юмор;
  • Неформальный язык;
  • Сплетни или, так называемую, «воду» (только четкие факты и цифры).

Бонусный совет: если вы взволнованы или рассержены, не отвечайте на письма сразу. Составьте письмо, поставьте точку, но не отправляйте. Прогуляйтесь: походите, подышите, вернитесь на рабочее место и еще раз просмотрите письмо.

А какими правилами email-этикета пользуетесь Вы? Мы будем благодарны, если Вы поделитесь ими с нами в комментариях под статьей.

Автор: SendPulse

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля