Методы формирования себестоимости в блоке закупок ERP-систем

в 17:05, , рубрики: ERP-системы

Цель статьи

Целью данной статьи является начало разговора о возможностях и способах современных систем обеспечивать различные варианты учета, движения и списания товаров. И каким образом различные варианты формирования себестоимости могут сказываться на конечных результатах.

1. Что такое себестоимость

Буквально пару слов о самом понятии себестоимости в торговых операциях. Себестоимость состоит из непосредственно цены закупки и различных дополнительных расходов, например на доставку, сортировку, хранение, упаковку. А у многих еще и соотнесение косвенных расходов, как-то зарплата персонала, аренда офиса, склада. Есть еще и законы, и письма, и акты, которые определяют, как правильно понимать и трактовать эту сущность. Вот так, например, формулирует определениесебестоимости приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119:

«Фактической себестоимостью товаров, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации)».

Есть соответственно еще бухгалтерские и налоговые правила, но все это не рассматривается в этой статье.

2. Как могут использовать себестоимость в расчетах прибыли

Для простоты мы будем считать, что себестоимость товара равна цене, по которой мы его купили. Учет дополнительных расходов, «курсовые разницы» и т.д. оставляю на следующую статью.

Пусть есть организация, которая имеет бизнес по перепродаже товаров. В ее деятельности присутствуют процессы закупки, распределения, хранения и продажи товаров. Организация ведет свою деятельность в учетной системе и есть цели, которые должен достигнуть бизнес:

Цели бизнеса

Цель бизнеса Вопросы бизнеса Вопросы к учетной системе
1. Сохранять свои позиции на рынке Каково положение сейчас? Прибыль за период (+ -)
2. Оптимизация деятельности и захват новых рынков Какие процессы идут хорошо(плохо)? Прибыль в разрезе договоров, сделок …
3. Система мотиваций персонала Что (кто) работает хорошо (плохо)? Прибыль в разрезе отделов, сотрудников…

Какие подходы существуют в организации систем учета, чтобы была возможность отвечать этим вызовам? Для начала рассмотрим простой пример: на складе лежит уже закупленный товар от «Поставщика».

На Складе
Товар 5шт цена закупки 1р.
Продажи составили
Товар 2шт по цене 2р
Тогда на первый вопрос мы сможем ответить так:
Прибыль
Товар (2 — 1) * 2 = 2р.

Немного усложним ситуацию, добавив разные партии, т.е. рассмотрим ситуацию, когда от поставщика на складе лежат несколько приходов товара. Соответственно теперь надо будет каким-то образом определять какой товар уходит со склада. Из распространенных методов это FIFO (первый пришел – первый ушел), LIFO (последний пришел – первый ушел) и средневзвешенный.

3. Варианты списания себестоимости

Вариантов списания (правил списания), конечно больше остановимся на часто применяемых и считающихся стандартными.

FIFO (firstinputfirstoutput) — При использовании данного метода первым списывается товар, поступивший раньше, и если его не хватает, то списывается товар поступивший следующим.
Например, на склад закупили три кофеварки.
Первая — 10 р, вторая — 20 р, третья — 30 р.

Продали 2кофеварки. Себестоимость списания кофеварки по FIFO 1*10 + 1*20 = 30 р.
Остаток на складе 60 – 30 = 30р.
LIFO (lastinputfirstoutput) — При использовании данного метода первымсписывается товар, поступивший последним, и если его не хватает, то списывается товар, поступивший перед ним.

Продали 2 кофеварки. Себестоимость списания кофеварки по LIFO 1*30 +1* 20 = 50 р.
Остаток на кофеварки 60 – 50 = 10р
Средневзвешенный. В этом подходе рассчитывается средняя себестоимость остатков товара на складе и умножается на количество реализуемого товара.

Продали 2 кофеварки. Средневзвешенная себестоимость списания кофеварки:
((10 + 20 + 30) / 3) * 2 = 40 р.
Остаток на складе 60 – 40 = 20р.

Для нас же главное понять, что при продаже всех товаров со склада прибыль предприятия одинакова при любом методе. Если же есть остатки на складах, то результат виде прибыли, существенно разнится.Пусть для удобства будет FIFO, тогда легко ответить на 1-ый вопрос:

Склад по партиям

Товар партия 1 кол-во 2 шт по цене закупки 1р. – поступила первой.
Товар партия 2 кол-во 2 шт по цене закупки 2р. – поступила второй.
Товар партия 3 кол-во 2 шт по цене закупки 3р. – поступила третьей.

Продажи с учетом партий

Товар кол-во 2 шт по цене 2р. – уходит партия 1 прибыль (2 — 1) * 2 = 2р
Товар кол-во 2 шт по цене 2р. – уходит партия 2 прибыль (2 — 2) * 2 = 0р
Товар кол-во 2 шт по цене 2р. – уходит партия 3 прибыль (2 — 3) * 2 = -2р

Или так (Товар в количестве 5 шт):

Товар кол-во 2 шт по цене 2р. – уходит партия 1 прибыль (2 — 1) * 2 = 2р
Товар кол-во 2 шт по цене 2р. – уходит партия 2 прибыль (2 – 2) * 2 = 0р
Товар кол-во 1 шт по цене 2р. – уходит партия 3 прибыль (2 – 3) * 1 = -1р

Обратите внимание, что при постоянстве цены продажи могут получиться убытки, т.е. при ведении того или иного метода списания со склада, нужно обязательно предусмотреть систему назначения цены (ценообразование). Тут мы подходим:

4. Варианты назначения цен с учетом формируемой себестоимости

Варианты реализуемые в блоке продаж системы «ERP», перечислим часто используемые:

1. Продажная цена формируется по правилу «цена последнего прихода» (ЦПП) умножить на определенный процент наценки. Тогда любое повышение цен у поставщика, сразу будет сказываться на цене продаж. Примечание: если цена у поставщика падает, то система отработает в минус. Но с другой стороны, если компания не держит товар на складе и работает только на предварительных заказах, то вариант вполне приемлем.

2. Продажная цена формируется по рыночному прайс-листу (такой прайс-лист обычно ведут менеджеры, ответственные за ценообразование) и никак не связана с поставкой товара. В этом варианте много работы по отслеживанию рыночных цен и достаточно жесткие административные правила для менеджеров.

3. Система отслеживает партию товара ( Известна текущая себестоимость, продаваемого товара) и осуществляет действия, направленные на информирование или запрет продаж с низкой или отрицательной рентабельностью).

5. Влияние политики учета движения себестоимости на оценку деятельности отдельных подразделений в системах ERP.

5.1. Всемогущий FIFO

Второй вопрос из целей бизнеса (см. п.2) уже намного сложнее, так как надо отслеживать сделку по всей цепочке от покупки до продажи, а это, согласитесь, возможно, только в достаточно простых случаях. Например, покупаем товар только под конкретного покупателя, тогда процесс прихода товара, его хранение, перемещение и продажа легко отслеживаются, скажем, по тому же принципу FIFO. Фактически это возможно, когда товар не хранится на складе, а торгуется прямо с колес.

5.2. Система резервирования

Второй вариант — это введение в действие системы резервирования, которая может отслеживать товар по всей цепочке слева направо:

Заказ покупателя — заказ поставщику — акт приемки товарам — акт выдачи клиенту
Соответственно, система резервирования выглядела бы так:
Резерв в пути — резерв на клиента — отпуск

Рассмотрим такой пример:

Состояние склада

Товар партия 1 кол-во 10 шт по цене закупки 2р. – поступила первой.
Поставщик дает скидку 50% на цену Товара при покупке от 10 шт, т.е. Товар будет стоить 1р.
Товар партия 2 кол-во 10 шт по цене закупки 1р. – поступила второй.
Мы предлагаем клиенту купить у нас 10 шт. Товар по цене 2р и запускаем сделку:

Заметьте, что если мы отпустим товар со склада по правилу FIFO ( себестоимость 2 р), и посмотрим на сделку в целом, то увидим:

Товар кол-во 10 шт по цене 2р. – уходит партия 1 прибыль (2 — 2) * 2 = 0р.
А если с системой резервирования (табл1), то ситуация будет выглядеть следующим образом:
Товар кол-во 10 шт по цене 2р. – уходит партия 2 прибыль (2 — 1) * 2 = 2р.
Что согласитесь существенно лучше для менеджеров, выполнивших сделку (для предприятия в целом ситуация не меняется). Не хочу заниматься саморекламой, но в нашем продукте реализована возможность, плюс к стандартному функционалу, задавать макросы (vbs, javascript …) для специфических условий резервирования, которые могут подключаться к системе штатным аналитиком.

5.3. Договорной учет в привязках к процессу товародвижения (движение себестоимости).

Есть еще вариант отслеживания сделок введением документа «договор», через который можем получить весь документооборот по сделке. В этом случае необходимо в системе ERP описать процесс по определению допустимой, расчетной себестоимости, например, назовем ее так «минимальная цена товара». И в ней будет уже заложена минимальная прибыль предприятия. И именно от этой цены будут формироваться все отчеты по «прибыльности» сделок в разрезе подразделений, отделов и отдельных сотрудников.

Здесь, конечно же, надо сказать о существующих правилах внутри самого торгового предприятия. А они могут противоречить, логике «жесткого» резервирования. Например, существуют дополнительная цель – «минимизация товарных остатков». В нашем случае необходимый товар был на складе в момент, когда создавался «заказ покупателя», он только не подходил по цене. Система же резервирования, настроенная на «жесткое» поведение не даст отпустить этот товар со склада клиенту и тем самым нарушиться «цель минимизации товарных запасов».

С другой стороны, если разрешить перенос резервов, то сделка с учетом FIFO уйдет по рентабельности в ноль.

В те же проблемы упираются и вопросы по 3 пункту таблицы «Цели бизнеса», разрешив переназначать резервы, можем получить ситуацию, когда менеджеры переносят резервы с друг на друга, приобретая товар с хорошей характеристикой рентабельности и выплывают в «лучшие» сотрудники.

Простых вариантов решения на самом деле нет. Только когда организация может четко сформулировать цели, сформировать требования и видеть картину происходящего в целом можно начать использование систем учета класса ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия), которые позволяют описывать сложные цепочки бизнес-процессов. Главное, чтобы цели, которые ставятся для разработчиков, служб внедрения и сопровождения непротиворечили друг другу.

5.4. Варианты списания себестоимости при отслеживании сделок (примеры).

В случае проведения сделок, можно было бы воспользоваться возможностью разделения товародвижения на складе с документооборотом менеджера или применить наборы правил резервирования и списания товара, позволяющие описывать движения товара учитывая такие параметры как склады, товарные группы, организационные единицы и целые организации.

Например, так:

Склад продукции Принцип списания Пояснения
Товары для розничной торговли FIFO Для магазинов возможно ведение себестоимости в продажных ценах
Продукты питания FEFO (1) Имеет смысл при наличии WMS системы (см. предыдущую статью)
Оптовый FIFO по резервам (2) Отслеживаются сделки по всей цепочке продаж.
Оптовый LIFO для отдела розничной торговли и FIFO для дилерских подразделений Например, при росте цен на товары с дилерами работаем по старым контрактам
Любой LIFO для брака Найденный брак списывается по последней цене поставки

(1) First Expire, First Out — первый истекает — первый выходит (по срокам годности)
(2) Первым зарезервирован – первым уходит

И в заключении небольшая итоговая таблица:

Варианты учета себестоимости Вид информационной системы Плюсы решения Минусы решения Условия, при которых вариант наиболее оптимален
Учет себестоимости не ведется Отсутствует Простота использования Есть вероятность возникновения сделок с отрицательной рентабельностью, практически невозможно оперативно заниматься ценообразованием. Все продаваемые товары, закупаются только под заказ, т.е. ценообразование по факту сделки. Возможно также в ситуации учета товара по продажной цене с получением процентов с продаж.
FIFO Учетная система, либо складские карточки Очень простая в использовании, легко получить складские остатки, в целом по компании отчетность выдает правильные данные Невозможно отслеживать отдельные сделки, которые идут на грани рентабельности, но при этом дают большой оборот и в конечном счете прибыль. Вариант используется, как правило, на устоявшихся рынках с определенным перечнем товаров, например, повседневного спроса или с большой эластичностью по ценам (крупы, соль …)
Контроль по набору критериев Учетная система возможно в связке с WMS Максимально гибкий контроль за учетом движения товара и себестоимости Гибкая система привязки бизнес целей к логистике товарооборота требует высокого уровня профессионализма персонала и обслуживающего ИТ подразделения. Необходимость приобретения дорогостоящего оборудования и программного обеспечения, в том числе WMS Все виды бизнеса работающего на конкурентных рынках, где работают с низкой рентабельностью, с большим оборотом товара и сложной системой конкурентного ценообразования.

Заканчивая статью хочу подчеркнуть каждая компания имеет свои взгляды на правильность отражения в своем учете и использовании в аналитике или отчетах информации о товародвижении и соответственно остатках, прибылях и убытках.

Если будет интерес, хотел бы расширить описания, добавив валютные закупки и их соотнесение к себестоимости. Там очень тонкий момент по валютным курсам, тем более, часто сама сделка проходит через несколько валют. И существует множество вариантов учета. В таких условиях интересно настраивать систему по «действительно» мультивалютный учет (а не допсчета «курсовая разница»).

Автор: RS-Balance

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля