Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность)

в 20:58, , рубрики: gtd, дедлайны, развитие компании, Развитие стартапа, стартапы, управление персоналом, управление проектами, фриланс

Если вам случалось пропустить дедлайн – в этом вы не одиноки.

Оказывается, что люди довольно часто пропускают установленные для выполнения работы сроки – на этот счет существует ряд модных философских причин, поясняющих, почему это происходит.

И пока некоторые люди пытаются сосредоточить свое внимание на использовании множества небольших хитростей планирования, которые помогут вам последовательно и своевременно подходить к дедлайнам, мы обратили внимание на большой лайфхак, который нам действительно помогает:

В нашей компании Edgar мы полностью отказались от дедлайнов – и вы тоже можете так сделать.

Никаких дедлайнов?
Никаких.

Мы знаем, о чем вы сейчас думаете:

Эта идея кажется очень глупой.

Ничего страшного – ваш мозг настроен на то, чтобы так мыслить. С того момента, когда в школе вам поручили сделать ваше первое домашнее задание, вам было названо время, к которому вы должны были его завершить – вам всегда говорили завершить каждую задачу к определенному моменту. Поэтому некоторые люди настаивают на том, что ничего никогда не было бы завершено без дедлайнов.

Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность) - 1

Вероятно, с раннего возраста вы поняли то, что дедлайны очень-очень важны.
В каком-то смысле это так, но не до такой степени, как вы себе представляете. Потому что есть вещи, которые, возможно, никогда не были сделаны, если бы у них не было дедлайнов. Например, оплата налогов или техосмотр машины – то, что вам на самом деле не хочется делать. Вы не хотите этим заниматься, поэтому вам позволено откладывать эти задания только в пределах определенного периода времени.

Но большинство вещей не такие. В любом случае, не в вашем бизнесе. И отношение к ним как к неприятной «обязаловке» может привести к серьезным проблемам.

Почему произвольно установленные дедлайны опасны

Так как определенные задачи, с которыми вы сталкивались на протяжении всей своей жизни, имели встроенные дедлайны, легко прийти к мысли, что все нуждается в четко установленных сроках выполнения. В каком-то смысле дедлайны приятны, потому что они дают вам конкретную цель. Вы знаете, что вам нужно сделать, и знаете, к какому моменту это должно быть сделано.

В теории.

Но в реальности, когда вы устанавливаете дедлайны для всего, что вы делаете, многие их них вы выбираете произвольно. Определенное задание на самом деле не нужно завершать к заданному времени – вы просто говорите, что так нужно. Таким образом вы чувствуете, что на вас лежит ответственность. Что, может быть, и не станет проблемой, за исключением того факта, что не все дедлайны не имеют под собой основания – и совсем нелегко отличить обманчивые дедлайны от настоящих. Отличить те задачи, которые должны быть выполнены в срок, от тех, которые не требуют спешки, довольно нелегко – и здесь начинаются проблемы.

Дедлайны так часто отодвигаются, потому что не все из них на самом деле нужны и значительны. А это значит, что вы постоянно передвигаете задачи в своем календаре, пытаясь найти идеальный способ втиснуть все на свои места так, чтобы из этого был какой-то толк, в то время как большинство задач вообще не должны там оказаться. Что легче собрать: пазл из 10 тыс. кусочков или из 100?

Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность) - 2

Когда вы устанавливаете дедлайны только для вещей, которые на самом деле в них нуждаются, вы свободно можете расставить по приоритетам все остальные работы, которые должны быть выполнены над проектом – и их гораздо легче упорядочить, чем вам может показаться.

Как успешно работать без дедлайнов

Теперь остается один большой вопрос:

Если у вас нет дедлайнов, как вы вообще что-либо завершаете?

Исходя из нашего опыта, рабочий процесс состоит из двух частей.

Первое: делайте то, что должно быть сделано тогда, когда оно должно быть сделано.

Закон Паркинсона гласит, что работа заполнит собой все выделенное на нее время – выделите день на завершение работы, и она растянется на день. Дайте себе неделю на это же задание – оно займет неделю. И пока кто-то будет спорить, что нужно просто устанавливать более короткие дедлайны – это тоже может привести к тому, что вы будете спешить и делать работу кое-как, чтобы успеть завершить ее в срок, вместо того, чтобы выделить ей достаточно времени и сделать все на совесть. Вы можете измотать себя, и ваша работа от этого также может пострадать (то, что вы можете сделать что-то за один лишь день, еще не значит, что вы это действительно сделаете).

Наша альтернатива – это полный отказ от дедлайнов. В итоге проекты занимают столько времени, сколько они действительно требуют, а не столько, сколько вы на них выделяете.

И да – вы все еще будете мотивированы выполнять свою работу, несмотря на то, что у вас нет установленных дедлайнов. Пессимистический взгляд закона Паркинсона заключается в том, что если у работы нет дедлайна, то вы никогда не найдете мотивацию, чтобы ею заняться.

В этой точке зрения практически столько же смысла, что и в фразе: «Вы умрете с голода, если не сделаете график приемов пищи». Ваши задачи будут решены, потому что они должны быть решены, а не потому что вы отметили дату дедлайна в календаре. Если вы беспокоитесь о том, что потеряете всякую мотивацию, посмотрите на вторую часть процесса: работайте только над одним проектом за раз.

Даже если вы чувствуете себя уверенным в своей способности заниматься множеством вещей одновременно, то все равно переключение между разными задачами убивает вашу продуктивность, замедляет работу и приводит к тому, что вы работаете над множеством наполовину завершенных проектов, пока постепенно не доведете хоть один до конца.

В нашей компании мы заставляем себя работать над одним проектом за раз, и только когда он будет завершен, мы можем браться за что-то еще.

Мы организовали свой рабочий процесс в соответствии с системой Канбан. Это выглядит примерно так:

Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность) - 3

В левой колонке находятся будущие проекты. Кто-то выбирает проект из списка To Do и перемещает его в колонку Doing, начиная работу над этой задачей. И когда проект готов к следующему шагу – он перемещается вправо (в этом случае проект разработчиков переходит в стадию проверки кода). Как только проект завершает свой путь, переместившись в крайнюю правую колонку (Complete – не показана на рисунке), разработчик может снова пройти к старту, выбрать новый проект и повторить цикл.

Ваш список текущих проектов мотивирует вас не тратить время понапрасну. Конечно, возможно, вам приходится в данный момент работать над тем, с чем вам ужасно не хочется заниматься. Над чем-то скучным, заставляющим разувериться в собственных силах, и так далее. Но вам нельзя работать над чем-то еще, пока вы не завершите эту часть работы – что-то вроде подхода «никакого мороженого, пока каша не будет съедена». Может быть, эта фраза покажется вам чем-то фантастическим, но оказывается, что завершение проекта и является наградой, потому что тогда вы можете начать работу на следующем уровне. Кроме того, это дает мотивацию быстро разбираться с тонной небольших раздражающих задач – тех, которые при обычном раскладе вы бы забросили в долгий ящик.

Без дедлайнов вы все еще можете контролировать работу других

С точки зрения управленца дедлайны могут казаться бесценным инструментом, помогающим поддерживать эффективный темп работы вашей команды. Они похожи на толпу гангстеров, которые призваны напоминать людям, что на них лежат определенные обязательства.

Почему мы прекратили устанавливать дедлайны (и почему возросла наша продуктивность) - 4

«Кажется, что ты делаешь неплохую работу. Будет очень жаль, если… что-нибудь случится».

Но действительно ли вы хотите такого подхода в своем бизнесе?

Постоянные дедлайны могут зародить в вашей команде неверные идеи. Вместо того, чтобы усиливать ощущение независимости, они превращают работников в людей, автоматически выполняющих задачи только ради очередной галочки.

Если вы не доверяете своей команде просто делать свою работу лишь потому, что она должна быть сделана, а не потому, что над ними висит дедлайн, то вам стоит переосмыслить, тех ли людей вы наняли на работу.

Бизнес не разрастется, если вы будете брать в команду тех, кто автоматически выполняет задачи – бизнес развивается благодаря людям, которые способны придумывать новые идеи и сотрудничать с вами, принося куда больший вклад, нежели работа над всем тем, что им было велено. Дэвид Огилви (David Ogilvy) в своей книге «Огилви о рекламе» (Ogilvy On Advertising) поделился советом, который он дал каждому начальнику отдела в своем агентстве:

«Если каждый из нас будет нанимать меньших от себя людей, то мы станем компанией гномов. Но если мы будем нанимать больших от себя людей, то мы станем компанией гигантов».

Избавление от дедлайнов не является единственным способом мотивировать вашу команду, но способствует более продуктивной совместной работе и формирует обстановку доверия – без жестких дедлайнов, которые могут убить желание поиска творческих решений.

Замечание: Это совсем не означает полное исчезновение контроля.
Отказ от дедлайнов не влечет за собой упразднение управления – просто само управление меняется. Вы должны работать с людьми, которые хотят хорошо делать свою работу, но вы все еще можете проверять их прогресс и вмешаться, если необходима ваша помощь или вы хотите получить ответы, когда считаете это необходимым. Если вам кажется, что задача занимает больше времени, чем вам хотелось, разберитесь, почему! В конце концов, вам нужно найти баланс между доверием и контролем – и микроменеджмент, основанный на куче дедлайнов, делает эту задачу гораздо более сложной, чем она должна бы быть.

Вот как можно это опробовать без риска

Перестроить весь ваш менеджмент – это, безусловно, очень большое свершение. Поэтому вы можете опробовать этот метод следующим способом.

В течение следующей недели исключите из своего репертуара многозадачность. Когда вы работаете над чем-то, не позволяйте себе начинать следующий проект до тех пор, пока первый не будет завершен. Как это влияет на вашу мотивацию? На вашу концентрацию? На время, необходимое для завершения задачи? Опробуйте однозадачность, и вы наверняка найдете, что это куда более эффективно, нежели дедлайны и календари.

…И обязательно напишите в комментариях, что же из этого получилось!

Автор: frekenbok

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля