Как писать электронные письма не хуже CEO

CEO думают о многих вещах, но одна из самых важных – это их время. Управляют ли они компанией из Fortune 500, или стартапом, у них есть много проблем — а в глобальной экономике важна каждая секунда.

Когда я впервые занялся стартапом, я писал огромные письма членам своей команды. Всё это закончилось длинными цепочками из ответов, которые отнимали огромное количество времени у всех. Я научился отфильтровывать лишнее и концентрироваться на ключевых моментах, которые я хотел донести.

TL;DR: Будьте кратким

Тратить время на чтение цепочек писем – непродуктивно. Тратить время на телефоне – ещё менее продуктивно. У меня-то за плечами всего несколько лет управления компанией, но в сумме у моих директоров и председателя более 30 лет опыта работы CEO или исполнительными директорами. Общение с ними научило меня менять стиль письма и делать его компактным – иногда низводить до писем из одного слова.

Вот вам пример того, как в письмах бывает слишком много «воды»:

Привет, Эндрю, я просто хотел написать вам и сообщить об интересной возможности (вода! не надо говорить о том, что собираешься сказать. И не надо говорить «привет», это не мессенджер).

Приятно познакомиться, меня зовут Джон Смит, я из компании АБВ Инк. (мы встречались?) Я долго следил за вашей работой и думаю, что у нас может получиться провести отличную сделку (вода! я уже потратил на это письмо 5 секунд, и я его удаляю). Наша компания находится в Нью-Йорке, и нас финансируют компании а, б, в (вода! это всё неважно – чего ты тратишь моё время-то?) Мы хотим сделать Х (наконец-то). У нас это получится лучше, чем у Facebook, поскольку 1, 2, 3 (вода! я сам решу, что будет лучше). Многие считают, что Х, но лично я думаю, что Y (вода! что ты можешь мне предложить, или что я могу для тебя сделать?). Хотелось бы договориться о телефонном разговоре с тобой (это вряд ли).

Пишем как СЕО:

Эндрю,

Я бы хотел помочь вам решить проблему X. Я занимаюсь Y и Z посоветовал мне связаться с вами. Есть ли у вас возможность на этой неделе пообщаться?

И всё. Прямо, кратко, решает мою проблему, и всё по делу.

Можно привести ещё много примеров, как, например, письмо на картинке ниже, взятое из моей переписки – в нём вообще почти нет слов. Можно притвориться, что у ваших емейлов есть ограничение на количество символов, как в Твиттере. Чем больше вы будете стараться, тем лучше вы отточите свой выбор слов и сохраните много часов, поскольку вам не придётся отвечать на длинные письма.

"$$$$" никогда не бывает водой, когда вы переписываетесь с вашим партнёром — сооснователем компании

Если письмо требует развёрнутого ответа, договоритесь о звонке. Если звонок не займёт более 5-10 минут, делайте его сразу. Если займёт больше, то договоритесь о встрече за обедом.

И попытайтесь взбираться по лестнице коммуникаций медленно. Вам реально требуется десятиминутный звонок, или вы можете уместить ваши мысли в несколько кратких твитов? Заставьте себя мыслить критически и эффективно в момент, когда вы пишете емейл или общаетесь как-то ещё. Неважно, сейчас вы CEO, экономящий своё время, или безработный, старающийся привлечь внимание CEO: вы вскоре обнаружите, что скорость ответов и сохранённое время очень быстро увеличатся.

Думаете, у вас есть задатки, позволяющие вам общаться не хуже CEO? Если вы посчитаете, что я могу вам чем-то помочь, отправьте мне ваше лучшее письмо «в стиле CEO», и посмотрите, сможете ли вы привлечь моё внимание: Andrew@Kuhcoon.com.

И победившее из присланных мне писем:

Эндрю, мне кажется, что статья про емейлы от CEO написана плохо. Привлёк ли я твоё внимание?

Автор: SLY_G

Источник ^[1]