Почему менеджеры задач не делают нас продуктивными

в 10:21, , рубрики: gtd, анализ решений конкрурентов, исходные данные для стартапа, менедежры задач, продуктивность, Развитие стартапа

Здравствуйте! Если вы подводили итоги за прошедший год, скорее всего, что-то осталось невыполненным. То же самое и у меня. Поэтому я поставил задачу основательно разобраться с причинами, которые мешают мне продуктивно работать.

Для начала я решил проанализировать недостатки различных менеджеров задач и создать своё приложение. Но не очередной менеджер задач — таких приложений уже очень много. Новая программа должна помогать правильно планировать работу и не утонуть в море задач.

Как должно работать это приложение?

Исходные данные

Будем рассматривать те менеджеры задач, которые позволяют человеку планировать личные дела. Менеджеры, ориентированные только на команды, рассматривать не будем.

Программы для планирования дел можно разбить на две большие группы: одни нацелены на работу со списками задач, другие – с календарём и планом дня. К первой группе можно отнести Todoist, Wunderlist и TickTick, ко второй — Sunrise Calendar, календари Гугла и Яндекса. Некоторые программы позволяют работать и с календарём, и со списком задач, например, Essential PIM, TimeMaster и LeaderTask.

Для определённости будем считать, что пользователь не занимался созданием личной системы управления временем или пробовал сделать это, но без особого успеха.

Одно приложение — одна система управления временем

В описаниях многих программ первой и второй группы упоминается, что они позволяют планировать дела, используя различные системы управления временем. Неявно подразумевается, что человек имеет свою систему либо он изучил и адаптировал под себя готовую. Но сделать это гораздо сложнее, чем использовать готовую программу. Для этого нужно прочитать одну или несколько книг, выделить из них главное и опробовать всё на себе. Много ли у вас времени на такое? У меня на это времени особо не было.

Я считаю, что моё приложение не должно предлагать пользователю самостоятельно изучить какую-либо методику управления временем. Я буду самостоятельно разбирать и тестировать на себе различные подходы по управлению временем, а то, что работает — внедрять в приложение. Пользователь должен получить программу, которая сама будет подсказывать ему, как правильно планировать время и дела.

Пользователь не должен тратить время на изучение систем управления временем, чтобы знать, как правильно пользоваться программой. Программа сама должна подсказывать, как правильно планировать дела.

Недостатки обычных списков задач

Рассмотрим, почему нас не делают продуктивными менеджеры задач первой группы типа Wunderlist и Todoist. Эти программы позволяют составить список задач, указать приоритет задачи, добавить к ней напоминание и комментарий. При этом для создания задачи достаточно только записать её название. Наш мозг устроен так, что он ищет лёгкие пути и старается минимизировать усилия на выполнение любых действий. Если пользователь не составлял заранее систему работы с задачами или же имеет такую систему, но не придерживается её, в программе появится много задач, для которых не расставлены приоритеты, сроки выполнения и т. д. Потом возникает соблазн выбрать лёгкую или неважную задачу. В итоге человек будет занятым, но не будет продуктивным. Главные и самые важные задачи окажутся не сделанными или придётся их выполнять в авральном порядке.

Другой недостаток списка задач — он всё время растёт, причём быстрее, чем мы успеваем выполнять задачи. Это происходит потому, что добавление задачи происходит легко, в то время как анализ задачи требует некоторых усилий, и мозг может им сопротивляться. В конечном счёте список задач становится настолько длинным, что пропадает желание с ним работать. У меня такое было не один раз.

На мой взгляд, истинная проблема глубже: нам иногда кажется, что занятой человек продуктивен. «Он постоянно занят, а я сижу и ничего толком не делаю» – думаем мы, берём менеджер задач, записываем задачи и тут же начинаем их выполнять. Однако быть продуктивным означает не много работать, а достигать поставленных целей. Но для достижения некоторых целей нужно много работать.

Быть продуктивным = достигать поставленных целей.

В интернете много книг и статей, объясняющих, зачем нужно ставить цели. Вкратце, без целей мы становимся «близорукими» при планировании дел: вроде как много работаем, но фактически топчемся на месте. Таким образом, программе недостаточно уметь работать только со списком задач — также должна быть возможность работы с целями.

Программа для планирования дел обязана уметь работать с целями.

Как программа должна работать с целями?

Давайте уточним, как именно программа должна работать с целями. Если будет просто список целей — это будет равнозначно обычному списку задач. Появится соблазн работать над теми целями, которые проще и больше нравятся.

Все существующие и новые цели должны быть подчинены видению, как будет выглядеть ваша жизнь через 3–5 лет. В противном случае разные цели будут тянуть вас в разные стороны.

Цели должны быть подчинены видению, как будет выглядеть жизнь через 3–5 лет.

Таким образом, программа должна иметь раздел для записи видения или стратегических целей. При этом надо поставить предполагаемую дату реализации этого видения.

К сожалению, просто записать видение недостаточно. Если к нему не обращаться время от времени, оно забудется (проверено на себе). Соответственно, должно срабатывать напоминание хотя бы раз в неделю перечитывать это видение.

Обычно целей много, и нужно их как-то группировать. Цели можно группировать по времени и сферам жизни. Начну со сфер жизни — мне кажется, что это важнее.

Человек ощущает контроль над своей жизнью, если у него хорошо идут дела во всех сферах жизни: на работе, в семье, в отношениях с друзьями и т. д. Дисбаланс в сферах жизни в течение длительного времени приводит к проблемам. Например, если чрезмерно много времени посвящать работе, могут начаться семейные проблемы. Соответственно, программа должна помогать следить за сферами жизни и помогать избегать чрезмерного дисбаланса.

Программа должна помогать следить за сферами жизни и предупреждать о длительном и чрезмерном дисбалансе.

По времени цели можно разделить на:

  1. долгосрочные (более одного года),
  2. среднесрочные (от трёх месяцев до одного года),
  3. краткосрочные (от двух недель до 3 месяцев),
  4. текущие (от одного дня до двух недель).

Текущие цели должны быть подчинены краткосрочным, те — среднесрочным, среднесрочные — долгосрочным, долгосрочные — видению или стратегическим целям на 3–5 лет. Да, нужно выделить время и записать эти цели — только так можно взять под контроль свою жизнь и длинный список задач. В идеале цели надо ставить не на листочке, а в программе, которая будет напоминать следить за ними.

Программа должна знать деление целей по времени, регулярно предлагать заполнять цели и отслеживать их выполнение.

Существуют определённые правила, как поставить цели. Я знаю методику SMART. О ней подробно написано в Википедии. Здесь я расскажу о ней предельно кратко:

  1. S — specific (конкретная). Не «хочу жить лучше», а «хочу купить квартиру в Москве».
  2. M — measurable (измеримая). Не просто «хочу квартиру», а «трёхкомнатная квартира в таком-то районе Москвы рядом с парком в 5–10 минутах ходьбы от метро на 5 этаже с лифтом».
  3. A — achievable (достижимая). Купить квартиру реально, а пол-Москвы — вряд ли.
  4. R — relevant (актуальная). Покупка квартиры точно решит ваши задачи?
  5. T — time-bound (ограниченная во времени). В течение какого срока хотите добиться цели?

Наконец, цели должны быть вашими личными, а не навязанными другими людьми, даже если они действуют из благих побуждений. Жизнь-то ваша…

Программа должна уметь контролировать соответствие каждой цели различным критериям.

Мы много говорили о целях. Давайте подведём промежуточные итоги. Если много задач, нужно поставить цели по времени и сферам жизни и следовать им. Важно, что задач не станет меньше — просто вы увидите, над чем работать, что подождёт и от чего можно просто отказаться.

Постановка целей не уменьшает число задач. Вы получаете над ними контроль: видите, что нужно делать в первую очередь, что можно отложить, а от чего можно отказаться.

Особенности планирования на конкретный день

Итак, у нас есть цели, и мы составили список дел на день. Он будет выглядеть примерно так:

  1. Задача 1
  2. Задача 2
  3. Задача 3 (и т. д.)

Что не так с этим списком? В нём нет оценки, сколько примерно времени потратить на каждую задачу. Если оценить время на задачу, обычно оказывается, что успеем сделать меньше, чем хотелось бы.

Правильный список задач содержит оценку времени на каждую из них.

Фактически мы получили план дня, который реализован в планировщиках второй группы типа Sunrise Calendar и календарей Гугла и Яндекса. Эти планировщики обычно ограничиваются тем, что можно указать название задачи и время её выполнения. Как и в случае с менеджерами задач первой группы это может привести к тому, что человек будет заполнять время простыми и интересными задачами, отодвигая важные на второй план. Что касается самого плана дня, по моему опыту им мешают пользоваться два момента:

  1. редко когда удаётся следовать плану дня,
  2. иногда возникает ощущение потери гибкости в работе с задачами.

Жизнь ведёт себя порой слишком непредсказуемо, в результате чего возникают незапланированные задачи и непредвиденные дела. На них нужно как-то реагировать, что-то делать, а, значит, отступать от плана дня. Отсюда идёт ощущение потери гибкости при работе с планом дня.

Однако нет никакой трагедии в том, чтобы отступить от плана дня. План дня нужен для того, чтобы знать, чем мы хотели заниматься в каждый момент времени. Это повышает дисциплину и снижает риск возможного откладывания важных и срочных дел. Если пришлось отойти от плана дня, к нему нужно вернуться при первой же возможности и остаток времени перепланировать.

Как сделать план дня гибким

Я вывел для себя несколько правил, которые делают план дня гибким.

Прежде всего необходимо ответить на вопрос, какую одну и только одну задачу нужно выполнить, чтобы остальные стали не столь важным или ненужными. И этой задаче нужно посвятить большую часть дня желательно с утра.

На каждый день выбирайте одну и только одну самую важную задачу и выделяйте ей основное время.

При работе с планом дня все дела делятся на 4 части:

  1. дела, выполняемые непосредственно для достижения целей в любой сфере жизни;
  2. дела, косвенно помогающие достичь целей (например, повышение профессионального уровня для программиста);
  3. дела, которыми мы не можем не заниматься, но целям они не соответствуют (нам нужно есть, пить, спать; иногда возникают внезапные поломки, которые необходимо устранять самостоятельно);
  4. дела, выполнение которых уводит вас от достижения поставленных целей (например, просмотр телевизора или развлекательных сайтов в интернете вместо работы над проектом).

Будем называть ценностью задачи число от 1 до 4, означающее, к какой части выше относится эта задача. Соответственно, день следует разделить на 3–4 части и каждой из них выделить время. А программа должна позволять указывать ценность задачи. Если большая часть дня будет отведена задачам 1 и 2 ценности, то мы постепенно будем приближаться к осуществлению своих целей.

Большая часть дня должна быть потрачена на задачи 1 и 2 ценности.

Для повышения гибкости плана дня также полезно использовать пару приёмов. Первый заключается в том, что вместо конкретной задачи можно в план дня записать, над какой целью или проектом будет идти работа. Когда это время придёт, мы можем открыть задачи по этой цели и работать над её осуществлением. В следующей статье «Командный пункт управления целью» я расскажу, как мне удалось в одной программе организовать работу над конкретными целями.

Второй приём заключается в том, что не стоит ставить по времени одну задачу вплотную к другой. Мы не роботы и не можем мгновенно переключаться между ними. Поставьте между задачами небольшой перерыв от 10 до 30 минут. В этом случае не страшно, что вы закончите какую-то задачу на 5–10 минут позже запланированного — от этого почти ничего не пострадает.

Оценка личной продуктивности

Раз мы хотим стать продуктивными, нам не обойтись без обратной связи. Для этого недостаточно ставить галочки напротив выполненных задач — необходимо видеть глобальную картину того, как обстоят дела. Насколько мы продуктивны? Где слабые места? Я не видел никаких решений для оценки собственной продуктивности, кроме кармы в Todoist. Карма в Todoist — это баллы за выполнение задач. Эти баллы нельзя обменять на деньги, они не позволяют накопить на скидку или бесплатное получение привилегий. За просроченные задачи баллы вычитаются. Карма тем выше, чем больше выполнено задач. Но выше мы разобрали, что количество выполненных задач не является показателем продуктивности человека.

Тогда как оценить личную продуктивность? На мой взгляд, главный показатель — это внутреннее ощущение контроля над делами, что всё запланированное идёт по плану. В конечном счёте человек хочет быть счастливым и реализовать себя. Поэтому опасно гнаться за бездушными цифрами, например, количеством выполненных задач и целей.

Подробнее по теме обратной связи я напишу позже, потому что это большая тема со своими нюансами.

Немного о пользе обычных менеджеров задач

Польза списков наступает тогда, когда поставлены цели и есть план дня. Например, в плане дня стоит задача «Написать статью Х» и выделено время в 2 часа. В списке задач вы запишете более мелкие конкретные задачи по написанию статью: сделать обзор того-то, сравнить то-то с тем-то, отразить в выводе такой-то момент и т.д. В процессе работы будут появляться новые задачи. Их не стоит держать в голове — для этого есть обычный менеджер задач.

Моя программа

Пара слов о моей программе. Она называется My day planning и находится по адресу mydayplanning.com. Цель — не заменить менеджеры задач, а помочь себе и вам достигать целей и стать продуктивными. Пока это прототип, некоторые функции отсутствуют. Реализована возможность составлять план дня на день и присваивать ценности задачам. Пока программа ориентирована на работу в десктопных браузерах. В мобильных браузерах смотрится ужасно, приложений для смартфонов тоже нет. Всё это ещё предстоит создать.

Пожалуйста, напишите в комментариях, как вам идея создания приложения-помощника в планировании дел? Стоит ли работать дальше? Если вы не можете ответить в комментариях, мои контакты указаны в профиле.

Автор: AndreWin

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля