Преодоление трудовых марафонов: 3-шаговый метод повышения производительности, позволяющий избежать работы по ночам

в 7:40, , рубрики: gtd, Блог компании TESTutor, личная эффективность, продуктивная деятельность, продуктивность, продуктивность на работе, продуктивный день, тайм-киллеры, тайм-менеджмент, Техника Помидора, техники принятия решений

image

Бессонная ночь за работой — это, вероятно, один из наименее продуктивных поступков, какой вы только можете совершить. При таком подходе качество работы никуда не годится, тело страдает, а производительность в следующие несколько дней заметно падает. А потому избегайте подобных ситуаций любой ценой. Из этого поста вы узнаете о 3-шаговом методе повышения продуктивности, который сможете с успехом применять для преодоления трудовых марафонов, не становясь полуночником.

Иногда кажется, что поздняя работа просто неотвратима. Может быть, босс подкинул вам массу дел в 5 часов вечера. Или вы поддались прокрастинации, а теперь трудитесь, чтобы успеть к последнему сроку сдачи проекта.

В чем бы ни заключалась причина, у вас есть море требующей выполнения работы и почти нет времени. Может показаться, что единственный выход — запастись кофе и задержаться допоздна. И сделать работу источником стресса, из которого придется выходить.

Сейчас мы продемонстрируем вам более удачное решение.

Из этого поста вы узнаете о 3-шаговом методе повышения продуктивности, который сможете с успехом применять для преодоления трудовых марафонов, не становясь полуночником. Он однозначно позволит вам полностью избежать необходимости засиживаться до позднего вечера и работать ночи напролет. Передаем слово автору статьи.

Проводя свою первую ночь за работой, я не задумывался о тайм-менеджменте или производительности. Мой подход заключался в том, чтобы накачаться кофеином и сахаром, а затем погрузиться в дела и не поднимать головы, пока не закончу.

Неудивительно, что подобная тактика дала не слишком выдающиеся результаты… Сначала все шло хорошо, но потом моя концентрация снизилась, и я стал делать глупые ошибки.

Несколько недель назад я провел ночь без сна, чтобы вам больше не приходилось так поступать! Я превратил себя в «подопытную морскую свинку», чтобы протестировать связанные с продуктивностью, энергией и мотивацией трюки для своего All-Nighter Experiment.

Мне хотелось отыскать наилучший способ преодоления трудовых марафонов, чтобы вы и мои клиенты могли полностью отказаться от работы поздними вечерами.

1. Начинаем с мыслей о результате

Я люблю погружаться в дела. Мне настолько это нравится, что я часто «ныряю» в них, не имея ясного представления о том, что нужно сделать, и чего я хочу добиться.

Знаю, отсутствие плана — убийца продуктивности, но иногда я ничего не могу с этим поделать. Сталкиваясь с массой работы, требующей выполнения, каждый ощущает желание взяться за нее как можно скорее, не теряя ни минуты.

В конце концов, если вы пытаетесь избежать «ночного бдения», вам стоит начать как можно раньше, не так ли?

Со временем я усвоил трудный урок на собственном опыте: перед «погружением» все-таки стоит потратить несколько минут на планирование.

Хотя в начале работы цель может казаться ясной, вы быстро увязнете в джунглях, пытаясь вспомнить, что же вы на самом деле стараетесь сделать. И потеряете представление об общей картине.

Именно эту проблему и решает концепция «Начинаем с мыслей о результате».

Ее суть такова: прежде, чем что-нибудь делать, вам нужно создать четкое описание конкретной цели, над достижением которой вы трудитесь. Не туманное представление. А содержательное, письменное заявление о том, чего именно вы пытаетесь добиться, почему вы это делаете, и как вы собираетесь исполнить свое намерение.

Это не только поможет расставить приоритеты, но и даст вам простую веху, отмечающую окончание работы.

Но как определить свою цель? Что если вы работаете на кого-то и не уверены, в чем же заключается просьба босса?

Вот система, которую я использую для выяснения своей задачи.

Шаг №1: Разберитесь в ситуации

Цель этого шага в том, чтобы превратить беспорядочные мысли в вашей голове в нечто конкретное. Я добиваюсь этого, задавая себе ряд вопросов:

  • Что я стараюсь сделать?
  • Зачем я пытаюсь этого добиться? ИЛИ Почему мой босс/клиент просит меня об этом?
  • Есть ли более удобный способ получения такого же результата?

«Зачем/Почему» не менее важны, чем «Что». Большинство людей смутно понимает, что они пытаются сделать (например, создать презентацию в PowerPoint), но лишь некоторые из них делает следующий шаг и задумывается, зачем им это.

Чаще всего вы будете осознавать, что существует более удобный способ достижения аналогичного результата. Потратив 5 минут, и задав себе ряд вопросов перед началом работы, вы сможете сэкономить немало времени.

Шаг №2: Уточните свое понимание ситуации

Этот шаг более уместен, если вы находитесь в офисной среде и выполняете работу для кого-то другого.
Тщательно разобравшись в ситуации, перескажите полученную информацию тому, кто поручил вам работу. Это не только подарит вам уверенность в том, что вы ничего не упустили, но и даст руководителям второй шанс подумать над тем, о чем они вас просят.

Возможно, их мнение о некоторых требованиях изменится, и вы сумеете сэкономить массу времени.

Шаг №3: Запишите все

Последний шаг — взять и подытожить все, что вы узнали: что вы пытаетесь сделать, зачем это нужно, и как вы собираетесь добиться желаемого.

Выполняя данный пункт, я действительно беру лист бумаги и записываю ответы на эти 3 вопроса. Сбиваясь позже с дороги, я просто останавливаю работу и возвращаюсь к своей цели.

Выполнение только трех описанных шагов способно превратить ваш ночной марафон в обычную работу допоздна. Но этого недостаточно, ведь мы хотим полностью исключить сверхурочный труд. Пункт №2 продвинет ваш план еще на один шаг вперед…

2. Планирование с нуля

Отлично. У вас есть цель и понимание работы в режиме что/зачем/как. Но вы по-прежнему не готовы к погружению.
Вам нужно расписание. Зачем?

Ну, вот пара причин:

  1. Оно поможет вам оценить, сколько времени потребуется на выполнение всей работы. Гораздо лучше узнать, что вы застряли здесь на всю ночь, ДО начала марафона. Так вы сможете попросить о помощи или перенести дедлайн и вообще избежать «ночного бодрствования».
  2. Расписание помогает вам оставаться на правильном пути и действовать эффективно. Без него часы бегут намного быстрее, а работа занимает существенно больше времени, чем на нее требуется на самом деле.

Стратегия, которой я пользуюсь, называется «планирование с нуля».

Планирование с нуля — это способ превратить 12-часовой марафон в 4-часовой спринт, основанный на удалении всего, что не является совершенно необходимым для достижения поставленной задачи.

Возьмите чистый лист ежедневника и начните добавлять в него задания одно за другим. При этом каждый пункт следует проанализировать и оценить, чтобы убедиться: без него действительно невозможно добраться до заветной цели.

В результате вы получите расписание, от начала до конца определяющее, что конкретно вы будете делать, в каком порядке, и сколько времени займет каждый из пунктов. Если все выполнено верно, вам удастся избавиться от огромного количества ненужной работы, не успев даже приступить к ней.

Вот 3 шага, помогающих применить планирование с нуля. Используйте их в следующий раз, принимаясь за гору работы.

Шаг №1: Создайте список всего, что нужно сделать

Первый шаг заключается в том, чтобы разбить свой монструозный проект на удобоваримые кусочки. К примеру, крохотное «импортировать файл с новыми данными» — это гораздо лучше, чем абстрактное «провести анализ Excel». Продолжайте дробить свою работу до тех пор, пока у вас не появится список мелких задач, необходимых для достижения цели.

Порядок дел в данный момент значения не имеет. Просто убедитесь, что в перечне учтено все.

Взгляните на список.

  • Можно ли что-то сократить?
  • Все ли нужно сделать одинаково качественно?
  • Можно ли пропустить некоторые пункты или поручить их выполнение кому-то другому?

Запомните: концентрируйтесь на конечной цели и старайтесь игнорировать свою склонность к перфекционизму.

Если вы хотите сохранить производительность и избежать работы в неурочное время, будьте беспощадными и сделайте список настолько коротким, простым и конкретным, насколько это возможно.

Шаг №2: Оцените, сколько времени потребуется на каждое из заданий

Пройдитесь по списку сверху вниз и подумайте, сколько минут займет выполнение каждого пункта.

Ставьте жесткие цели.

Так вы не только получите ориентир, но и, сложив обозначенное время, приблизительно узнаете, когда освободитесь. Это особенно полезно, если вам нужно закончить работу к определенному сроку. Ведь гораздо лучше сразу понять, что вам не успеть к дедлайну, чем осознать это к середине проекта, когда уже слишком поздно что-то менять.

Шаг №3: Расположите задания в нужном порядке

Возьмите свой список и расставьте пункты в том порядке, в котором они должны быть выполнены. Просто напишите рядом с каждым из них номер от 1 до n.

Вот несколько нюансов, над которыми следует подумать.

  • Постарайтесь поместить сложные когнитивные задачи в начало списка, чтобы выполнить их, пока ваш разум еще свеж.
  • Не забывайте о зависимостях: что должно случиться до/после определенного шага?
  • Нужно ли привлечь еще кого-то (например, для создания обзоров или печати)? Если да, то обязательно оставьте в расписании временной буфер.

В зависимости от сложности проекта, он может оказаться похожим на маленькую диаграмму Ганта.

Шаг №4: Внесите задачи в расписание

К этому моменту у вас должен быть нумерованный список заданий, в котором указано, сколько времени понадобится на каждое из них.

Следующий шаг прост: поместить их в свой ежедневник. Я использую для этого Google Calendar, но можно взять и что-то другое (также рекомендуем прочесть статью о том, какими инструментами повышения производительности пользоваться не стоит). Даже обычный лист бумаги. Просто начните с того момента, когда собираетесь приступить к работе, и запишите каждую задачу отдельным пунктом.

Если ваши расчеты точны, у вас появится представление о том, когда вы закончите, а также отличный ориентир для оценки собственного труда.

Наконец, если к этому моменту вы понимаете, что закончить работу над проектом вы сможете только завтра к 14:00, тогда пора звать подкрепление или переносить дедлайн и отказываться от ночного бодрствования.

Благодаря использованию этих двух техник — «Начинаем с мыслей о результате» и «Планирование с нуля» — вы получите основательный план выполнения работы.

Но планирование без действия — это просто замысел.

Самое время переходить к делу!

3. Техника Pomodoro

Техника Pomodoro превращает меня в незнающую усталости машину. Не стану вдаваться в подробности того, как она работает (вот здесь можно узнать о нюансах использования техники). Но если вы никогда о ней не слышали, вот вам краткое описание.

Техника Pomodoro заключается в том, что 25-минутные отрезки работы с высокой концентрацией перемежаются 5-минутными перерывами, позволяющими освежиться и перезарядиться. После каждых четырех циклов труда вы отдыхаете дольше — от 15 до 30 минут.

Вот как выглядит типичный цикл Pomodoro:

image

Во время All-Nighter Experimentу меня было 20 отдельных 25-минутных рабочих циклов, и я все время оставался свежим и собранным. Весь секрет в перерывах. Они помогают оторваться от работы и психологически перезарядиться.

Вместо того чтобы и дальше говорить о причинах своей любви к Pomodoro, я расскажу вам о двух маленьких трюках, применение которых делает технику еще более эффективной.

Трюк №1: Во время рабочих блоков слушайте Brain.FM

Brain.FM — это музыкальный онлайн-сервис, созданный для существенного улучшения концентрации, отдыха и сна. Я всегда слушаю его во время работы (в том числе и прямо сейчас). Это не совсем музыка. Скорее, такие звуки можно назвать волшебным ритмичным шумом, погружающим меня в гипнотический рабочий транс.

Это гораздо лучше, чем слушать обычную музыку, потому что меня, как правило, отвлекают мелодии или ритмы.

Я не смогу дать научное объяснение этой идее, но точно скажу, что мне она подходит отлично. Это платный сервис, но у них есть и бесплатная пробная версия.

Трюк №2: Во время перерывов выполняйте комплексы упражнений

Главная ошибка, которую люди допускают с Pomodoro, заключается в том, что у них нет настоящих перерывов. Вместо этого они достают телефон или открывают очередную вкладку и листают ленту Facebook (иными словами – всячески прокрастинируют, что не приводит ни к чему хорошему).

Беда такого подхода в том, что вы вообще не даете себе отдохнуть. Вы все равно сидите, уставившись в экран, а ваш мозг продолжает обрабатывать информацию.

Мое правило для перерывов: я должен встать и отойти от стола. Вот, чем я занимаюсь в подобные моменты.

  • 5-минутный перерыв: сходит в туалет, попить, потянуться, сделать круг по офису, помедитировать.
  • 15—30-минутный перерыв: упражнения.

Мне хотелось бы остановиться на том, что я делаю во время 15—30-минутных перерывов. Физкультура — это самый лучший способ для пробуждения мозга и поддержания продуктивности, который я нашел. Он сильнее кофе и других испробованных мною стимуляторов.

Вот как я поступаю: во время 15—30 минутного отдыха я встаю со стула и делаю то, что заставляет мое сердце биться чаще. Этого легко добиться с помощью отжиманий, приседаний или прыжков на месте. Для офисных работников хорошей альтернативой является подъем по лестнице.

Эксперты подтверждают: неважно, что вы делаете, просто двигайтесь.

Короткий 20-минутный комплекс упражнений, выполненный непосредственно перед экзаменом, помогает вашему разуму. Физкультура способствует повышению способности мозга к обучению и запоминанию информации, а также активизирует творческое мышление. Мы называем это нейропластичностью.

Разумеется, вы не хотите утомлять себя полноценным комплексом упражнений. Однако прогулка, выполнение нескольких отжиманий, прыжков на месте или других действий, разгоняющих кровь, поможет наставить ваш мозг на верный путь:

Это базовый психологический ответ на тысячелетия эволюции: если бы доисторические люди, убегая от опасности, засыпали на ходу, они вряд ли прожили бы очень долго. Приложение физических усилий посылает мозгу сигналы о том, что нужно быть начеку и сохранять концентрацию, а не впадать в спячку

Вот и все. Эти 3 техники помогут вам преодолеть трудовой марафон и сохранить продуктивность, благодаря отказу от работы поздними вечерами.

Полный вперед

Когда в следующий раз вам нужно будет выполнить множество дел, попробуйте использовать эти 3 техники.

  • Начинаем с мыслей о результате.
  • Планирование с нуля.
  • Техника Pomodoro.

Все просто. Потратьте 15 минут на первые два шага, а затем используйте Pomodoro, пока не закончите работу.

P.S. Рекомендуем ещё одну полезную статью по теме работы над собой — Как добиться повышенной концентрации внимания во время подготовки к тестам.

Автор перевода — Давиденко Вячеслав, основатель компании TESTutor.

Автор: TESTutor

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля