Как я выбирал систему GTD для IT на примере Wunderlist

в 14:03, , рубрики: gtd, gtd организация времени, wunderlist, управление проектами

Привет! Хочу поделиться своей системой тайм-менеджмента в современном использовании. Выбор мой пал на Wunderlist.

Немного отойду от темы и в двух предложениях изложу, как пришло в голову контролировать задачи, время и просто быть продуктивнее.

Работа в IT несет в себе множество информации, каждый день накапливается большое количество задач и напоминаний. И их в голове совсем держать не нужно! Чтобы справиться с входящей информацией и ничего не забыть, я для себя открыл Wunderlist. Таск-менеджеров, аналогов очень много и перечислять не буду, так как задача стоит показать на своем примере современную систему GTD.

Безусловно многие уже привели свои дела в порядок и для них здесь нового ничего не будет. Статья рассчитана на новичка или того, кто еще не определил для себя систему правил для управления собственным временем. Именно «систему правил», если нет «системы правил» — тайм-менеджмент работать не будет.

Необходимо понимать в какой список определить «ту» или «иную» задачу, поставить ей срок или отложить. Вдохновили для написания статьи, следующие книги и отцы продуктивности:
Дэвид Аллен — «Как привести дела в порядок» и Стивен Кови, «7 навыков высокоэффективных людей».

Материал не рассматривается как «панацея» в своей категории. Написан для того, чтобы расширить кругозор и на примере создать собственную систему управления временем, а самое главное, ничего не забыть и сделать все вовремя. Такой девиз «Ничего не забыть — сделать все вовремя».

И так, мои списки задач в программе Wunderlist выглядят следующим образом:

image

В Wunderlist возможно создавать директории, поэтому у меня одна общая директория «Работа»
и в ней списки, позаимствованные из книги Стивена Кови. Название списков:

  • 1. Срочные и важные (нужно сделать как можно скорее);
  • 2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном);
  • 3. Срочные неважные (нужно сделать быстро, но можно отложить или не заниматься самому);
  • 4. Несрочные и неважные (как правило, такие дела можно вычеркнуть или поручить третьим лицам).

Описание списков говорят за себя. Если проектов много, кому-то может не понравиться, что все проекты будут разбросаны в четырех списках. Для этого в Wunderlist возможно присваивать «теги» #Проект 1, #Проект2 — тем самым фильтровать по контексту и видеть задачи только одного проекта.

Двигателем эффективности является список:

2. Несрочные и важные (стратегические задачи с отдаленным дедлайном)

В этот список попадают в основном цели и задачи, требующие планирования, всевозможные большие проекты. Приведу пример задач из вышесказанного списка (настройка системы мониторинга zabbix, написать скрипт на bash, собрать сервер, настройка репликации SQL и.т.д). Это список движет личность к цели и интеллектуальному росту. Пример задачи из списка:

image

Список Срочные и важные, это так называемые «горящие дела», которые нужно выполнить в этот момент. Эти задачи попросту сделать необходимо — рутина. Примеры из этого списка: (создать учетную запись сотрудника, инвентаризация, подготовить ПК — рабочее место и т.д.).

Последние два списка: Срочные неважные и Несрочные и неважные. — это делегирование. Есть задачи, которые нужно делегировать, но видеть на каком они этапе. Когда задача будет выполнена я отмечаю ее. Пример таких задач: отвезти технику в ремонт, так как этим будет заниматься служба доставки или курьер, я в таких случаях, её поручаю и вношу в нужный список. Пример «Несрочные и неважные».

Говоря о списке Срочные неважные, в этот список попадают задачи срочные, но с отдаленным дедлайном. Пример: продлить подписку какого-либо веб-сервиса, приобретении лицензии и т.д. Вот по такому принципу распределяются рабочие задачи.

Следующие списки позаимствованные в основном из методики Дэвида Аллена. Существуют задачи, когда по ним еще нет ответа и в этом случае, меня спасает «Список ожидания» Пример задачи из такого списка: Жду запчасти «матрицу», для задачи «ремонт планшета», жду ответа от программиста о новом патче для ПО, задача «обновить форму накладной».

Следующие списки для задач, которые встречаются ежедневно и мне их не нужно держать в голове. Примеры списков:

Читать /Посмотреть (записывается все, что нужно прочитать, просмотреть. Теги: WINDOWS, LINUX, КНИГИ, КИНОТЕАТР, ЛАЙФХАКЕР и т.д.). Пример из списка:

image

Когда-нибудь/Возможно (записываю те задачи, которые не определены по выполнению и нет решения выполнять ли их вообще. Теги: ДОМ, РАБОТА. Если появляется свободное время на работе, я открываю этот список, если нахожусь на «работе» фильтрую по тегу «Работа»).

Домашние дела (записываю, что нужно сделать для дома, быта, покупки и т.д).

Спорт (записываю тренировки, силовые упражнения).

Привычки (записываю те привычки, которые я хочу развить, после того как привычка приживается, она переноситься в список циклические задачи). Пример из списка:

image

Циклические задачи (записываю те задачи, которые регулярно повторяются (оплаты, вызов курьера, обрезка БД, проверить создание бэкапов и т.д.).

Цели (идея состоит в планирование на 3 месяца). Пример — цели на ноябрь 2016. Внутри списка записываю в подзадачах цели. Три-пять главных (масштабных) целей на месяц. Цель отмечаю важной и ставить дедлайн последний день месяца, например, 31 марта. Тем самым, когда в первую очередь работа идет со списком «отмеченные», цели всегда у меня на глазах.

Плюс такого подхода: можно будет отслеживать выполнение целей по месяцам и держать их всегда перед глазами.

Ключевой момент, это определить важность задачи. Я руководствуюсь следующими принципами:

  • Принцип двух минут. Выполнить, делегировать, определить в список, если нет списка, записать во входящие.
  • Отмечать задачу звездочкой (важные). Когда цели требуется больше одного дня, ставлю повторять каждый день, либо только в этот день и выставляю статус отмеченной задачи. В первую очередь работа по целям ведется со списком Отмеченные. В этот список отмечаются важные и стратегические задачи.
  • Ценность задач. Фокусироваться на главной.
  • Разбивать задачи на подзадачи. Разделять большие задачи на подзадачи, прикреплять файлы, записывать заметки.
  • Планирование задач. Обзор всех списков, главное каждой задаче назначить срок.

Вот этими принципами я руководствуюсь, чтобы определить в какой список занести задачу. Если их соблюдать, то не будет неуверенности, в важности или тематике задачи!

Работа в таск-менеджере ведется по списку «Сегодня» и «Отмеченные». В списке «Сегодня» рутина и обязательные дела, в «Отмеченных» важные дела, которые не выполняются за один день и требую ежедневного контроля, и работы над ними.

P.S. * Чтобы всплывающие напоминание не докучали на задачах, которые разрешаться в течение дня без обязательного напоминания, нужно в свойствах задачи удалить напоминание. Тем самым я контролирую только важные задачи, о которых нужно напомнить.

** Для списков необходимо присваивать теги, чтобы в дальнейшем можно было фильтровать по тематикам (работа, дом, купить, коммуналка, книги, и т.д.).

*** Если кому-то не понравиться держать в таск-менеджере циклические задачи, то их можно разнести в Google Calendar, а Wunderlist вести остальные задачи.

Надеюсь, данная статья пригодиться тем, кто только начинает изучать тайм-менеджмент и решит воспользоваться советами из статьи. Строго не судите, все-таки первый пост на Хабре.

Если у кого-то есть поправки или замечания, а также желание поделиться своей системой управлением времени, приглашаю в комментарии.

Автор: rick1211

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля