Многозадачность. Как справиться с призраками посторонних дел

в 2:01, , рубрики: gtd, Блог компании SmartProgress, зачем здесь эти тэги?, многозадачность, управление проектами, эффективность

Многозадачность. Как справиться с призраками посторонних дел - 1 Автор иллюстрации: John Kenn

Многозадачность мешает сосредоточиться, довести начатое дело до конца, вызывает беспокойство и усталость, постоянное ощущение спешки, чувство неудовлетворенности, при этом эффективность работы падает.

О многозадачности, а точнее о том как с ней справиться, в статье и пойдет речь.

Что такое многозадачность

Это способность, а если точнее — неспособность, справляться одновременно с несколькими делами и сосредотачиваться на чем-то одном.
И хотя многозадачность считается эффективным методом решения проблем и отличным подходом к делам — это не так.
Она легко добавит несколько рабочих часов в конце дня и растянет достижение цели на месяцы, а может, и на годы.
Казалось бы, если браться за два дела сразу, время на исполнение сократится наполовину, но, на самом деле, времени и усилий понадобится в два раза больше, а шансы на успех сократятся вдвое.

Как заметить многозадачность

Первичное действие: я отклоняюсь от темы.

На работе мы едва способны проработать час и не проверить электронную почту, отправить СМС, позвонить, посерфить в интернете, залезть на YouTube или Facebook, твитнуть что-то или поискать на Shazam отличную песню.


Во время общения едва выдерживаем часовую беседу с друзьями, не пользуясь смартфоном.


У нас всегда много дел, ведь жизнь состоит из соперничающих за внимание требований. Мы жонглируем задачами и принимаем множество решений, перезваниваем, завершаем проекты, начинаем новые, кого-то куда-то отвозим, а других людей откуда-то забираем.
При этом ведем домашнее хозяйство и не теряем голову.
Разве это не круто? Не это ли доказывает, что мы мастера многозадачности почти как Цезарь?

Многозадачность. Как справиться с призраками посторонних дел - 2

Мы постоянно перегружены, пытаясь уместить в час как можно больше дел: ответ на письмо, участие в конференции, проверка материалов для встречи. Наш ежедневник уже напоминает небольшой роман.

А еще у нас появляются необычные симптомы.
Мы не можем надолго сконцентрироваться на одной задаче, мысли путаются, особенно если дело скучное, трудоемкое или длительное.
При этом переходы от дела к делу отнимают все больше сил и вызывают подавленность и истощение. Все чаще задумываемся о качестве работы, но при этом появляется все больше ошибок. Проявляется небрежность и теряются вещи, забываются идеи, пропускаются встречи и не отправляются ответы на письма.

Для нас стало нормой во время разговора не дослушать до конца собеседника и начать придумывать ответ или мысленно его критиковать. А иногда в голову лезут посторонние мысли.
Я выключил газ?

image Вам не нужно сосредотачивать внимание. *вжух*


Скрытый механизм многозадачности: неспособность управлять вниманием


Мозг способен работать в многозадачном режиме и делает это отлично.
Даже в этот момент, читая статью, мы обрабатываем прочитанное, понимаем смысл написанного и создаем зрительные образы, возможно, даже комментируем про себя.
При этом сердце продолжает биться, а легкие наполнятся воздухом. Наш желудок не перестает функционировать, а температура тела не выходит за пределы нормы, мы замечаем звуки и запахи.

Мозг производит миллионы вычислений в любой момент времени, и хотя в фоновом режиме он эффективен и способен работать со многими вещами одновременно, на первом плане всегда будет что-то одно. На чем будет сосредоточен мозг — зависит от задачи и потребностей.
При чтении — понимание цепочки символов и смысла написанного.
Когда мы слушаем кого-то — смысл сказанного.
Во время вождения — дорожная обстановка.

Представим себя в темной комнате с фонариком в руке. Наше внимание — это луч света от фонарика, мы видим только то, что попадает под него.
Нужно осмотреться? Для этого надо водить фонарем из стороны в сторону, но при этом будет видно все равно только то, что освещено.

Выделяют четыре типа управления вниманием:

  1. Фокусировка — описание текущей цели. Видим обстановку и выбираем, на что обратить внимание.
  2. Удержание — концентрация на чем-либо продолжительное время. Удержание позволяет не отключаться от достижения цели и задач столько времени сколько необходимо. При этом мы не скучаем и не страдаем от усталости или сонливости.
  3. Выбор и игнорирование — возможность концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться.
  4. Переключение — действия при обилии стимулов, требующих внимания.

Долгое время считалось, что существует пятый тип эффективного управления вниманием — разделенное внимание. Это когда человек может работать над двумя или больше задачами одновременно.
Например, вести автомобиль и разговаривать по телефону или читать книгу и слушать музыку. Но позже обнаружилось, что при этом страдает результативность.
Разделяя внимание на две задачи, мы начинаем делать больше ошибок и пропускать что-то в одной задаче или в обеих.

Разделенное внимание — параллельная многозадачность. При разделении внимание будет делиться между разными задачами, и одна может получить 30%, а другая 70%.
Полностью сосредоточиться на чем-то одном не удастся.
Такой подход будет полезен при выполнении пары дел, одно из которых выполняется на автомате. Например, когда беседуете с другом, прогуливаясь по парку.

В случае, когда требуется уделять 100% внимания выполняемой задачи, будет полезно переключение.
Чередующееся внимание, оно же переключение — серийная многозадачность. Сначала мы уделяем все внимание одной задаче, потом переключаемся на другую и погружаемся в нее с головой.
Например, прерываем беседу, проверяем почту, отвечаем на сообщения, а потом продолжаем разговор. Не кажется сложным, но на это требуется много энергии.

Побочные эффекты многозадачности

В большинстве случаев многозадачность не завидное умение, а дурная привычка. Она мешает сосредоточиться и ухудшает концентрацию — становится сложно разобраться в распределении внимания.
Мы становимся рассеянными и хуже сопротивляемся отвлечению. Многозадачность бьет по эффективности, а между ней и топтанием на месте — тонкая грань.


Многозадачность — враг совершенства.


Как бы не хотелось, но, занимаясь несколькими делами одновременно, не получиться уделить внимание деталям, и от этого будет страдать результат.
Можно стать мастером на все руки, но в конкретном деле высот достичь не удастся.
Еще одно из последствий многозадачности — потеря способности сохранять сосредоточенность. Умение сосредоточиться на одном деле более пяти секунд — почти утраченный навык.

Как преодолеть многозадачность

Тренируем однозадачность

TED 2012, Паоло Кардини рассказывает о однозадачности. Субтитры на русском языке.

Паоло Кардини, на TED 2012 предложил противоядие — однозадачность.
Хотим сделать что-то хорошо — концентрируемся на текущей задаче. Главное — помнить о текущей цели.
Готовим обед? Тогда ограничимся нарезкой, варкой и жаркой. Не стоит разговаривать по телефону, слушать телевизор, заказывать книгу рецептов по саге «Песнь льда и пламени».
Ведем машину? Руки на руль, ноги на педали, а взгляд на дорогу. Не трогаем навигатор, не читаем СМС, не болтаем с пассажирами.
Отдыхаем с друзьями? Тогда забудем о важных письмах, звонках, работе и флирте с официантками.

Конечно, при необходимости можно и отойти немного от однозадачности: если промелькнула отличная мысль — запишем в блокнот и отложим до свободного времени. Так мы ее не забудем, а идея стала побочной задачей.
Побочные задания — это как блокнот, только не блокнот, в который записывается все, что отвлекает от текущего дела. Главное ими не злоупотреблять, иначе так недалеко и до многозадачности.

Тренируем мозг

Мозг — это как мускул, хотя и не мускул, и ему требуются упражнения, которые включают и укрепляют механизмы контроля когнитивных функций и делают их эффективными.

Замечаем ловушки

Для большинства людей ТОП ловушек такой:

  • Телевидение.  Не будем рассказывать, что это просто фон, и он не мешает заниматься делами. Выключаем ТВ.
  • Интернет. Сейчас искать информацию удобнее чем когда-либо, но не успеешь оглянуться, и уже завис на YouTube на просмотре видео о миграции леммингов.
    Как справиться? Фиксируем побочные задачи, открываем интересные ссылки в новых вкладках. Полезная информация не исчезнет, а если она оказалась бесполезной — мы забудем о вкладке и не вернемся к ней никогда.
  • Еда. Отличный пример разделенного внимания — еда во время работы.
    Но из-за этого мы едим больше, чем нужно, а работаем меньше, чем планировали. Плюс работа начинает ассоциироваться с едой, и вот мы уже не можем работать, не набив рот.
    Решение? Вместо еды — пьем воду.
  • Деловые встречи. Да, те самые встречи, которые стали просто поводом собраться и поболтать. Решение — планируем время на встрече, уделяем время для развлечения и болтовни вначале и в конце, а основную часть посвящаем делу.

Списки дел

Главное — перечень дел должен нравиться, иначе мы к нему не будет возвращаться. Не важно, где вести список дел — в блокноте или в приложении, главное чтобы это доставляло удовольствие.
Если взять список задач, то в нем почти не будет пунктов, объединяющих несколько дел. Причина проста — многозадачность интуитивно воспринимается бессмысленной.
Важно выработать привычку держать список дел под рукой и регулярно сверяться с ним особенно перед началом работы.
Главное — работать по порядку приоритетности задач, а если появилась какая-то новая — фиксируем ее на будущее.

Учимся говорить «нет»

imageНачальник дал дополнительную работу, а подруга просит помочь с проектом? А может нужна помощь в организации какого-то мероприятия в школе у ребенка?
Часто мы чувствуем себя обязанными делать что-то для других, хотя и своих забот хватает.
Многие набирают кучу проектов из рвения, чувства долга или желания быть полезными, хотя отлично знают, что это им не по силам.
Мы обязаны научиться говорить «нет» и отбросить все волнения о чужих проектах и делах, еще важно при этом не корить себя за невозможность кому-то помочь.

Делегируем полномочия

Лучшее лекарство от многозадачности — попросить о помощи. Это сложно и порождает стресс, ведь доверив работу другим, забот может добавиться.
Хотя это может быть неприятным, все равно стоит привлекать других.
Обращение за помощью можно считать взаимовыгодным сотрудничеством, мы же помогали другим, когда они просили. Настала пора платить по счетам.


Лучший обмен взаимопомощью — просто кого-нибудь нанять.


Тренируем мозг скукой

image

Хотя многозадачность дает стимулы и энергию, а однозадачность навевает зевоту и оцепенение — неинтересные задачи лучше всего тренируют мозг.
Не бросать долгое и утомительное дело — отличное упражнение на внимание.

На этом по многозадачности все.

Надеюсь, что время, которые вы потратили на статью, дали полезную информацию для размышлений.

Всем добра, и да пребудет с вами Сила!


image


Читайте больше статей в нашем блоге: SmartTalks


Источник:

Автор: SmartProgress

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля