Как я прокачивал скилы личной эффективности

в 8:34, , рубрики: gtd, Карьера в IT-индустрии, личная эффективность, тайм-менеджмент

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 1

Работа 24 на 7

«Всем привет, меня зовут Антон, и я — трудоголик. Я часто работаю по 12 часов в день. Моя семья очень страдает от этого. Я очень хочу начать жить, как все нормальные люди, но каждый раз срываюсь и засиживаясь заполночь...» — наверное так бы я начал свою речь, если бы состоял в клубе анонимных трудоголиков.

Да, я действительно очень люблю свою работу и трачу на нее практически все свое время. Я работаю техническим директором в ИТ-компании, мне очень нравится сам процесс работы, а еще больше, когда я получаю какие-то видимые результаты.

Мне повезло со своей второй половиной, моя жена меня поддерживает и терпит. Другие на ее месте скорее всего уже бы закатывали истерики. Наташа целыми днями сидит одна с детьми дома, водит на кружки и подготовительный класс старшую. У нас практически никогда не было полноценных отпусков. По выходным я тоже часто работал, приходил домой поздно и брал работу на дом.

«Все меня нет, я работаю», — говорил я своим и садился за ноутбук. Но проблема в том, что детям этого не объяснишь, они тянут тебя за руку, зовут играть, расстраиваются и плачут, когда ты им отказываешь. Тебя же это начинает раздражать, потому что нужно сконцентрироваться. Затем ты берешь себя в руки и делаешь одолжение своему ребенку, типа: «Ну ладно, давай по-быстренькому соберем твою железную дорогу», а при малейшей возможности пытаешься вернуться обратно к своей работе. То есть получается, отвлек ребенка и пока он сидит тихо, бегом заниматься делами.

Как и большинство людей я пытался решать насущные проблемы и задачи, которые казались мне важными. Считал, что мне надо их сделать прямо сейчас, а все остальное подождет. Отдохну на пенсии, ребенок поплачет и перестанет. «Жена, что ты от меня хочешь?! Видишь я постоянно работаю и сильно устаю».

Самое страшное, что такая жизнь превращается в рутину, когда у тебя работа — дом, дом — работа. Человек впадает в стагнацию, а затем может перейти в стадию деградирования. А она неизбежна, так как весь мир меняется, а ты стоишь на месте.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 2

Наверное вам знакомо? Когда звонят тебя друзья или родители и спрашивают: «Как у тебя дела?», а ты отвечаешь: «Да все нормально, работа — дом, дом — работа, вообщем все как у всех!». А сам вечерам лежишь в постели, смотришь Инстаграм и тихо завидуешь тем героям, которые радуются каждому дню, ездят с семьей в путешествия, где-то выступают, занимаются спортом, пишут книги. Откуда они берут столько времени? У них что не 24 часа в сутках?
Что делать и кто виноват?

Относительно недавно я посмотрел на себя со стороны, под другим углом. Я понял, что я не совсем трудоголик, я — прокрастинатор. И я уверен, что большинство так называемых трудоголиков — прокрастинаторы.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 3

Часто прокрастинаторов сравнивают с лентяями, но это не так, хотя лень является одной из причиной прокрастинации. Я целыми днями не валяюсь дома на диване, просто я не умею правильно управлять своим временем, и постоянно откладываю важные вещи на потом, на завтра.

Если оглянуться назад, то скилы прокрастинатора я больше всего прокачал в институте, в общаге. Я думаю это знакомо многим, к экзаменам готовишься в последнюю ночь, к диплому — в последнюю неделю. Хотя я знал таких людей которые были молодцы, и готовились ко всему планово. Всегда завидовал таким людям, но при этом сам ничего не делал, чтобы измениться.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 4

Вместо того, чтобы брать и делать, например разбить подготовку к экзамену на маленькие задачи и учить небольшими порциями, ты смотришь на это как на одну большую задачу и возможно даже начинаешь учить, но понимаешь, что учить много и ты уже сегодня не успеешь. Лучше начать завтра пораньше, а сегодня заняться чем-то более полезным (на самом деле более интересным тебе) — например, изучить, как ретушировать в Фотошопе или поиграть в новую игрушку. И так изо дня в день… Потом, когда проходишь точку «невозврата», точку после чего ты уже не сможешь что-либо изменить, начинаешь изо всех сил стараться сделать хоть что-нибудь. Например, сидишь всю ночь и учишь эти несчастные билеты, а часа в 4 или 5 утра ты понимаешь, что уже не успеешь и начинаешь делать «шпоры». Утром идешь на экзамен как зомби, не выспавшийся, в голове пустота.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 5

За 5 лет, ты к этому привыкаешь и это становиться нормой, а дальше начинается «взрослая жизнь» и ты уже по накатанной дорожке продолжаешь выполнять и все остальные дела в своей жизни.

Потом оглядываешься, а тебе уже 30, а может уже и больше… и повезло, если ты еще не прошел точку невозврата и есть еще шанс все изменить, или хотя бы сделать свою жизнь лучше.

Это горькая правда: когда ты занимаешься рутиной, у тебя нет времени оглянуться, проанализировать, подумать. Ты изо дня в день делаешь похожую работу и не видишь, что мир уже изменился, и возможно, уже не нужно ее делать, надо сменить сферу деятельности или провести модернизацию. Через эту призму можно смотреть абсолютно на все дела вашей жизни. Попробуйте, оглянитесь, подумайте, возможно вы сможете что-то изменить уже сейчас.

Возможно, уже кто-то из вас, в какой-то момент думал: «Блин, надо меняться!», например «Я толстый, мне нужно начать ходить в качалку» — но так как мы прокрастинаторы, мы все важные и большие дела, а особенно если их нельзя измерить, откладываем на потом. Поэтому мы говорим себе: «Все, с начала следующего месяца я обязательно начну», приходит новый месяц, а у нас уже новая отмазка есть.

Лично я не могу сказать о себе что я эффективный и виртуоз управления временем. Но одно могу сказать точно, я стал эффективней чем был полгода назад, и еще более эффективней чем год назад.

Нужно понять, что процесс становления эффективным, это некая функция во времени, а не какой-то этап, после которого ты скажешь: «Все я стал эффективным!» Это очень сложный путь и постоянная работа над собой.

Для того, чтобы начать менять себя нужны знания и выработка минимальных навыков. Можно, конечно, работать над собой как слепые котята, которые познают окружающий мир, и стукаться носом об все препятствия. А можно использовать те знания, которые накопило человечество и попробовать найти и определить нужные инструменты, которые помогут в этом нелегком пути.

Вообще я считаю, что знания по управлению временем, по приоритезации задач, по планированию нужно давать в институте в обязательном порядке, а базу закладывать еще в школе.

Не изобретая велосипед

Когда я задумался над своим поведением с чего начать, я прочитал книжку Getting things Done Дэвида Аллена. Основная идея метода GTD, которую он пытался донести — необходимо избавить свой разум от запоминания текущих задач, нужно все записывать, а не запоминать.

GTD метод

Согласно этому методу, поступившую информацию лучше разбивать в несколько стадий обработки:

  • Сбор
  • Обработка
  • Организация
  • Обзор
  • Действия

Сбор

Любую поступившую задачу или идею необходимо зафиксировать на каком либо носителе, благо у нас сегодня куча инструментов для этого. Я пробовал разные: напоминания на iOS, ToDoist, Trello, физический ежедневник. Думаю, тут нельзя советовать конкретный инструмент для всех, нет серебрянной пули, лично для меня лучше всего зашли Trello и календарь.

Обработка

Обработка собранной информации должна идти по определенному алгоритму:

  • Берем верхний элемент
  • Если он требует действий отнимающих немного времени (до 5 минут), то сразу делаем эту задачу или делегируем, или откладываем если задача требует большего количества времени
  • Если же элемент не требует действий, то оставляем его где-то, как справочную информацию, или вообще выбрасываем, либо переносим в список когда-нибудь/может быть

Организация

В этой стадии для работы над задачами, которые требуют дальнейших действий. Дэвид Аллен предлагает разбить задачи на несколько списков:

  • Следующие действия
  • Проекты
  • Отложенные
  • Когда-нибудь/может быть

Мне этот метод, в полной мере не подошел, так как у меня были другие проблемы: я не умел ставить цели, правильно управлять временем и делегировать.

То есть список задач у меня по-прежнему был рутинным, и часто я даже не понимал что мне надо делать, после того как я заканчивал задачи. Я просто пытался придумать себе еще задач, а затем еще.

Доктор, что со мной?

Я понял, что я делаю что-то не так, лучше не становилось, все было по-прежнему, только теперь еще занимался придумыванием и записыванием задач. Пытался найти другие, более действенные варианты. И… в один день я осознал, мне надо следить за временем. Проблема в том, что раз я прокрастинатор, надо получить данные, куда я трачу свое время.

Я прочитал про такую технику, как хронометрирование от Александра Любищева, но сдулся уже через неделю. Я просто физически не смог себя заставить все это выполнять, так как система предназначена для определенного типа личности: прагматичного, сосредоточенного, упорядоченного — это точно не про меня.

Основной принцип техники состоит в том, чтобы выработать в себе чувство времени и чувствовать дискомфорт, когда время расходуется не эффективно. Первый этап заключался в том, чтобы в течение более шести недель просто хронометрировать все действия, ничего не предпринимая для изменения своих привычек, связанных с использованием времени. Другими словами все что происходит нужно записывать в так называемый реестр времени.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 6

По идее, с каждым днем чувство времени должно усиливаться и можно научиться различать, так называемое «медленное» и «быстрое» время, а со временем начать понимать, когда время «ускоряется», научиться его замедлять и находиться как можно дольше в состоянии «медленного времени» и делать больше количество задач. В конечном счете становится вполне реальным ежедневно проживать 2–3 «обычных» дня, как это делал сам Любищев.

Кажется фантастикой, но вполне реальная методика. Если есть желание, попробуйте может у кого-то это и сработает! Затем я прочитал про 10 золотых правил Лотара Зайверта. Из них некоторые имеют реальную пользу, их я пытаюсь применять в своей жизни.

Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Это правило хорошо работает при выполнении очень важных задач.

По возможности выполняйте только действительно важные дела. Есть такой принцип Парето, который гласит, что всего лишь 20% дел имеют ключевое значение.

Крупные задания выполняйте небольшими частями

Ставьте себе сроки и приоритеты

Вроде все логично и понятно, но на практике это очень сложно, ты постоянно срываешься и начинаешь во всю прокрастинировать. Дел не становилось меньше: я все также продолжал задерживаться и брать работу на дом.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 7

Опять я что-то делаю не так!

Эврика!

Затем я понял, что задачу ради задачи делать нельзя, а нужно научиться ставить цели. Вроде тоже выглядит как тривиально, но на практике я понял, что я не умею ставить цели. И я начал разбираться, как это делать. Методов целая тьма, рассказывать про все я не буду, а расскажу про те, что подошли мне.

Мне больше всего понравился принцип постановки цели методом SMART. Я думаю многие о нем слышали. Он заключается в том, что цель должна быть:
Конкретной (Specific)
Измеримой (Measurable)
Достижимой (Achievable)
Необходимой, обоснованной (Realistic)
Четко определена во времени (Timed)

После этого ко мне пришло понимание, как теперь надо выполнять задачи, как планировать. Зная цель, можно всегда сделать декомпозицию и понять как ее достичь, какие действия нужно предпринять. С этой точки ты начинаешь придумывать задачи.

Стало легче, но задач по прежнему было много, и самое сложное, ты не всегда понимаешь, когда и какую задачу надо делать, а когда — нет. Например, ты делаешь какую-то важную задачу, и тут резко приходит кто-нибудь со своей проблемой, и вроде тоже важная задача. Решаешь помочь и переключаешься, в итоге ты не делаешь свою задачу, но выполнил совершенно другую, которую не планировал и которая в итоге оказалась не обязательной.

И тут мне попались два метода, которые я считаю больше всего повлияли на меня. Первый — матрица приоритетов по Эйзенхауэру.

Как я прокачивал скилы личной эффективности - 8

Когда ты берешь задачу, сначала прогоняешь через эту матрицу и понимаешь стоит ли ей заниматься или нет.

Стало лучше, я начал прогонять все входящие задачи через эту матрицу и реально стал понимать, что большинство из них можно либо отложить, либо делегировать, но один вопрос оставался открытым.

Моим детям нужно внимание, моей жене — помощь. Мне самому — время на занятия спортом, чтение, отдых… а времени, несмотря на явные изменения, на это по прежнему не хватало.

Тотальное планирование

И однажды я наткнулся на статью, которая для меня стала открытием, а позже я прочел и другие источники на эту тему. Статья была про нетрадиционные методы современного тайм-менеджмента основанные на принципах Стивена Кови. Оказывается, планировать можно не только работу! :) Стивен Кови изобрел принцип баланса между результатами, ресурсами и средствами их достижения и предложил 6 правил.

Сбалансированность — гармоничное распределение времени для достижения важных целей в различных сферах жизнедеятельности.

Сосредоточенность — больше всего времени тратить на «важные и несрочные» дела, так как они дают больше всего выгоды. И советует планировать не ежедневно, а недельно так как оно позволяет резервировать большие отрезки времени для важных, но не срочных дел.

Гибкость — планы должны быть удобными вам, соответствуя вашим привычкам, стилю работы. В случае необходимости вы можете легко изменить запланированное, не попадая в зависимость от составленного ранее плана.

Человечность — в отношениях с другими людьми традиционный тайм-менеджмент на точность в расписании и субординацию. Эффективность гораздо важнее чем соблюдение ритуалов. Например: если ваше общение с человеком вышло за рамки запланированного, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины.

Согласованность — единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной.

Компактность — инструменты должны быть максимально компактные и удобные Подводя итоги в первую очередь нужно понимать, управление временем — не просто технический навык, в основе лежит умение осознавать собственные ценности (работа, семья, здоровье), ставить цели и расставлять приоритеты.

Пару слов о поглотителях времени

Выполнение ненужных дел
Матрица Эйзенхауэра вам в помощь.

Исполнение чужих обязанностей
Выполнять что-то что обязан делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно когда вы профессионально сильны в этом вопросе.

Нерациональная трата времени
Вы тратите на работу больше времени, чем нужно. Не организованы, считаете задание сложным. Просто нет информации, начинаете действовать стремительно и, не подумав. Пытаетесь сделать все самостоятельно.

Трата чужого времени

  • Выдаем полезные мысли «вдогонку», когда человеком уже проделана большая часть работы
  • Забываем поделиться новой информацией, исполнители работают с устаревшими данными
  • Просим помочь в чем-то при этом не предоставляем достаточно информации
  • Позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся чрезмерно длительным
  • Заставляем пунктуальных людей ждать, опаздывая на встречу

Что в итоге?

Я по-прежнему все еще прокрастинирую, но благодаря этим методикам и постоянной работе над собой, я делаю это намного меньше, больше успеваю. Есть еще один секрет: я нашел себе друга-коллегу, с которым мы вместе ведем рабочие дела и не даем друг другу заниматься фигней. Дома я подключил по этому же принципу свою любимую супругу, хотя у нее получается это гораздо хуже и я все равно иногда халявлю в домашних делах. Начал заниматься спортом, опять же лайфхак — совместно с коллегой выбрал удобное для этого время, и мы вместе ходим в тренажерный зал и заодно проводим брейнштормы. Потом приходим в офис и занимаемся реализацией придуманных идей или необходимой рутиной.

Да, иногда я дорабатываю начатые дела, как например написание этой статьи, но намного, намного меньше. Я четко стараюсь разделять дом и работу, хотя будучи соучредителем своего собственного любимого дела, это просто невозможно, так как работа — это тоже мой дом.

Я планирую совершенствовать полученные навыки по управлению временем, пробовать новые методики или другие комбинации, изобретать лайфхаки. Как и говорил выше, это бесконечный процесс работы над собой, как только остановишься, то быстро скатишься обратно в стагнацию и деградацию.

Моя цель — научиться управлять своими задачами таким образом, чтобы у меня хватало времени спокойно заниматься новыми идеями и направлениями, а также полноценно два раза в год отдыхать с семьей.

Автор: repjov

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля