Как вести много проектов сразу и не закопаться в них

в 6:55, , рубрики: gtd, human resources, тайм-менеджмент, метки:

Успеваете ли вы делать всё, что планируете? Храните ли сотни невыполненных задачек пылящимися на полке, или решаете одну за одной? Чувствуете ли вы в целом удовлетворение в достижении своих желаний (и неважно каких, рабочих или личных)?

Если на какой-либо из вопросов вы ответили негативно — эта статья для вас. В ней я поделюсь опытом, как делать больше и лучше!

Введение

Если бы кто-то сказал мне, что будет учить меня жить. то в первую очередь я бы спросила у него: «А почему я должна тебя слушать?». Сберегу ваше время на подобные вопросы и отвечу, почему я считаю, что мой опыт заслуживает внимания:

  • У меня свой вполне успешный бизнес, в рамках которого я веду тренинги, оказываю услуги по консалтингу и аусторсингу, разрабатываю веб-продукты.
  • Лично я веду одновременно до 15 проектов по разным направлениям.
  • Для чующих подвох: мои клиенты довольны результатом!
  • Для чующих подвох-подвох: у меня в году по 2-3 месяца отпуска. С ноутбуком, но 2-3 месяца, в которые я путешествую, катаюсь на кайте или вейке, и ловлю прочие радости от жизни
  • О, чуть не забыла: я почти не динамлю спорт, занимаюсь с преподавателями шахматами, языками, плаванием и наверное ещё чем-то :)

В общем, я очень надеюсь, что всё вышесказанное было воспринято не как хвастовство, а как обоснованная аргументация, почему есть смысл прислушаться к написанному ниже. Итак, поехали.

Навыки, техники, правила...

По тайм-менеджменту много книг и тренингов. Я бы сказала, МНОГО. Я ходила на многие тренинги, читала многие книги, начинала всё это использовать, и когда что-то не получалось, расстраивалась: «я делаю что-то неправильно». А потом расстраиваться перестала. У каждого своя религия, свои особенности, и учитыать их — значительно важнее, чем следовать каким-то правилам, даже если они исходят от умных дяденек с тётеньками.
Только исследуя себя, можно понять, как именно надо «правильно себя использовать». А критерием правильности я считаю 2 условия: результат достигается, а мне самой от процесса — кайф! Если одно из условий не соблюдено, значит, что-то надо менять!

Учимся ценить своё время

Иногда мне кажется, что многие люди просто не понимают, насколько ограничено их время. Зарабатываются с головой, не уделяют достаточно времени семье, много времени тратят на рутинные мелочи… Я очень боюсь понять, что «жизнь прошла». Что я смогу вспомнить? Чего я достигну?

Чтобы решить эту проблему для себя, я сделала следующее:

  1. Честно призналась себе, что жить долго у меня врядли получится. Мы, людишки, вообще живём мало! Никогда об этом не забывайте, время говорит тик-тик… Стать долгожителем — хорошая идея, но 100 лет тоже не очень-то много!
  2. Я выписала список из 100 жизненных целей, спасибо за совет книжке "Цельная жизнь". Если вдруг у меня опускаются руки и ничего не хочется делать, я открываю этот список, и энергии сразу хоть отбавляй! А друзья на прошлый ДР сделали мне альбом с фотографиями по каждой цели, и он тоже стал моим источником энергии!
  3. Я выписала все свои активности, на что уходит время. Сделала табличку с пометками: насколько мне это нравится, насколько хорошо у меня это получается, и сколько времени я трачу. По всем задачам, где «не очень нравится» и «не очень получается» я стала придумывать стратегию: куда эти задачи деть. Это была целенаправленная работа по делегированию, которая закончилась и новыми людьми в команде, и бухгалтером на аутсорсе, и домработницей. На всё это ушло не очень много денег, зато теперь у меня почти нет ненравящихся задач, в итоге энергии значительно больше, и я делаю именно то, что умею делать хорошо!

Прокрастинация

Есть такое модное слово — «прокрастинация». Это когда вы страдаете фигнёй, только чтобы не браться за работу в целом или какую-то задачу в частности. Есть много статей о том, как с ней бороться, но у меня решение одно — отдаваться прокрастинации!
Как только меня начинает колбасить и «не работается», я перестаю работать. Это может длиться пару часов, а может — пару дней. Главное правило — «выгулять лень» по полной. Да, потом появятся факапы, придётся решать свалившиеся проблемы, дедлайн будет подтсёгивать, а выработанная в отдыхе энергия — помогать. Главное — НЕ ЗАСТАВЛЯТЬ СЕБЯ РАБОТАТЬ. НИКОГДА.

Делать то, что нравится

Это истина от Кэпа, но тем не менее: когда вы делаете то, что вам не нравится, вы теряете энергию, не получаете результат, в целом продуктивность снижается. Но как можно не делать то, что нужно?

Я вижу 2 решения:

  • Делегировать — об этом уже было выше
  • Сделать так, чтоб нравилось

Я учу испанский по песням, потому что так мне нравится больше всего.

Я долго искала подходящий вид спорта, изнывая от скуки в тренажёрке, в итоге я нашла то, что мне нравится (бассейн-пилатес-вейкборд-батут). Я долго исследовала, я пыталась заставлять себя в нелюбимые секции ради «результата», не без удовольствия от процесса ничего не получалось!

А как же совсем нудные и неинтересные задачи, такие как подготовка документов? Я это терпеть не могу, поэтому никогда не делаю дома. Я езжу с ноутом в любимую кафешку, пью любимый кофе с любимым коктейлем из свежевыжатых соков. Полчаса нелюбимой задачи в неделю пролетают с удовольствием!

Но это — неделегируемые исключения ;)

Места силы

Я уже рассказала про свою волшебную кафешку, в которой, кстати, сейчас и пишу эту статью. Такие места — кладезь энергии! Важно их сначала найти, а потом не испортить:

  • Если у меня есть место для продуктивной работы, то оно служит якорем. Если в нём я буду чатиться, играть, смотреть бигпикчу, то магия пропадёт. Здесь Место Силы, и его нельзя осквернять! Найдите такое место для себя, и обращайтесь к нему для решения сложных задач.
  • Не делайте из места силы ежедневную бытовуху, магия работает не всегда. 2 мега-продуктивных часа в день — это здорово! Попытка работать на максимуме 40 часов в неделю ни к чему не приведёт.

Эффективное планирование

Многие умеют планировать в значении «создавать план». Но планирование — это ежедневная активность. Отслеживать статусы, не забывать главное, учитывать приоритеты, реагировать на изменения… Как это делать, если задач — много?

Я веду все задачи в редмайне, но этого мне не хватает, мне нужен более наглядный инструмент. И у меня их есть: это майнд-карта на стене.

Я беру лист ватмана, и фломастерами рисую майнд-карту. В ней есть все проекты, по крупным проектам — большие задачи-подпроекты. Внутри этих проектов я приклеиваю стикеры с конкретными задачами. Когда задача готова — я её перевешиваю в ветку «Сделано!», рядом с которой нарисован салют, полный радости и счастья :) Каждую неделю выполненные задачи перемещаются в прозрачный файл, чтобы я видела, как много их было, какой файлик пухленький. Объёмы выполненных задач очень мотивируют!

Что мне это даёт:

  • Мотивацию. Я с такой радостью переклеиваю листочки в «сделано!», и так горжусь собой, когда выполнила много задач за неделю, что в итоге следующие задачи решаются с большим позитивом!
  • Наглядность. Я вообще люблю всё через майнд-карты представлять, по ним я вижу, что с каким проектом, где что требуется, где попа, где всё отлично.
  • Удобство контроля. Не свои задачи я тоже леплю стикерами другого цвета, и знаю, что их надо мониторить.

Он против шерсти живёт

Когда в рабочее время вас всё время дёргают, куча времени тратится на бесполезные общения, отвлечения, вникания. Сложно переключаться между задачами, эффективность падает.

Очень везёт тем, кто может себе позволить работать в сдвинутом графике. У меня стандартный график либо с 6 до 14, либо с 16 до полуночи (либо меньше). Во-первых, это позволяет мне учитывать свои биоритмы, а они у меня всё время меняются. Во-вторых, благодаря этому я могу и решать задачи, связанные с другими людьми (когда нужно взаимодействие с кем-либо), а в другую часть времени я могу кропотливо сидеть и решать свои задачи, чтобы меня никто не дёргал.

В одной компании мне даже удалось убедить руководителя перевести ведущего аналитика, самого загруженного человека, на нестандартную неделю: он стал работать по субботам вместо понедельников. В итоге его результаты резко взлетели вверх, т.к. по субботам его никто не отвлекал!

Не откладывай на завтра то, что можно отложить на послезавтра

Многие считают, что хорошо всё делать заранее. Кто угодно, только не я!

Вот несколько иллюстраций из жизни:

  • Приступаю к работе в 14 с чем-то. В почте за 9:30 письмо: «Наташа, беда! Пожар! На нас подали в суд! Такие-то проблемы». Иду дальше, в 13:45: «Я созвонилась, всё выяснила, узнала у юриста, всё решено, вот что нам надо сделать». А если бы я сразу взялась за решение?
  • Решили с коллегой сделать доклад на конференцию. Я сделала поверхностное описание, он — очень детальное. Ему написали через месяц: «к сожалению, такая тема уже есть». Мне написали: «тема принята, но с учётом схожих тем, пожалуйста, сделайте акцент на этом и вот этом». В итоге, переделывал ВСЁ, а я ничего :)

В какой-то момент что-то произойдёт и повлияет на результаты вашей работы. Так происходит всегда! Делайте всё в последний момент — и риск что-то переделывать будет значительно ниже!

Фиксация задач

Незафиксированные задачи — самй противный поглотитель энергии. 10 раз в день вспоминать «мне нужно не забыть сделать вот это» — брррр!

ВСЕ ЗАДАЧИ

ДОЛЖНЫ ФИКСИРОВАТЬСЯ

В ОДНОМ МЕСТЕ

и пусть это будет таск-трекер, блокнот или гуглотабличка — неважно!

Прыгать? Выше головы, конечно же!

Самый страшный грех — это недооценивать себя. Планировать мало, откладывать, бояться.

Давно хочу сдать экзамен по ISTQB, но никак не начинаю готовиться? Отлично, сегодня я оплатила экзамен на 13.07, теперь придётся успеть :)

Не знаю, как что-то сделать? Сначала надо пообещать/ввязаться, а там смотреть!

У меня ещё ни разу не было опыта, чтобы я (или кто-то ещё) чего-то НЕ СМОГ из-за нехватки времени. Из-за нежелания — да. Потому что годами откладывает — да. А вот если уже подписаться… В общем, попробуйте, ввяжитесь сразу в 5 авантюр, и убедитесь, что у вас всё получится :)

Выводы

У каждого своя религия, и вполне вероятно, что для кого-то мои советы окажутся неприменимы. Но прежде чем решать — попробуйте! Создайте мега-список целей,. выделите нелюбимые активности, придумайте как что делегировать, найдите себе место силы, попробуйте сделать в 5 раз больше, чем вы делали раньше…

Если будет желание — то всё получится!

Автор: NatalyaRukol

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля