Размышления о Personal Information Management

в 10:39, , рубрики: gtd, time management, управление проектами

Пару лет назад наткнулся на статью, в которой рассматривалась тема использования PIM в реальной жизни, с тех пор эта тема не покидает мои мысли. Прочитал и подумал: вот он Грааль личной эффективности. За это время прочитал достаточно много статей по этой интересной теме, но той единственной пока не нашел. Авторы статей размышляют на тему какой он, этот PIM, но четкого представления о том, что он из себя представляет, ни у кого нет, как нет и софта, который достаточно полно реализует идеи PIM.

Идеи в статьях на тему PIM:

1. PIM, как статичная, структурированная база материалов, интересующих пользователя.
2. Другие делают упор на организацию данных в виде MindMaps, на которых удобно отображать логические связи, генерировать идеи на основе отображенных данных.
3. PIM, как personal task manager, ориентированный чисто на реализацию принципов GTD.
4. PIM, как экспертная система, в которой накапливаются знания, которые получает пользователь в процессе своей профессиональной деятельности.
5. PIM, как дневник, в котором пользователь описывает свои идеи, ощущения. Такой «блог для себя самого».

Попробую сформулировать свои требования к «правильному» PIM, как я его представляю.

Постановка целей и организация списка задач

Начну немного издалека. Чем мотивирована деятельность человека? Есть много теорий: биологи, маркетологи, бихевиористы, психоаналитики, экзистенционалисты и т.д. сформулировали свои точки зрения на этот вопрос. Мне ближе всего Абрахам Харольд Маслоу, у него все достаточно просто: у человека имеется так называемая «пирамида потребностей» и его деятельность мотивирована удовлетворением этих потребностей. Т.е. основа это потребность, все остальное первичные, вторичные и т.д. цели, которые зависят от воспитания человека и традиций окружающего его общества. Получается, что человек ведет ежедневную непрерывную деятельность, направленную на достижение целей, имеющих отношение к его потребностям, непрерывно структурирует, изменяет окружающее пространство в свою пользу.

Например, потребность в защите. Ее можно выразить в виде цели иметь своё жильё. Эту цель нужно на более мелкие: получить ипотечный кредит, найти недвижимость, провести сделку. Это тоже достаточно крупные цели, которые нужно разбить на более мелкие: найти работу, найти банк, найти агенство и т.д. проводим декомпозицию до уровня осуществимых целей. В результате получаем сотни мелких промежуточных целей, которые нужно осуществить. И так для каждой потребности.

Первая задача PIM: хранение множества сформулированных промежуточных целей на пути к главной цели. Фокусирование внимания пользователя на текущих, среднесрочных и долгосрочных целях. Хранить их в виде записок, блокнотов, в памяти неэффективно, ненадежно. Блокноты теряются, задачи забываются, отслеживать прогресс выполнения становится неудобно.

Накопление материалов содержащих полезную информацию

Для достижения целей нужно выполнять задачи. Можно работать врачом, дизайнером, архитектором, программистом и т.д. Для выполнения задач необходимы знания и какой-то уровень квалификации, это позволит выполнять задачи быстрее, эффективнее и в большем объеме.
Есть целый океан информации, связанный с разными сферами деятельности, но это неосвоенная, непереработанная информация, которая сама по себе не принесет пользы.
Информация может хранится в самом разном виде: книги, статьи, видео и т.д.

Вторая задача PIM: хранение материалов, касающихся сферы выполняемых задач. Материалы представлены в виде электронных документов самых разных форматов, видео, аудифайлов. Из материалов должна быть сформирована база, по которой в дальнейшем может быть проведен поиск интересующей информации по ключевым словам.

Переработка и анализ накопленных материалов

Из накопленных материалов нужно «выжать» полезную информацию, полезная информация обычно только 20% документа.
Нужен некий удобный для человека интерфейс, для переработки «сырого» документа в выжатый с вашими пометками, примечаниями, дополнениями.При этом нужно выполнять множество мелких операций: переводы фрагментов текста, внесение заметок и комментариев, перемещение мелких фрагментов текста по документу, добавление скриншотов.
Похожий функционал реализован в так называемом Reference Management Software, но это ПО заточено для написания курсовых и прочих научных работ.
Возможно нужно реализовать алгоритмы так называемого data mining software.

Итого еще одна задача PIM: обеспечение интерфейса к базе электронных документов, который позволит извлечь и переработать информацию в документ, содержащий только полезную с точки зрения пользователя информацию.

Аггрегация потоков информации и задач

Новая/важная/полезная информация может приходить через множество каналов ICQ, IRC, Telegram, RSS, e-mail, sms, телефонные звонки и т.д. Новые входные данные могут инициировать новые задачи, значительно изменить процесс выполнения текущих задач, либо вообще сделать невозможным завершение имеющихся. Поэтому важно аггрегировать все имеющиеся потоки, отфильтровать лишнее, возможно некоторым даже написать скрипты, которые будут отслеживать ключевые слова и выполнять какие-то действия.

Итого задача: аггрегирование информации поступающей из множества источников, выделение только той информации, которая ведет к новым задачам или влияет на процесс выполнения текущих.

Накопление личного опыта

В процессе решения задачи составляется сценарий ещё решения, в котором указывается предполагаемая последовательность действий для ее решения. Конечно в процессе реального выполнения задачи сценарий многократно изменяется и дополняется деталями.
Таким образом после выполнения задачи остаётся сценарий ее решения, при этом если он достаточно сложный, то он представляет ценность. Столкнувшись в будущем с аналогичной, либо похожей задачей можно извлечь имеющийся сценарий и с некоторыми изменениями применить его для решения. При этом сценарий дополняется новыми деталями и подробностями.

Итого задача pim: накопление опыта решения задач в виде сценариев их выполнения и связанных с ними документами, контактами, материалами. Возможно тут должна быть реализована какая-то Экспертная система. ru.wikipedia.org/wiki/%D0%AD%D0%BA%D1%81%D0%BF%D0%B5%D1%80%D1%82%D0%BD%D0%B0%D1%8F_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D0%B0

Реализация принципов логической обработки информации

Анализ/синтез
Дедукция/индукция
ТРИЗ

Универсальность интерфейса

PIM должен обладать интерфейсом и набором алгоритмов обработки задач и информации одинаково удобным для всех, независимо от типа задач и сферы деятельности человека. PIMом должно быть удобно пользоваться школьнику, студенту, художнику, фотографу, врачу т.е. в нем должны быть реализованы некие универсальные для всех видов деятельности принципы. Сейчас в основном в качестве мобильного устройства используется планшет/смартфон, соответственно PIM должен обеспечивать два интерфейса для доступа: с планшета и настольного ПК. Возможно это будет web интерфейс с использованием ajax, который будет одинаково работать и с ПК и с планшета.

Задача PIM: реализация универсального интерфейса, независимого от сферы применения.

Лёгкость, интуитивность использования

Как выразился автор одной статьи, PIM должен быть «на кончиках пальцев» т.е. при его использовании не должно возникнуть мысли, что проще что-то записать на листе бумаги, чем открывать громоздкую оболочку.
Информация должна фиксироваться быстро и легко: рукописный текст, голос, фотография прямо в процессе создания заметки.
Алгоритмы должны быть ювелирно реализованы и спрятаны от пользователя, все что можно должно выполняться автоматически и исключать ручную работу. Оболочка должна в чем то угадывать намерения пользователя и увлекать процессом работы.

Задача PIM: лёгкость, интуитивность интерфейса приложения.

Делегирование задач

Один человек работающий над достижением цели это хорошо, слаженная команда работающая на одну цель позволит достичь ещё намного быстрее и эффективнее, поэтому PIM должен обеспечивать обмен задачами и знаниями. Тут PIM становится в чем то похож на ERP систему управления предприятием.
Возможно тут должно реализовываться чтото типа конвейра решения задачи который проходит через несколько человек.
Самый простой пример это совместные покупки. Вы и ваша вторая половина отправляетесь по магазинам, на планшетах открыт один и тот же список покупок в котором вы делаете пометки, не нужно созваниваться и покупать одну и ту же вещь дважды по ошибке.

Задача PIM: поддержка совместной работы группы пользователей.

Информационная безопасность

В PIM должны быть реализованы принципы информационной безопасности.

1) Шифрование носителя информации, который хранит все структуры данных которые создает PIM, чтобы избежать доступ к информации посторонних.
2) Доступность информации. Т.е. вы должны иметь доступ к PIM в любое время по необходимости и обстоятельства не должны этому препятствовать.
3) Сохранность информации. Носитель информации должен иметь резервные копии. Т.е. потеря, похищение, повреждение, поломка носителя не должны привести к потере всей накопленной информации.

Задача PIM: обеспечение сохранности и доступности информации. Защита от несанкционированного доступа.

Идеи на тему PIM

PIM может значительно повысить эффективность деятельности человека. PIM не заменит мозг, но должен стать его органичным продолжением, типа экзоскелета для мозга.
Мозг это верстак, на котором решается текущая задача, PIM это огромный склад готовых изделий, заготовок, шаблонов.
PIM может повысить эффективность взаимодействия и работы в группах пользователей.

Программная реализация

Теперь напишу немного о ПО, которое, с моей точки зрения, частично реализует описанные выше требования. Здесь упоминается бесплатное ПО или платное ПО с достаточно фукнциональной бесплатной версией.

1. Файловая система. Структура из папок, файлов, текстовых документов в формате Word или OpenOffice. Достаточно примитивно, но надежно. Требует дисциплины, чтобы избежать путаницы и превращения всей системы в свалку файлов в которой невозможно найти чтото полезное.
2. Emacs + Emacs org mode. Близко с этой системой не работал, но судя по мануалам это очень мощная система, на базе которой можно реализовать много из того что я описал. Но есть минусы: система требует высокой квалификации в области работы с *nix, основные пользователт такой системы компьютерный гик, на универсальность применения специалистами в разных сферах она не тянет.
3. Evernote. Достаточно прост, интуитивен. Позволяет распределять задачи на несколько человек. Но перед началом работы нужно создать свою систему из блокнотов, заметок, тэгов. Хорошая статья по реализации GTD принципов встречалась где-то на Хабре. Хранение большой библиотеки материалов затруднено, хотя раз в месяц выделяют по 1G личного пространства.
4. Docear. Так называемое Reference Management Software заточенное под научную деятельность в основном написание курсовых, докторских и прочих научных работ. Интересен тем что родился из проекта по построению MindMaps. Комбинирует процесс накопления библиотеки метериалов с процессом построения MindMaps по автоматически извлеченной из документов разметке, есть возможность ручного изменений получившейся структуры и в итоге генерация документа в формате PDF, DOC и т.д. на основе получившихся MindMaps. При этом проект абсолютно бесплатен. Вот интересная видеопрезентация проекта:

5. WikidPad — достаточно интересный мультиплатформенный блокнот-wiki с возможностью редактирования данных в режиме WYSIWYG. Позволяет создать хранилище материалов.
6. Thunderbird — слышал об экзотичном способе применения этого почтового клиента в качестве PIM. Заметки реализуются в виде писем. Задачи также в виде писем. Письма разбиты по папкам, что позволяет реализовать работу с задачами от разных проектов отдельно. Отработанные задачи/письма перемещаются в соответствующие папки. Библиотека материалов хранится в виде писем с приложениями. Тут же достаточно просто отправить письмо/задачу другому заинтересованному человеку. В чем то принцип работы напоминает работу с Evernote.
7. Ежедневник или тетрадь. Некоторое время пользовался тетрадью со сменными блоками на кольцах. Ключевой момент на кольцах, т.к. каждую задачу я вел на отдельном листе и после ее выполнения перемещал в раздел выполненных. Достаточно удобно, если место работы постоянное и не нужно много перемещаться, иначе высокий риск повреждения, потери, да и просто пользоваться на ходу тетрадью не удобно.
8. Yahoo! pipes pipes.yahoo.com/pipes/, проект который по представлению специалистов Yahoo позволит произвольным образом комбинировать, фильтровать, обрабатывать информацию от самых разных источников сети Internet. Комбинирование потоков осуществляется визуально Drug'n'Drop. Можно добавлять свои скрипты. Но этот проект долгострой, до сих пор в стадии тестирования и что получится в итоге похоже никто не представляет.
9. Feedly, достаточно мощный аггрегатор RSS, ну после Google Reader конечно. Имеет возможность интеграции с Evernote.

Автор: sergeykf1988

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля