Эффективное управление личными файлами

в 8:33, , рубрики: gtd, продуктивность, управление знаниями, хранение данных

Проблема

Управление личными файлами на компьютере сопряжено со следующими сложностями.

  • Файлы теряются (куда сохранено? как названо?);
  • Навигация в файловом менеджере отнимает много времени;
  • Система каталогов позволяет с относительным удобством классифицировать файлы только по одному признаку.

Решение

Решение состоит в том, чтобы:

  • cпециальным образом именовать любой сохраняемый файл;
  • хранить все файлы в одной папке;
  • обращаться к файлам через единственный интерфейс — строку поиска (например, Spotlight в OS X).

Звучит как безумие. Но если сломать в голове парадигму обычного обращения с файлами и применить этот подход, то это сэкономит много времени и нервов.

Специальное именование

При именовании необходимо ответить на три главных вопроса: когда, что, зачем.

  • Когда это — дата. Удобней всего указывать дату создания содержания файла. Дата должна быть указана в начале имени файла в формате yymmdd. Пример: «141027»;
  • Что или что есть этот файл? — это класс объекта. Это может быть книга, бизнес-план, идея, квитанция, билет на самолет, фото паспорта, отсканированный чек — что угодно. Ответ на вопрос должен быть указан в имени файла в формате o=что есть этот файл. «o» — это сокращение от «object». Вы можете выбрать свое сокращение, конечно. Примеры: «o=book», «o=businessPlan», «o=thought»;
  • Зачем — это краткое имя задачи (проекта), для решения которой этот файл существует. Ответ на вопрос зачем должен быть указан в имени файла в формате t=задача. «t» — это сокращение от «task». Примеры: «t=myNewKillerApp», «t=новыйЯзыкПрограммированияКоторыйЯУчу», «t=ремонт».

После ответов на эти три главных вопроса в имя файла можно записать что угодно, что потом поможет его найти. Примеры полного именования: «141027 o=book t=business Geoffrey A. Moore — Crossing the Chasm», «141027 o=resume t=job резюме для Яндекса».

В том же формате, параметр=значение, можно присваивать файлу любые другие параметры с любыми значениями. Например.

  • client=имяКлиента — для имени заказчика, которому вы делаете проект;
  • v=номерВерсии — для версии файла;
  • Или даже, если содержание файла связано с какими-то сильными чувствами (например, потому что это особая для Вас книга, цитата, фотография котика), то можно ввести параметр «feeling», сокращенно «f», и добавлять в имя файла, например, следующее «f=passion», «f=humor».

Так можно именовать не только файлы, но и каталоги. Например, если это каталог с исходными кодами какого-либо приложения.

Значения параметров можно делать вложенными. Например, «o=summary.book».

Кроссплатформенность

Та самая общая папка со всеми файлами должна храниться в месте, которое автоматически копируется в облако. Для примера, будем везде далее говорить о DropBox. Тогда в папке «Dropbox» будет наша общая папка, например, «bigBox». Так файл становится доступен с любого устройства по умолчанию.

Но файлы определенного типа иногда следует сохранять в отдельных специальных папках, а не в общей. Это нужно для синхронизации файлов отдельных приложений на смартфоне. Например, все текстовые файлы пойдут в одну папку (например, «textBox»), все pdf — в другую (например, «pdfBox»). Приложения на смартфоне для управления текстовыми файлами и pdf-файлами будут синхронизироваться именно с этими папками, каждое — со своей.

Удобство решения в том, что:

  • можно переходить с приложения на приложение безболезненно;
  • на смартфоне всегда доступен поиск по всем файлам через приложение Dropbox (ведь изначально может быть неизвестно в каком формате окажется искомая информация по проекту, например).

Если говорить об iOS, то для текстовых файлов я использую Notesy (понимает Markdown, имеет свой поиск), для pdf — PDF Expert или PDFpen. Все приложения синхронизируются с DropBox.

Закладки браузера

Закладки браузера нужно именовать точно так же, но они хранятся браузером отдельно и в общем случае Вам будет недоступен поиск через один интерфейс строки поиска. Поэтому тут придется искать компромисс. Варианты следующие.

  • Можно не пользоваться закладками браузера вообще, а сохранять ссылки в виде файлов типа webloc в OS X или файлов типа Internet Shortcut в Windows. (В OS X это делается путем перетаскивания ссылки из строки браузера (за поле слева) в окно Finder'а). Если говорить об iOS, то для нее потребуется установить приложение Webloc Tool, которое позволит открывать webloc-файлы из Dropbox. В таком подходе придется мириться с тем, что закладки не будут доступны из браузера и придется переключаться;
  • Можно использовать браузер, по закладкам которого возможен поиск в десктопной ОС (Safari в OS X, например). Тогда придется мириться с необходимостью на смартфоне искать данные не только в Dropbox, а еще и в закладках браузера.

Я использую первый подход. Он абсолютно универсален: нет привязки ни к браузеру, ни даже к операционной системе.

Дополнительный софт для упрощения работы с файлами

Для упрощения работы с файлами в указанном ключе выгодно использовать дополнительный софт.

  • Теxt Expander Software, софт, который ввод нескольких символов превращает в текст большего объема. Например, у меня настроено так, что если я ввожу с клавиатуры «dd» и пробел, то появляется текущая дата в формате, нужном для именования файла; если я вхожу «nn», то появляется полный шаблон имени файла: «текущая_дата o= t= f=». Вообще же различных сокращений при использовании такого софта появляется десятки;
  • Софт для переименования группы файлов разом;
  • Notational Velocity (или его продвинутая альтернатива — nvALT) позволяет удобно работать с текстовыми заметками в OS X;
  • Ряд bookmarklet'ов позволяет легко сохранять web-страницы в markdown.

Pros and Cons

Преимущества

  • Файл можно классифицировать по множеству признаков: и по принадлежности к классу объектов (книга), и по принадлежности к задаче (конкретный проект), и т.д.;
  • Все данные доступны через один интерфейс: поиск ОС или приложение облачного хранилища (Dropbox). По этой причине нет риска, что файл не будет найден, потому что мы забыли поискать в какой-то отдельной базе данных отдельного приложения. Никакого дополнительного софта для управления данными (заметками, pdf, картинками) не используется, так как в нем нет большой необходимости при описанном подходе;
  • Файл сохраняется очень быстро. Потому что именовать файл гораздо проще, чем осуществлять навигацию к подходящей папке;
  • Файл находится очень быстро. Потому что, опять же, ввести с клавиатуры элементы имени файла в строку поиска гораздо проще, чем осуществлять навигацию к подходящей папке;

Недостатки

  • Имена и значения параметров могут забыться, что может помешать найти нужный файл. Хотя это может случаться, система избыточна: если файл не найден по одному признаку классификации, он может быть найден по другому. А в случае обнаружения ошибки, она может быть исправлена переименованием;
  • Опечатки могут помешать найти нужный файл. Поэтому особенно важно использовать Теxt Expander Software;
  • Нет возможности средствами ОС получить список значений определенного параметра. Например, чтобы увидеть все задачи, для которых сохранены файлы («t=»), или увидеть все возможные классы объектов («o=»). Для того, чтобы создать такой список, понадобится писать дополнительный софт.

Альтернативы

Атрибуты файла в файловой системе

C атрибутами следующие проблемы:

  • Именовать файл проще и быстрее. Средств для минимально эффективного управления атрибутами файла не существует;
  • Атрибуты теряются при перемещении файла. Например, в некоторых случаях резервного копирования. (Это причина того, почему в имени файла следует указывать дату. Это реализует надежную сортировку по дате.);
  • Атрибуты не сохраняются при использовании облачного хранилища. И тот же dropbox не реализует поиск по ним со смартфона, например.

Тэги

С тэгами следующие проблемы:

  • Именовать файл проще и быстрее, чем назначить тэги;
  • Тэги — это атрибуты файла в файловой системе и c ними те же проблемы, что с любыми атрибутами (см. параграф выше). Хотя фанаты тэгов, которые не захотят применить предложенный подход, могут перенять идею именования тэгов в формате параметр=значение.

Ссылки

Со ссылками следующие проблемы:

  • Именовать файл проще и быстрее, чем создавать ряд ссылок для классификации по нескольким признакам;
  • Средств для хоть сколь нибудь эффективного управления ссылками нет, поэтому, например, когда дойдет до удаления файла, придется совершать множество дополнительных действий.

Evernote

С Evernote следующие проблемы.

  • С Evernote нельзя в полной мере реализовать главное преимущество подхода — все данные доступны через один интерфейс — потому что Evernote использует свою базу данных, и потому что Evernote не для хранения всего. (Но все-таки, например, в OS X Spotlight ищет и в базе данных Evernote, поэтому можно идти на какие-то компромиссы при большой любви к преимуществам Evernote);
  • Evernote штука сложная и поэтому ненадежная. Я трижды за последние несколько лет пытался с ним работать и постоянно сталкивался с ошибками, приводящим к невозможности найти нужные данные.

Как начать работать в новой концепции

Для начала можно оставить все уже хранимые файлы нетронутыми, а все новые сохранять по описанное системе. Самое первое с чем можно разобраться — это содержание различных Inbox (Desktop, Downloads).

Заключение

Это чудовищно эффективно, потому что экономит время и нервы. У меня сама собой реализовалась концепция Inbox Zero при такой работе с файлами. Все всегда на месте, ничто не маячит перед глазами и в сохранности ждет использования.

Приложение. Об RSS

RSS-потоками удобно управлять в том же ключе.

  • Выбирается агрегатор, который позволяет назначать одному потоку несколько меток. Например, Feedly;
  • Используется два признака для классификации: приоритет («p») и задача («t»). Метки так и должны начинать свои названия;
  • Любой поток обязательно привязывается минимум к одной задаче (вообще, это помогает соблюдению информационной гигиены: вы всегда имеете ответ на вопрос Зачем оно нужно?). В крайнем случае можно задачу трактовать широко, как тему;
  • Лишь важные потоки, которые обязательно стоит читать регулярно, распределены по приоритетам. Чтение начинается с того, что старше по приоритету. Идея в том, что при недостатке времени потоки с низким приоритетом игнорируются. Например, у меня 5 приоритетов. А в папке «p=1» появляется не более 5-10 постов в сутки.

Подход схож, но надо помнить, что если по вашему проекту вы когда-то сохранили интересный поток, то его надо искать отдельно в приложении для чтения RSS-потоков.

Автор: DmitriyAlexeev

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля