Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

в 9:32, , рубрики: kyocera, Блог компании KYOCERA Document Solutions Russia, информационная безопасность, МФУ, принтеры, системное администрирование, метки: , ,

Как и обещал, сегодня я закончу краткий экскурс о трех частях в мир софта от Kyocera. Пришла очередь решений для управления выводом данных.

Компания Kyocera предлагает солидный пул приложений для организации работы с документооборотом. Основа простая: неважно, в каком виде представлен документ – в печатном или электронном, важно сделать так, чтобы он в нужное время оказался в нужном месте.

На сайте есть официальное определение для этого направления:

«Решения для управления выводом данных служат для мониторинга и управления
распространением и доставкой бумажных и электронных экземпляров документов,
обеспечивая надежный и единообразный вывод данных. Однако в сетевой среде
документы теперь не только печатаются, но и доставляются в электронном виде (по
электронной почте, факсу и через Интернет). Именно здесь решения для управления
выводом данных способны многое изменить. Кроме того, решения для учета
документов и заданий могут отслеживать операции печати и копирования для
финансового контроля и в организационных целях. Пользователи могут анализировать
и изучать расходы, а также контролировать распределение ресурсов».

Желание упорядочить документооборот — однозначно благое, оно положительно сказывается и на производительности сотрудников, и на процветании природных ресурсов; от всего этого растет степень удовлетворенности клиентов, так что Kyocera не могла оставаться в стороне и подошла к разработке максимально серьезно.

KYOcount — об этой программе уже рассказано во второй части истории (про админский софт), но надо указать, что она содержит элементы управления выводом, а потому имеет право быть упомянутой в двух разделах.

KYOeasyprint — это уже совершенно конкретный представитель семейства приложений для управления распространением:

  • печатает документы на разных принтерах и в разных департаментах/отделах;
  • печатает на бумаге из разных лотков (можно использовать бумагу получше для презентаций и похуже – для накладных, например);
  • выбирает разные варианты отделочной обработки;
  • печатает водяные знаки;
  • при необходимости вообще не печатает, а сразу отправляет по факсу или в файлохранилища;
  • генерит формы, накладываемые элементы и т.п. — умение собирать собирать страницы из блоков незаменимо в компаниях с большим товарооборотом.

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Специальные навыки для работы с программой пользователям не потребуются, но разработка заданий с учетом существующего на предприятии процесса должна выполняться администратором.

Главное – настроить потоки, и тогда для пользователей вся обработка документации будет проходить в один клик:

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

KYOroute — модифицирует задание на печать в зависимости от типа документа и условий, например:

  • направляет B&W(черно-белые) задания только на B&W устройства;
  • направляет большие задания на производительные устройства;
  • перенаправляет задания, если принтер, например, не отвечает.

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Для использования KYOroute требуется определиться с политикой печати:

  • Кто и к каким системам имеет доступ?
  • Какие задания могут быть напечатаны в цвете?
  • Какие задания могут печататься на настольных принтерах?
  • Какие документы должны печататься в дуплексе?
  • Что делать, если устройство недоступно или занято?

В награду вы получите:

  • снижение накладных расходов (расходники и ресурс техники);
  • легко масштабируемую политику печати документов;
  • спасенную экологию;
  • выросшую скорость документооборота;

Утилита проста в настройке, все правила создаются на высоком уровне пользователем без подготовки, например:

«If the system is busy, route to a similar system.» – кто-то из офисных работников не будет терять время, стоя в ожидании у перегруженного принтера.

«If print job is e-mail, route to black & white system.» — даже если в письмах есть картинки в цвете, то они редко имеют значение, сэкономить немного тонера полезнее.

«If print job has more than 30 pages, do not use desktop printer.» — админу есть чем заняться помимо замены пустых картриджей на слабых устройствах.

KYOnet Policy Manager — контролируем доступ к устройству:

  • локальная или ActiveDirectory аутентификация;
  • безопасная печать по SSL;
  • безопасное хранение с шифрованием и запуск вашего задания в печать по вашей ID-карте;
  • управление устройством на уровне разрешения-запрета определенных функций

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Приложение отвечает за безопасность ваших данных, а о безопасности можно говорить долго. Я не хочу перегружать статью, поэтому в двух словах:

Вы сможете определить, кто имеет право пользоваться устройством и какими именно функциями; задать метод, по которому пользователи будут себя идентифицировать, определить поведение устройства в случае попыток несанкционированного доступа, а также настроить безопасную систему хранения заданий в зашифрованном виде.

KYOcontrol или KYOcontrol Enterprise (разница в названиях определяет масштаб компании) – управление выводом данных в условиях повышенных требований к конфиденциальности. В основе лежит принятое допущение о том, что сеть предприятия защищена от несанкционированного доступа, и потому документ находится в безопасности до тех пор, пока он не распечатан. Собственно, цель – исключение утечки информации с напечатанных документов.

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Приложение позволяет реализовать схему работы «Follow me printing»: при указании документа на печать задание сохраняется на сервере в режиме ожидания и будет распечатано только на том устройстве, около которого идентифицируется пользователь (например, по ID-card).

Вот простая схема:

Kyocera – приложения и инструменты. Часть 3 – для экономных и нагруженных

Фактически можно сделать невозможной печать без физического присутствия пользователя поблизости от принтера. (Конечно, потери или хищения карт нельзя исключить, но варианты аутентификации можно менять.)
Пожалуй, про вывод данных можно закончить.

Я очень хотел рассказать о приложениях максимально сжато и быстро, но даже в режиме «галопом по европам» это растянулось на три статьи. Поэтому в следующем материале я все же постараюсь подойти к вопросу максимально радикально и просто сделаю таблицу по приложениям Kyocera – со ссылками и кратким описанием.

Автор: c_h_e

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля