Зачем разрабатывать электронный протокол совещаний на Sharepoint 2013

в 7:54, , рубрики: sharepoint 2013, ит-инфраструктура, Офисы IT-компаний, управление проектами, электронный документооборот, метки: ,

Прошлая статья на тему интеграции проектов на базе Sharepoint получила довольно интересный резонанс. И по многочисленным заявкам на e-mail меня попросили продолжить мое литературное творчество.

Сегодня попробую показать что нибудь интересное из области бывших реализаций в области Sharepoint 2013 в нашей компании.
Не буду проводить сравнения с различными мастодонтами в области СЭД, просто опишу и покажу реализацию примера одной из доработок для Sharepoint 2013 которая будет небезинтересна страждующим.

По сути что такое Электронный документооборот СЭД, если простым человеческим языком?
СЭД — (если не акцентировать внимание на мелочах) — это та же система контроля исполнения поручений по отношению к документам, то есть хранение и перемещение документов в задачах внутри компании при огромном количестве условий. Это так сказать грубо — но правда, не Африку открыл. Такая система — позволяет руководителям и рядовым сотрудникам сильно упростить многие рутинно-бумажные волокиты и заниматься своими прямыми обязанностями — пить кофе, трескать корпоративные булочки и сидеть в Одноклассниках до упора с ожиданием рассасывания пробок на Садовом.

Даже достаточно экзотическая реализация, к примеру протокола совещаний в пристройке к СЭД — может позволить перевести на уровень выше совершенно банальные вещи, требующие пристального внимания и сбора разнородной информации в моменте обсуждения чего либо.
Ведь как у нас, к примеру, в компании — выглядит посредственное обсуждение непонятных вещей, допустим о закупке или внедрении какой нибудь страшной, но очень нужной системы, девайса, гаджета?

Притом есть у меня стойкое подозрение что примерные эпизоды и иллюстрации происходят в очень многих компаниях. И вполне возможно что даже сторонние типажи и мнения будут весьма схожими с нижеописанными.

Итак, выглядит это все примерно в следующем виде (количество и должности присутствующих могут варьироваться):

Кабинет генерального директора с длинным полированным столом, и кучей различных грамот и сертификатов на стене. В комнате сидит несколько человек, из совершенно разных сфер функционирования организации. Во главе стола, в высоком кожанном кресле восседает Борис Трофимович. В некотором отдалении по обе стороны стола — сидят сотрудники.

Разношерстностью их деятельности — они виртуально напоминают банду махновцев.

Слева располагается бухгалтер — лучезарная Зинаида Тихоновна, далее по часовой стрелке — Олег Викторович (начальник ИТ департамента), два помощника с унылым выражением лица — тоже из ИТ — Леша и Женя (фамилии неизвестны), Ольга Константиновна — кадры, далее системщик — молодой человек с невозмутимым бронзовым загаром и замыкает круг Владислав Петрович — начальник отдела АХО (он крайне далек от высоких технологий, но всегда неизменно присутствует на всех важных совещаниях — поскольку так сложилась традиция).

Из отсутствующих, но ожидаемых: Зам.директора, Начальник отдела закупок и напарник системщика.

Голосом Левитана об объявлении войны, первым конечно берет слово Генеральный:
«Уважаемые коллеги, на дворе 21 век и мы просто обязаны идти в ногу со временем. (медленно, стальным взглядом обводит всех присутствующих) Наша компания динамично развивается и уверенно держит свои позиции на рынке. Есть мнение, что нам необходимо автоматизировать работу бизнес-процессов и облегчить выполнение рутинных задач.»

… В воздухе завитало предчувствие беды.
Взгляд Зинаиды Тихоновны из лучезарного превратился в восторженный, начальник ИТ понимающе кивнул головой, на лицах помощников выразилась тоска, а Владислав Петрович Начальник АХО — выудил из брюк носовой платок, напоминающий издали корабельный флюгер и шумно высморкался. Лицо же системщика очевидно обладало эмоциями индейца — глазом не моргнул.

"… В связи с этим я предполагаю что нам необходимо будет выработать стратегию фронта работ, разработку технического задания и распределения обязанностей между нашими техническими специалистами по взаимодействию с компанией-разработчиком на выборе которой мы остановимся. какие будут мнения, коллеги?"

Предположить худшего было и нельзя.
Восторженное выражение сменилось немым обожанием и шахерезадообразное тело Зинаиды Тихоновны затрепетало от переполняющих ее радостных эмоций. «Правильно. Я вам, Борис Трофимович, уже давно об этом твержу. Ведь невозможно же стало работать. Нужно что то делать. тем более что вон и ребята у нас молодые умные, и опыт им будет и компания как раз войдет в тенденции новых веяний». Проговорив это речь с видом, Жанны д'Арк, радетельница новых веяний с чувством глубокого удовлетворения надела очки и стала усердно копаться в объемистой папке с документами одной только ей понятного происхождения.

Следующим взял слово начальник ИТ департамента:
«Предлагаю, перенести дискуссию в конструктивное русло и определить необходимые „хотелки“ — которые необходимы к реализации в рамках нашего проекта.» Победоносно оглядывает присутствующих. «Я подготовил небольшой список требуемого функционала, прошу высказывать свои комментарии». Ловким движением руки, страж информационных технологий брякнул на стол тетрать в клеточку на 48 листов, где почерком человека сложной судьбы были выведены множественные строки с непослушным текстом.

Тоскливые помощники помрачнели. Лицо индейца-системщика выражением превратилось в медный бюст Цезаря, а Владислав Петрович Начальник АХО — высморкался в флюгер.

Первой загремел зычный баритон Ольги Константиновны — начальницы отдела кадров! «Прошу учесть что нашему отделу крайне необходимо реализовать следующее:..»

… перечисление, комментарии, утверждение, споры и крики слышались до глубокой ночи. Охранник уже клевал носом, а уборщица Тетя Зина, устало качая головой, уже давным давно проелозила тряпкой под приподнятыми ногами присутствующих, и даже несколько раз шумно выливала воду с безмолнвным намеком «Мол, когда же вы наконец уже разойдетесь по домам, эксплуататоры!»

Это я все к чему? В определенный момент (в вышеуказанном случае) может сыграть роль такая фича как «Электронный Протокол Совещаний» — это не совсем элемент СЭД, это скорее чистый кусок системы исполнения поручений. Притом что интересно — по какой то странной прихоти судьбы, очень немногие вообще знают о существовании оного. Некоторые его внедряют на Sharepoint 2010, некоторые уже на Sharepoint 2013, но суть от этого не меняется.

Визуально выглядит примерно так, соответственно дизайн и внешний вид, это уже вы решайте сами, наверняка будет в соответствии с корпоративным стилем. Кому интересно, мы реализовывали на майкрософтовском облаке 365 с предустановленным Sharepoint 2013, но прошу учесть что там своих нюансов выше крыши:

image

В момент заполнения протокола, ставятся на основании этого же протокола — задачи участникам и сотрудникам. Может быть как множественная иерархия (то есть с подзадачами исполнителям) — так и простая реализация, одна задача — один исполнитель. Для этого необходимо заполнить вот этот блок (количество исполнителей неограниченно:

image

Ну и на выхлопе мы получаем распечатку заполненного протокола с отметками об исполнении, и отправляем очередной протокл в электронное хранилище.
Потом очень удобно просматривать, комментировать и вообще тыкать острой палкой в сотрудников которые отказываются от своих слов в стиле «Я мол совсем не то имел ввиду» или «Вы меня не правильно поняли, я вас впервые вижу».

Профессионалам в области разработки подобных вещей на Sharepoint — это вряд ли будет необходимо, а вот пользователям вполне может пригодится понимание того что такие вот фичи имеют место в реализации.

Автор: anigillator

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля