Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины

в 9:24, , рубрики: Events, бизнес студии, конференция, мероприятие, организация, управление проектами, Финансы в IT-индустрии

Что определяет успех мероприятия? Как сделать так, чтобы не только собрать вместе людей, но и чтобы был эффект полезно и приятно проведенного времени? 

Статья будет полезна как начинающим организаторам мероприятий, так и организаторам с опытом. Тем, кто не организовывал и пока не планирует будет интересно узнать, что происходит за кулисами.

Мероприятие как сказка и шоу
Участники, когда попадают на конференцию, кроме практических задач имеют ожидания попасть в сказку или детство. Они ждут, чтобы им «было хорошо»: о них заботились, их кормили, им было весело и интересно. Оторваться от своих офисов, кондициониров, экранов и попасть в иную реальность. И по сути они имеют на это право. Задача организаторов — создать эту сказку.
Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины
На Западе и постепенно у нас приходит новый тип мероприятий в стиле «educaitment» или «entertation». То есть по сути образовательные мероприятия должны быть и развлекательными. 
Для этого мы пригласили мимов во второй день, которые не только общались и развлекали гостей, но сделали небольшой перформенс. Который, правда, сильно затянулся и утратил свое очарование. Сделали вывод, нужно предварительно сделать прослушку или хотя бы поминутку выступления.

Пожалуй, это можно сравнить с организацией туристического тура, когда оператор продумывает все до мелочей. 
На афтепати мероприятия, о котором я расскажу далее, одна из участниц сказала, что конференция для нее и отдых и работа одновременно в хорошем  смысле этого слова. 

Далее мы расскажем про наши пробы и ошибки при организации конференции Outsource People в конце прошлого года.

Элементы шоу на конференции
Мы решились организовывать мероприятие Outsource People  по сути за полтора месяца.  У нас не было ни помещения, ни спикеров, ни участников.

Конференцию мы решили делать двухдневную: пятница и суббота. Воскресенье решили не использовать, так как на Западной Украине это семейный день.
Тематика – все что касается организации и работы аутсорсинг компаний Украины, Беларуси и России.

Вечерами в районе фуршета играла живая джазовая музыка, которая создавала расслабляющее настроение.

Кроме этого мы создавали дополнительные шоу-эффекты, такие как  звуковое сопровождение спикера во время выходна на сцену и  динамичная музыка в перерывах первой половины конференции, спокойная во второй. Понятно, что участники конференции идут не за этим, но это добавляет мероприятию уровень. Такой же подход я видел на выставке CeBit в Ганновере.

Знакомый директор, организатор конференций по e-commerce рассказывал про уникальных посетителей, которые звонили с ЖД вокзала и требовали бесплатное такси, вместо того, чтобы проехать несколько станций метро. Нам такие не встречались, но попалось несколько участников, которые за три дня жестко с угрозами требовали вернуть им все 100% денег, так как они передумали. И это без какого либо форс-мажора. Решались такие вопросы в индивидуальном порядке 
 
Финансы поют блюз
Из неожиданного в организации конференции стоит назвать основную финансовую часть бюджета, а это около 40%  — обеды. Но cо слов моего более опытного соседа — это одна из самых важных составляющих мероприятий. К моему удивлению, а ранее я себе в этом не мог признаться, даже совсем плохую программу может спасти добротный обед. И, похоже, это работает и в другою сторону. Где-то я встречал стаститику, что судьи после обедов выносят на 20% больше оправдательных решений, чем до обеденного перерыва.
В анкетах участника многие отмечали из достоинств конференции… коффейный аппарат. Даже два бариста не справлялись с очередями.

Оказывается, также, что какой-либо особый бюджет для конференции, которая ожидается быть прибыльной или хотя бы выходить на ноль, особо не нужен. Но этот подход срабатывает только при модели «тающих скидок». Можно выделить три способа оплаты:
1) Классическая, как на концерт. Есть одна цена на мероприятие и она не меняется до начала.
2) «Тающие скидки». Цена увеличивается с приближением мероприятия. Точки повышения цен вынуждают сомневающихся быстрее принимать решения, а организаторы уже на ранних этапах получают финансы для организации.
3) «Окно продаж». Это новая модель, которая пришла к нам с запада. Идея состоит в том, что вы не можете приобрести билет, а можете лишь предварительно зарегистрироваться. Далее всего за несколько дней до начала мероприятия открывается окно продаж, в рамках которого и появляется возможность приобретения. Сила этой концепции состоит в том, что вероятность предварительной и пока безоплатной регистрации выше — чем непосредственно приобретение билета. Далее путем дополнительной работы через почту и информации о новых плюшках, которые положены покупателям мы разогреваем потенциального участника до открытия окна.

Для ноябрьского оффлайн мероприятия вы выбрали модель тающих скидок. Все пики маркетинг шагов мы проводили именно в канун повышения цен. Давно известно правило, согласно которому, если человека ограничить во времени и в возможности - он скорее примет решение.

Venue: где будеть жить конференция
Помещение тоже важная составляющая мероприятия. У нас в Харькове немного не в центре мы нашли отличное помещение по очень умеренной цене. Такие же площадки, но в центре Киева стоит в 6-8 раз больше. Важно предусмотреть площадку для нетворкинга. На наш взгляд – это основная причина ехать не мероприятие. Также стоит заранее оговорить обеды и кофебрейки, так как это, как и писали выше – основная статья расходов.
Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины

Самопродающий сайт
На наш взгляд одностораничный сайт конференции себя более чем оправдывает. Думаю, это больше вопрос юзабилити, чем особенности сайта конференции. Стоит отметить, что многие слушатели отмечали удобность и простоту сайта на котором “все понятно”. Несколько человек предложили купить сайт, и даже по нашем соглашениям движок использовался уже для другой HR конференции.

Из рекомендации по сайту: поменьше бессмысленного текста, который никто не будет читать; красивая и удобная программа; отзывы с предыдущих мероприятий и подчеркнутые выгоды от участия, которые вы обязуетесь обеспечить.
Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины

Вверху стоит выделить основную информацию и ключевых спикеров, чтобы привлечь внимание.

Преим оплаты
Прием и учет оплаты, процесс, который с одной стороны, должен доставлять удовольствие от ваших явных результатов бессонной организации, с другой стороны может доставить еще ту головную боль. Настоятельно рекомендуем использовать какую-либо систему онлайн оплаты. На рынке существуют решения, которые берут до 10% за это. Мы использовали почти бесплатную e-autopay.com. По сути это агрегатор платежей, который принимает в единую точку всевозможные системы. Предварительно нужно настроить на сайте ваши электронные кошельки и системы приема платежей вроде Робокассы. В итоге потерь на посредников практически нет.

Где брать спикеров и как их приглашать
Участники конференции “клюют” на одно из трех: на звездных спикеров, представителей звездных компаний и многообщающие доклады. Иногда, не важно с какой темой приедет “звезда”, все равно она соберет людей.

Универсального приема, как наполнить программу топовыми спикерам увы нет. На самом деле работает библейский приемы “Стучитесь и вам откроют” и больших чисел. Из 100 писем, которые вы отошлете в качестве приглашений, на 20 вам ответят, и 1-5 спикеров согласятся выступить.
Искать докладчиков проще всего на других подобных конференциях. Как правило, если человек уже где-то выступал, у него есть желание и интерес к публичности, опыт выступлений и наметки новых докладов. Контакты часто можно найти на том же slideshare. Другой способ – добавить человека в LinkedIN в свою сеть и после этого написать ему в личку или через почту, которая вам откроется.
Если ваша конференция проводится впервые или только начинает организовываться, то топовые спикеры будут смотреть на то, кто уже есть в программе. Поэтому оперативно обновляйте сайт уже по мере приглашения докладчиков.

Промо и работа с партнерами
Руководствуясь принципом маркетинга о необходимых 6-7 касаниях перед тем, как покупатель примет решение, мы старались присутствовать везде, где можно: рассылки партнеров, баннера на IT сайтах и сайтах работ.  

Самым эффективным каналом коммуникаций сейчас является емейл-рассылка. Она обгоняет даже баннера. Лучше всего, если у вас есть своя база, с которой у вас уже налажены отношения. Но отлично работают и партнерские рассылки от лица владельцев базы.
Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины
Собственно заходы не с сайтов – это и есть емейл-рассылка.

Удивительно, что даже по сути вежливые директивные письма с текстом «Уважаемые сотрудники компании <имя_компания>, приглашаем вас на конференцию» не встретили негатива и хвасталась высокой открываемостью и переходами. 

Сложно сказать об эффективности, но эффектно работал ремаркетинг/ретаргетинг — функция от директа/контекста, которая показывает ваши баннера по рекламной сети, после вашего посещения сайта. Участники без жалоб сообщали, что реклама их преследует практически везде.

Для промо следующих мероприятий мы записывали интервью со спикерами и участниками:

Общение с участниками процесса до начала
Для тех, кто уже зарегистрировался  и отдельно для спикеров мы написали в течение трех недель порядка  8 писем о том, как идет подготовка мероприятия, какие новые спикеры и особенности проживания в Харькове. Это «разогревание» и настройку на событие участники особо отмечали в анкете обратной связи. Дополнитиельно мы сделали специальный гид  по конференции вместе с программой  в простом примитивном, с дизайнерской точки зрения, стиле. Заранее скачав можно было в поезде или дома подготовиться к предстоящему мероприятию.
Организация отраслевой IT конференции: шишки и апельсины
Дополнитиельно мы создали в примитивном виде гуглдоки для предварительно знакомства участников конференций в поездах и в гостиницах.

Фишки конференции
Из дополнительных возможностей мы добавили «встречи CEO». В отдельном зале ограниченное число людей, только директора компаний, встречались с ключевыми спикерами и обсуждали темы, важные именно для этого круга лиц. Такие экслюзивные встречи участники также отмечали в обратной связи.

Афтепати после конференций уже никого не удивишь. Мы забронировали в два вечера конференции разные кафе. Наши опасения, что никто не придет не оправдались, и места наоборот не хватало.

Что получилось
Для промо следующих мероприятий мы сделали проморолик того, что получилось:

Выводы:
1) При желании, хорошей организации и усердном маркетинге мероприятие реально организовать успешно за 1.5 месяца. Но лучше не затягивать.
2) Из даже особо серьезного делового IT мероприятия нужно создавать небольшое шоу со всеми особенностями этого жанра.
3) Обеды и кофебрейки имеют критическое значение. Не хотелось бы думать, что мы думаем желудками, но опасения есть.
4) При маркетинге конференции стоит задействовать максимальное количество “касаний” посетителей и на полную использовать емейл-рассылку: свою и партнеров.
И всем, кто планирует или уже организовывает мероприятия желаю благодарных отзывов от участников и финансового благополучия.

Дополнительно:
9-15 июня Мы запускаем онлайн конференцию Outsource People 2014 со спикерами из Boeing, TATA, TicketMaster и российских, украинских и белорусских компаний. Всего 36 докладов в формате вебинаров. Темы конференции: бизнес, маркетинг и продажи в аутсорсинге.

Автор: outsourcepeople

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля