Записывай всё

в 19:57, , рубрики: soft-skills, Карьера в IT-индустрии, опыт

Один: «Ты записал, что я тебе сказал?». Второй: «Я запомнил!». Через час бездонная пропасть в памяти и звенящая тишина в голове.

«Я запомнил. Всё тут, в голове. Да, понятно. Хорошо. Ясно. Сделаю.»

Помню себя таким. Это была попытка доказать себе и другим, что у меня отличная память и я схватываю суть проблем на лету. Неудачная попытка. И не единственная. Детали обсуждения стирались через день, а на очередной сдаче куска кода опять и опять возникало:
— Тут не так! Ну мы же это обсуждали! А ну-ка, покажи свой список задач… Тут только шесть пунктов из семи и в двух не то, что мы обсуждали. Ты не мог подойти и уточнить ещё раз? Почему ты застрял на этой задаче, ведь мы её оставили «на десерт»?

Фиаско, раз за разом. «Рукалицо», если по-современному .

Человеческий мозг не может удержать в памяти слишком много деталей. Какая там метрика на этот счёт? Кажется, 6 утверждений мы можем запомнить, затем очередной седьмой пункт вытесняет первый. Как стек в программных алгоритмах. Если обсуждение вопроса длится больше некоторого лимита времени (у каждого человека свой), предыдущие минуты обсуждения улетают безвозвратно в бездонную пропасть, а позже не удаётся вспомнить, только звенящая тишина в голове. И паника.
Почему я не фиксировал задачи на бумаге? Почему не пытался восстановить детали, если они начинали забываться? Почему я не задавал дополнительных вопросов, если задача оказывалась сложнее, чем предполагалось? Почему у меня сбился список приоритетов?

Нельзя доверять памяти

Мне встретилась такая фраза: «Если один из двух пришёл на переговоры без блокнота и ручки — он проиграл». Речь шла об обсуждениях коммерческих проектов и сделок. Если не зафиксировать, то детали допишутся задним числом, приврутся или «потеряются». Но в целом такое верно для любой профессиональной области.
Ты говоришь, что у тебя отличная память или обсуждение касалось всего одного пункта? Но завтра у тебя начинается отпуск. Сможешь всё вспомнить после? А сможешь передать коллеге? А он запомнит?

Исправляем ситуацию

При постановке и уточнении задач по разработке программ много пунктов и в каждом много деталей, которые в большинстве случаев передаются на словах, а в письменном или электронном виде отсутствуют. Некоторые постановщики задач не умеют писать задания ровно настолько, насколько ты не умеешь их конспектировать для себя. В общем-то я не хочу выяснять, почему их не фиксирует постановщик задачи. Я хочу, чтобы твоя работа от этого не пострадала. Итак, записывай всё!

Пример: рабочее место для интернет-конференции

Специально настроенное рабочее место для интернет-конференции с использованием рукописных диаграмм. На столе — результаты обсуждения внедрения git-flow в команде разработчиков проекта Icons8.

Специально настроенное рабочее место для интернет-конференции с использованием рукописных диаграмм

Бумага

Прежде всего бумага и ручка. Как только возникает вопрос или задача в процессе обсуждения — записывай. Даже если прилагается страница технического задания, конспектируй всё, что говорят вслух. Потому что детали можно показать только на примере. Потому что это самое важное. Потому что забыли вписать в задание, но оно тоже важное. Ну вот такова природа человека. Пиши всё, а приоритеты расставишь позже.
Важность ручки и бумаги всё ещё остаётся слишком высокой. Записи вручную могут потеряться или испортиться, но никогда нельзя забывать про них. Краткий протокол или конспект встречи нужно вести всегда. Все дополнительные инструменты — это только резервный вариант. Значительно более точный и удобный, но резервный.
В комментариях к разным статьям habrahabr.ru периодически обсуждают, нужно ли веб-разработчикам высшее образование в области ИТ? Отвечу: да, потому что тут закрепляется навык конспектирования, быстрого письма. Я только про конспектирование и ни слова за или против о содержании курсов.

Электронный дневник и электронная записная книжка

Речь идёт как о специальных устройствах — записных книжках, так и о приложениях для планшетов и смартфонов. Пользоваться ими во время переговоров можно, при определённой тренировке даже удобно. Иногда приходится приостанавливать собеседников, чтобы они дали время на занесение информации. Люди говорят значительно быстрее, чем пишут. Явно ведь не успеешь записывать всё, верно? Либо тебя будут ждать, либо ты учишься стенографии, либо тебе нужен помощник. Но зато список можно пересортировать по приоритету, вставить новый пункт или вписать детали.
Недостаток электронного устройства для набора текста — заняты руки и глаза. Не получится нарисовать или написать на доске, не получится посмотреть и обсудить. Вообще не очень удобно задавать вопросы, пока набираешь текст. Для этого надо думать и говорить, а думать, говорить и быстро набирать — это практически невозможно. Когда у тебя возник вопрос для уточнения, ты должен закончить набирать фразу. Пока ты пишешь решения по одному вопросу, они уже перешли к следующему.

Диктофон

Отличный помощник. Запишет всё. Ты можешь не отвлекаться на процесс письма, а участвовать в дискуссии. Есть специальные утилиты, которые позже устную речь попробуют перевести в текст.
Ты можешь задавать вопросы, получать ответы, рисовать на доске, рассматривать чужие иллюстрации.
Ты думаешь, что будешь выглядеть глупо со своим цифровым помощником? Нет, наоборот. Несмотря на первоначальный скепсис и недоверие («вдруг сболтну чего лишнего»), через некоторое время участники наоборот будут спрашивать — «Записалось? Надо повторить?», в глазах появился уважение. При регулярном использовании диктофонов участники начнут специально говорить более чётко и будут специально вслух обозначать, какую диаграмму, скриншот, страницу они обсуждают. Даже номер параграфа укажут.
Я бывал на переговорах, где посреди стола стояли сразу несколько диктофонов. Если у кого-то вдруг батарейка села или карта памяти закончилась, у соседа можно взять запись. Я был на конференции, где использовалась специальная станция для подключения к групповой Skype конференции с функцией аудио-записи.
Совет: Проверяй батарею, карту памяти и функционирование устройства до начала переговоров.
Особо на них всё равно не надейся, держи при себе бумагу и ручку.

Пример: восстановление протокола митинга

А вот сегодня забыли включить запись скринкаста во время митинга Icons8, где мы проводили демо за две недели. Пришлось восстанавливать по памяти. Никто не обиделся.

Совместными усилиями восстановили протокол митинга

Фотоаппарат или видео-камера

Если изначально предполагалось, что будет много обсуждений по слайдам, много скриншотов, много рисунков от руки — делай фото- или видео-запись. Видео-съёмка с штатива — несколько громоздкое решение, однако это позволит совместить голос и иллюстрации, то есть тест и изображения.
При необходимости делай запись двумя камерами, например экран и зал, ведущего и слушателей.

Скринкаст

Если переговоры через Интернет (Скайп, Zoom, Join.Me, TeamViewer), то можно использовать программу для записи всего экрана в формате видео, а не только звука. Это позволяет позже увидеть то, что обсуждали.
Когда я недавно обнаружил значок включенного скринкаста у моего собеседника при обсуждении технических деталей реализации его проекта во время Скайп-конференции — я мысленно прибавил ему 100 баллов навыков ведения переговоров. Сам я в этот момент забыл включить свой скринкастер и детали могли потеряться.
И я уже говорил, особо на скринкаст не надейся, держи при себе бумагу и ручку. У меня были такие случаи: скринкастер писал изображение не с того монитора, не писал звук моего микрофона или голос собеседника. Мне помогали только мои заметки.

Заключение или резюме

По окончании обсуждения нужно дать всем участникам результаты обсуждения: какие вопросы были на повестке, какие проблемы обсуждены, какие решения были приняты. По возможности резюме надо выдать прямо после обсуждения, но можно и чуть позже в тот же день.
Не стесняйся признаться, если ты не в состоянии составить резюме переговоров. Они бывают очень длинные, прям по два-три часа, рассуждения уходят в сторону, попутно вспоминается множество третьестепенных вопросов, каждый мог высказать варианты решения и неясно, какой именно вариант решения был принят. Сообщи всем участникам, что у тебя трудности с составлением резюме. Перечисли те пункты, которые с твой точки зрения понятны. Попроси напомнить, что ты пропустил.

Приоритеты

Во время обсуждения задач могут всплыть тонны деталей. Некоторые из них вспомнили, чтобы в очередной раз не забыть. А может и зря вспомнили. Люди при обсуждении могут переходить не от главного ко второстепенному, а от одной проблемы к другой, постепенно углубляясь в каждой из них от того, что понять легко к тому, что требует детального описания. Часть вопросов и задач были «на будущее», «про запас», «на десерт».
Приоритеты — это второй этап, уже после того, как все проблемы и наброски решений уже перечислены. Тут очень кстати окажется резюме переговоров или список задач. Отсортируй их в том приоритете, который согласовали на переговорах. В таком порядке и делай.

Уточнение деталей после встречи

Список задач не высечен из камня. Всегда можно повторить обсуждение, дописать новые детали и уточнить приоритеты.

— Я не могу вспомнить, что нужно было сделать по вопросу N
— У меня фотография схемы с доски нечёткая, давайте ещё раз нарисую, а вы проверите?
— Я что-то уже не помню (не успел включить диктофон, опоздал), с чего мы начали. Не могли бы вы повторить первые две задачи?
— Я в конце устал и потерял нить разговора (выходил по делам, отвечал на телефон, разрядилась батарея диктофона). Не могли бы вы повторить последние две задачи?

Вот все эти вопросы — они не смертельны!.. Более того, за такие вопросы я бы дал медаль «За смелость» или даже «За ответственность».

Нужно восстановить протокол обсуждения и резюме. Может быть придётся ещё раз собрать участников, а если не получается собраться — обсудить с каждым индивидуально. Решить проблему потерянных задач надо не позже чем сегодня-завтра, иначе детали забудутся.

Возможно, будет некоторый уровень раздражения со стороны коллег. Негатив можно сгладить, но это другие навыки. Главное для тебя — чтобы производственные задачи были решены. И в следующий раз всё-таки возьми ручку и бумагу, хорошо?

Мой личный опыт

Рабочий стол: диктофон, вторая камера, рукописные заметки в тетрадях и на листочках, много ручек и карандашей

Рабочий стол: диктофон, вторая камера, рукописные заметки в тетрадях и на листочках, много ручек и карандашей

  • Специально жду, пока мой собеседник найдёт ручку и бумагу, а потом прошу озвучить, что он написал. Новички ужасно смущаются и путаются, но я терпеливо отношусь к этому. Потому что сам был в их ситуации. Отговорки «Я запомню» на меня не действуют.
  • Была ситуация, что я понадеялся на диктофон, но запись получилась шумной (ниже в комментариях — ещё один пример). Это не повод для паники. Весь разговор восстановили по памяти, диктофон заменил на более качественный.
  • У меня есть внешний аккумулятор для экстренной подзарядки диктофона, две карты памяти (формат MicroSD, они крохотные, места много не занимают), также есть возможность включить диктофон на смартфоне (он не такой чувствительный, а также может выключиться во время входящего звонка — не очень надёжное решение).
  • Через каждые 15-20 минут останавливаю переговоры и проговариваю ещё раз резюме по текущему обсуждению — какие проблемы были обсуждены, какие вопросы возникли, какие решения были приняты. Это позволяет всем участникам, в том числе и мне, не отвлекаться от беседы.
  • Специально прошу одного из слушателей заниматься конспектированием обсуждения и составлением итогов с списком задач и слежу, чтобы он успевал всё внести и не потерять ни одной задачи.
  • Делаю фото со смартфона. Вот для чего мне пригодились встроенный в него много-мегапиксельный фотоаппарат, а не для фото моего кота и еды на инстаграмме.
  • Мой любимый скринкастер — HyperCam, а скриншоты я делаю через Monosnap и Gyazo
  • Во время переговоров я пользуюсь Google Docs и Evernote, потому что они позволяют совместно редактировать документ — если я что-то забыл, то другой участник допишет.
  • По окончании встречи вопросы и задачи вношу в Todoist и Trello. У этих сервисов удобные способы совместной работы, можно поделиться задачами с коллегами, чтобы решать совместно. Todoist также удобен в виде электронной записной книжки со смартфона и планшета, а ещё к задачам можно прикрепить фото с диска или камеры, аудиозаписи, документы Google и файлы из Dropbox.
  • Люблю мои тетради на пружинах, просто обожаю, всегда несколько на столе, и чистые, и уже значительно исписанные. При большом количестве записей делаю пометки хайлайтерами, загибаю углы на важных страницах и пользуюсь маленькими липкими закладками.

Противоположная сторона

Выше описано как фиксировать детали обсуждений, с точки зрения исполнителя или слушателя. Давай попробуем посмотреть на процесс обсуждения с другой стороны — со стороны постановщика задач или докладчика. Что бы ты изменил в процессе обсуждения, если бы был уверен, что твой собеседник забудет всё, о чём вы говорили?

Автор: copist

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля