Как убедить других отвечать на письма и стать универсальной емейл-машиной

Я пишу письмо, а мне не отвечают. Я пишу ещё одно, а в ответ молчание. Наконец, я пишу третье с текстом вроде «Чувак, а ты ещё заинтересован в нашем сотрудничестве?». Тут получаю ответ: «Жду не дождусь когда начнём работать, шли презентацию». Я стараюсь строить свою переписку по определённым принципам, чтобы сдвигать общение с мёртвой точки. В статье поделюсь некоторыми своими наработками, расскажу как задолбать молчунов полюбить милашек-адресатов, а они ответили взаимностью.


В каждой корпоративной культуре свои правила. Где-то вам будут отвечать хотя бы в тот же день или утром следующего дня, а в других ответ можно ждать неделями. Если вы, конечно, не приложите дополнительные усилия.

Используйте правило двух дней

Важно, чтобы про вас не забывали. И вы сами не забывали, что вам от кого-то что-то нужно. Попадаются товарищи, которые пишут, что им очень срочно нужен ответ и пропадают на месяц. Забавно, да? Чтобы самому не стать спящей красавицей — ставьте напоминания и пусть это войдет в привычку.

Каждое утро, как только загрузится рабочий ноутбук, я делаю аудит писем, на которые не получил ответ накануне. По каждому такому письму на через два рабочих дня ставлю напоминание в почтовом клиенте. Проходит пара дней, всплывает уведомление, я проверяю, что ответа до сих пор не было и пишу очередное письмо. И так повторяю еще один-два раза. Если ответа нет — звоню. Но ситуации бывают разные и иногда звоню уже после первого напоминания. Ит депендс, короче.

Станьте киборгом напоминаний

Каждый раз писать «К сожалению не получил от вас ответ и бла-бла-бла» откровенно задолбало. Почему бы не автоматизировать эту рутинную операцию? Оказывается, в каждой операционной системе есть автозамена или можно поставить специализированного Альфреда ^[1].

По работе веду переписку с двумя большими группами адресатов: коллегами и заказчиками. Я подготовил текст под автозамену для каждой группы. А под каждую итерацию своё напоминание. С ростом номера итерации повышаю градус текста. Начнём с коллег.

Если у вас есть коллеги, с которыми общаетесь более неформально — можно подготовить отдельные шаблоны.

Перейдём к заказчикам. Тут, разумеется, важно поддерживать более формальный тон. Считаю, что штука с автозаменой подходит больше для переписки с заказчиком. Коллеге в большинстве случаев всё-таки проще позвонить.

Итерации можно делать разными по времени. Например перед первой итерацией может пройти три дня, перед второй два дня, а перед третьей — один. Всё тоже очень зависит от ситуации и выбор интервалов для каждого человека лучше устанавливать свой.

Не допускайте наездов в письмах-напоминаниях. Не стоит писать «Это уже моё второе напоминание, но ответа от вас все нет». Лучше напишите как вам важно получить ответ и как это поможет вашему адресату.

Повышайте мотивацию адресата ответить вам

Я очень много раз раз сталкивался с отсутствием ответ из-за двух причин:
— адресат не понял зачем ему это письмо, какое он имеет к этому отношение и как он может помочь;
— в письме нет явного вопроса.

Эти моменты выясняются в процессе созвона через несколько дней после первого письма. Время — невосполнимы ресурс, поэтому всегда проверяйте ясность своего слога и наличие целевого действия для адресата в конце письма.

Пишите понятную тему письма и не манипулируйте

Письма с темой «Срочно!», «Решение вопроса», «Коммерческое предложение» и им подобные не имеют своего лица. Такую тему даже запомнить сложно. Я всегда указываю максимально информативную тему. Это потом поможет при звонке напомнить адресату о каком именно письме идёт речь.

Не пишите в конце письма «Спасибо заранее» или «Спасибо за быстрый ответ» — это манипуляция. Лучше напишите почему вам важно получить ответ как можно скорее.

Надеюсь, эти советы помогут повысить конверсию вашей переписке.

Расскажите о своих методах, уверен, что есть ещё более ядрёные способы поскорее получить ответ.

Автор: AntoniusFirst

Источник ^[2]