Поглотители времени и борьба с ними

в 13:36, , рубрики: gtd, автоматизация, бизнес, практические советы, предпринимательство, метки: , , ,

Оказывается, в нашей жизни, помимо бактерий, вирусов и других паразитов, существует еще такая зараза, как поглотители времени. Они бесцеремонно вторгаются в нашу жизнь и потребляют ценнейший ресурс — время. И если с крупными поглотителям мы хорошо знакомы: телевидение, компьютерные игры, праздное шатание по магазинам, то о мелких и даже микроскопических мы, возможно даже не подозреваем!

Поскольку это статья о бизнесе, я не буду рассказывать, как найти микроскопических поглотителей в нашей повседневной жизни — пускай это будет вашим домашним заданием. Я расскажу о том, как избавить от них ваш бизнес.

Основной ареал обитания поглотителей времени — это бизнес-процессы. И чем процесс менее уникален — тем больше в нем поглотителей. Первого поглотителя, которого я поймал и устранил в своей компании, мы шутливо обозвали жаловодством.

Жаловодство — распространенный поглотитель времени, наблюдается у практически любого сотрудника, работающего с ПК. Проявляется в бессмысленном просматривании клиентской базы, сайтов клиентов, списков, таблиц и прочего контента. Зачастую вызывает у сотрудника тотальную нехватку времени и депрессию.

Только представьте: среднестатистический менеджер в течение рабочего дня около 200 раз заглядывает в свою клиентскую базу, тратя 20-30 секунд минимум на поиск в ней нужной информации — это от 60-ти до 100 минут потраченного зря времени!

Бумага — это второй, но не менее опасный поглотитель. Она пожирает время сотрудника так же легко, как теряется стикер на вашем мониторе. Каждый день средний офисный сотрудник тратит 10-20 минут времени на написание служебных записок, около пяти минут на распечатку документов и еще 15 минут на поиск нужных бумаг в общей стопке. Мы нашли еще полчаса!

Отвлекалки есть в любом офисе. От них практически невозможно избавиться — помогут только прививки. Отвлекалки — это забавные распечатки интернет-юмора, висящие на стенах приказы, планы, рисуночки, фоточки, стоящие на столах бегемотики, котята, наклеечки на мониторе и прочая ерунда, на которой мы можем задержать свой взгляд, даже рыбки и мини-юбки! Посчитать потраченное на них время за день сложно — для этого нужно поставить eye-tracker и наблюдать за перемещением зрачков.

Осмелюсь предположить, что на разглядывание ерунды уходит 10-15 минут в день.

Крошки появляются, когда сотрудники едят на рабочем месте. Сейчас я говорю не о контейнерах с едой, которые можно увидеть во время обеденного перерыва, а о различных печенюшках, кофе-брейках, сухариках, орешках и жевательных резинках, которые так часто можно найти в столе у своих коллег. Когда человек жует — он не думает, он не может общаться с клиентом, его руки заняты едой, а не работой. В моем офисе хомячить что-либо в рабочее время запрещено под страхом страшных казней и расстрелов, а время перерывов строго нормировано, чего и вам советую.

Мы подбираемся к самым микроскопическим поглотителям времени, отследить которых далеко не простая задача.

Висяки — это вид поглотителей времени, который возникает в следствие нехватки Интернет-канала и производительности компьютера, а также из-за различного ПО, которое перегружает компьютер — например, антивирусов. Пользователь ПК каждый день совершает около 6000 операций, каждая из которых занимает примерно полсекунды. В итоге мы получаем 50 минут времени, которое съедает офисный компьютер. Увеличив производительность системы, например в 2 раза — мы сбережем для сотрудника еще 25 минут времени.

Неумейки. Многие сотрудники просто не умеют пользоваться быстрыми клавишами, не знают многих простых и удобных функций Excell, Word и других приложений, с которыми они работают, теряя драгоценные минуты на перетаскивание иконок и клики мышью.

Набор номера — не самый очевидный, но очень актуальный поглотитель времени для отделов, которые совершают большое количество телефонных звонков. На каждом наборе номера можно сэкономить около пяти секунд времени — правильно настроив офисную АТС или просто заменив клавишный телефон программным, а аналоговую линию VoIP-телефонией. Пять секунд, помноженные на двести звонков в день дают нам еще 15 минут.

Это далеко не все поглотители времени, и я буду рад, если вы напишете мне о тех паразитах, которых вы нашли в своей компании. Но сначала давайте подведем итоги. Грубо просуммировав полученные цифры мы с вами получаем возможность сэкономить своим сотрудникам каждый день около 150 минут рабочего времени, которое будет потрачено на полезные действия.

Стоит ли обращать внимание на поглотителей решайте сами, но 150 минут в день, помноженные на 20 рабочих дней, помноженные на средних 10 сотрудников со средней зарплатой в 20 тыс./мес дают нам 62 500 рублей в месяц чистых потерь на заработной плате. А сколько денег теряет ваш бизнес в целом?

Любой поглотитель легко устраняется с помощью современных технических средств, автоматизации или простого пересмотра бизнес-процессов организации, упразднения атавизмов, прижившихся в бизнесе. А борьба с ними — это ключ к существенному повышению рентабельности бизнеса, а значит — важная задача для любого предпринимателя.

Автор: thejuice

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля