Как делать презентации, или почему не все взлетает? Часть 1

в 6:57, , рубрики: Блог компании Microsoft, выступление, Презентации, презентация, метки: ,

В силу своей работы и в целом из любви к исскуству, а также из наличествующего большого желания делиться с окружающими полезной информацией мне довольно часто приходится выступать с докладами перед почтенной публикой на самых разнообразных, как правило, айтишных конференциях. Не все из моих выступлений удачные, что-то получается лучше, что-то хуже. Как бы там ни было за несколько лет практики накопился некоторый опыт, которым захотелось поделиться, в связи с чем 12 апреля и был проведен одноименный вебинар, запись которого можно посмотреть на techdays.ru.

blogging xkcd

Подумав (не очень долго), я решил, что было бы также неплохо поделиться своими мыслями в текстовом формате: тут можно и конкретизировать, и лучше по полочкам разложить, да и читать многим сподручнее.

Про подготовку и создание презентаций (тут я имею в виду как сценическое действо, так и физический, обычно, цифровой объект творчества) написано много — и я в конце приведу ссылки на несколько книг, которые мне показались интересными в контексте обсуждаемой темы. В своей статье я сконцентрируюсь на двух вещах:

  • подготовке истории, лежащей в основе презентации, и далее проработке ее структуры,
  • некоторым аспектам и техническим нюансам, которые я нахожу полезными с практической точки зрения при непосредственном создании презентации (слайдов).

Зачем вообще нужно делать презентации?

Первое, чем надо озадачиться, звучит примерно так: «какого черта мне вообще нужно что-то делать?» Конечно, в зависимости от контекста формулировка может меняться: начиная с банального «на кой?» или «оно мне надо?» и заканчивая меркантильным «что я от этого получу?». И задать себе подобный вопрос обязательно нужно. Честно.

Чтобы было проще найти ответ, вот вам небольшая подсказка: если вы не отъявленный бездельник, которому просто хочется потрепать языком, тем самым удовлетворив свою физиологическую и ментальную потребность, то ключевое слово для вас — «sharing».

Sharing — это обмен, дележка, добровольное перетекание флюидов и потоков информации из одного места в другое. Как правило, насыщающей мотивацией доклада является тот факт, что вам нужно или вы хотите чем-то с кем-то поделиться.

Как вариант: вам нужно что-то рассказать, потому что в ваши должностные обязанности входит составление планов и отчетов, или, скажем, без защиты дипломной работы вам отказываются выдать диплом. Вам хочется что-то рассказать, чтобы кого-то в чем-то убедить или заставить слушателей смотреть по-другому на какие-то вещи.

sharing

Между эти двумя вопросам («почему?» и «чтобы что?») есть тонкая разница. Первый скорее касается вводных, побуждающих и обязательствующих факторов («поделиться, потому что...»), второй — скорее мотивирующих и проектируемых на будущее («поделиться, чтобы...»). На практике часто актуальны оба, однако, превалирование одного или другого также оказывается важным, так как может предопределять формат выступления и накладываемые ограничения.

why to share

Например, отчет на научной конференции или защита дипломной работы, как правило, предполагают довольно строгий формат изложения и соответствующую структуру доклада и презентации, начиная с постановки задачи и заканчивая выводами и дальнейшими планами. Выступление перед инвесторами с презентацией по заданному шаблону как бюрократическая процедура также может предполагать весьма конкретные блоки в рассказе, причем обычно без котяток и прочих шалостей.

С другой стороны, если вы делитесь опытом в неформальном кругу близких друзей или выступаете перед коллегами на индустриальной it-конференции, где вы можете позволить себе вольности или вам, что называется, надо работать с аудиторией, то ваше пространство для маневров значительно расширяется. Это может быть и просто беседа с зарисовками на салфетках, и махание руками без слайдов. И тут иногда можно немного побезобразничать, конечно, в рамках приличия :)

Поэтому, повторю, готовясь к докладу, важно ответить себе на два вопроса: почему вам нужно поделиться информацией и чего вы хотите этим добиться. В принципе, думать над ними можно в рамках дихотомии: что вы потеряете, оставив сокровенное при себе, и что вы приобретете, неся свет мысли в массы.

Про цели

Теперь, когда вы знаете ответы на оба вопроса, вы готовы сформулировать цель вашего выступления. На мой взгляд, такая цель обязательно должна содержать выхлоп — некоторый результат, проецируемый на будущее ваших слушателей.

goal

Представьте себе, что прямая линия в центре на картинке выше — это отрезок вашей жизненной линий. В какой-то момент (левая точка) вы рассказываете свой доклад: тут ваша жизненная линия пересекается с линиями всех ваших слушателей. Далее презентация закончится и ваши линии разбегутся в разные стороны.

Цель, которую вы формулируете для вашей презентации должна касаться того, как жизненные линии слушателей или ваша собственная будут вести себя в будущем. Например, своим выступлением вы можете провоцировать их пересечения — будь это продажи, совместные проекты, другие мероприятия или просто новые полезные контакты, на которые вы подпишитесь в твиттере :) С кем-то из слушателей, возможно,
вы никогда в жизни больше напрямую не пересечетесь, но ваше выступление может повлиять на их модели поведения, образ мышления и отношение к тем или иным объектам и обстоятельствам — например, имиджу компании или событиям в обществе. Или, еще полезный выхлоп: измениться может ваша собственная линия — как результат обратной связи во время или после доклада.

Конкретизация изменения в будущем вашей или внешних жизненых линий и есть цель вашего перформанса.

outcome

Полезная модель для формулировки цели — поиск ответа в виде 5W+H: кто, что, когда, где, почему и как. На кого вы собираетесь влиять? Что в их линиях вы хотите изменить? Когда и где эти изменения должны произойти? Почему ваши «кто» будут менять свои линии и как именно они это будут делать?

Конечно, на практике, это может оказать слишком сложным упражнением (у вас, наверняка, уже давно чешутся ручки и открыт PowerPoint с первым слайдом?). Поэтому не усердствуйте слишком много в казуистике ответов на странные вопросы. Простое «я хочу поделиться своим опытом, чтобы слушатели не делали моих ошибок и стали лучше относиться к нашей компании, думая о ней как о прогрессивной it-компании» — уже звучит вполне убедительно.

Как готовить презентацию?

Имея в голове цель, самое время перейти к подготовке презентации. Хм. Думаю, пора закрыть ваш PowerPoint и отложить его на несколько дней. Подготовка презентации — длительный и мучительный процесс, который может тянуться днями и даже неделями. Конечно, если у вас есть столько времени. На практике бывает и так, что вам нужно делать презентацию «завтра», тогда весь этот процесс скукоживается до нескольких часов, что есть не очень хорошо, если только вы не знаете заранее, что именно вы будете рассказывать, кому и зачем.

Надо сказать, что последнее — вполне традиционный сценарий в жизни евангелиста, которому необходимо одну и ту же мысль доносить в разных похожих аудиториях. В таких ситуациях, как правило, достаточно освежить память и причесать презентацию, с учетом контекста обновив отдельные слайды и актуализировав информацию. Как правило, это означает, что подготовительная работа серийных выступлений проведена раньше — и она не сильно отличается от всего того, о чем я буду рассказывать далее.

Итак, вам нужно подготовить уникальное или серийное выступление. Что делать? Готовиться!

1. Поместите себя в суп

Первым делом нужно погрузить себя в тематику планируемого выступления, повариться в теме, порассуждать на разные связанные темы, пообщаться с коллегами, пособирать информацию, по… поделать что-нибудь.

Отвлекайтесь, перепрыгивайте свободно на связанные темы, ищите параллели.

Ваша задача — дать затравку вашему мозгу, побудить его начать думать о выступлении и о том, что конкретно вы будете рассказывать.

2. Добавляйте специи и дрова

Время от времени важно добавлять специи в суп и дрова в огонь. Ищите вкусные детали, просматривайте потенциально интересные материалы, продолжая «накачивать» свой мозг темой выступления. Это все укрепляет связи между вашими нейронами и позволяет мозгу все четче и четче «видеть» пространство для выступления: как целиком всю картину, так и отдельные яркие штрихи будущей истории.

Пока вы перелопачиваете горы информации или просто что-то изучайте, возможно, связанное с вашей темой, но, кстати, не обязательно — делайте заметки, записывайте все, что может потом пригодиться.

Например, когда я готовился к выступлению на конференции «Тостер» с рассказом про эволюцию веба, так получилось, что параллельно я читал несколько книг про эволюцию живой природы (в частности, «Паразиты. Тайный мир» Карла Циммера), что в общем-то хорошо пересекалось с темой планируемого доклада. Чем больше я погружался в оба направления, тем больше я видел интересных аналогий, которые можно было провести между эволюцией различных тварей и эволюцией веба.

Все такие интересности и вкусности заносились в блокнотик и отмечались закладками в книге:

notes on evolution

Позже отдельные находки удачно вплелись в доклад:
slides on evolution

На этом этапе также важно отдавать себе отчет, когда процесс варки должен закончиться и будет пора приступать к следующим шагам. Если время есть, можно вариться. Если остается несколько дней (до выступления, отправки слайдов или любой другой важной контрольной отметки), нужно закругляться.

3. Говорите

Следующий важный шаг — начать говорить на тему своей презентации, проговаривать как отдельные куски, так и пытаться рассказать целиком все то, что вы хотите донести до аудитории. Причем ключевая задача не научиться выступать, например, проделывая это упражнение перед зеркалом, а облечь в вербальную форму все то, что крутится в вашей голове. Выстроить в словесной форме логические связи, переходы, вопросы и обращения к аудитории.

Говорите!

Делайте это сами с собой наедине. Обсуждайте отдельные детали с коллегами, друзьями, знакомыми. Заставьте ваш мозг думать на тему вышего выступления. Чем больше вы это делаете, тем свободнее будет речь и поток мысли и, кстати, тем проще вам будет отвечать на вопросы зрителей. Укрепляйте связи между нейронами вашего мозга :)

Важный момент в «говорении» заключается в том, что, проходя через эту процедуру, вы можете на практике (своем собственном опыте) увидеть и услышать проблемные точки:

  • блокеры, в которых вы не знаете, что сказать или как сформулировать мысль;
  • зацикливания, в которых ваша мысль начинает повторяться, и вы крутитесь вокруг одной и той же идеи и не можете перепрыгнуть дальше;
  • поглотители времени, в которых вы начинаете говорить очень много и углубляетесь слишком сильно в детали.

Отмечайте для себя все такие моменты. Упрощайте речь и четче формулируйте мысли.

4. Нарисуйте структуру

Теперь, когда у вас в голове более-менее сложилась структура рассказа, попробуйте зафиксировать ее. Я обычно использую простые списки или интеллект-карты (mindmap), либо другие схематичные композиции. В качестве носителя подойдет и обычный блокнот или лист бумаги, и маркерная доска, и просто любое приложение с соответствующим функционалом, которое не будет вас отвлекать на дополнительные действия.

Например, когда я готовился к проведению мастер-класса по дизайну для Windows Phone в какой-то момент в моем блокноте появился вот такой список:

notes master-class

Здесь важно отметить ключевые темы, отсортировать, расставить приоритеты, выстроить порядок изложения и… прикинуть тайминг. В примере выше у меня было 3,5ч на мастер-класс, что можно было условно разделить на 21 слот по 10 минут (3,5ч = 210 минут), соответственно, нужно было оставить примерно 21 мини-тему.

В итоге это также отразилось и на итоговой презентации, сопровождающей мероприятие:
slides master-class

Еще пример: когда я готовился к докладу на UserExperience'11, имея уже в голове фрагментарную картину (в том числе в силу того, что ранее мне приходилось выступать с докладами и писать статьи на схожие темы), я выписал в блокноте ключевые темы, которые довольно быстро трансформировались в принцип 5А (Accessible, Adaptive, Agile, Async, Attractive):

notes sailing-with-html5

На последующих этапах оставалось это воплотить в презентации и выступить с докладом:

slides sailing-with-html5

А вот как выглядела интеллект-карта этой статьи и соответствующего вебинара:

mm magic

Так что: говорите и рисуйте.

5. Повторяйте

Фиксация и развитие — взаимосвязанные и поддерживающие друг друга процессы. Часто бывает трудно сходу рассказать все содержание доклада или хотя бы целиком представить его в голове. В этом смысле, фиксация на бумаге (или другом носителе) является отличным инструментом для развития мысли, так как позволяет наглядно отобразить ключевые точки рассказа. Такие опорные фразы и понятия позволяют также держать фокус и не отвлеваться очень сильно от основного изложения.

Поэтому на практике можно двигаться итерационно: подумать-поговорить на тему доклада, зафиксировать. Попробовать еще поговорить с учетом зафиксированного плана — посмотреть, что получается. Далее расширить, углубить, внести коррективы или переписать все полностью с нуля. Повторять цикл до нужной готовности.

Время от времени можно также возвращаться ко второму шагу: отвлекаться на время, расширять кругозор, искать дополнительные детали и дать мозгу возможность продолжить думать над темой в пассивном режиме.

Двигаемся дальше!

Что важно помнить о структуре и композиции?

Если вы интересовались ранее теорией (рекомендациями) по созданию презентаций, вы наверняка встречались с такой схемой:

1-7-7 rule

Возможно, вы встречали ее в какой-нибудь другой вариации. Например, вам могли рассказывать про 5 буллетов, минимальный размер текста и какие-нибудь другие «важные» параметры.

Моя практика показывает, что все это полезно только на первых этапах, когда у вас мало опыта, так как позволяет избежать совсем уж детских глупостей и ошибок. Однако далее, если у вас есть голова на плечах и вы не лишены здравомыслия, забудьте:

no 1-7-7 rule

Правда заключается в том, что нет одного единого и универсального подхода на все случаи жизни, подходящего для всех типов презентаций. Его просто нет. Поэтому единственное, что может вас спасти — это логика, здравый смысл и чувство вкуса, подкрепленные опытом.

А вот если что и есть, так это некоторые общие советы и понимание некоторых важных аспектов функционирования живого мозга. Немного об этом и поговорим.

Композиция

В любом произведении (книга, кино, опера и т.п.) есть некоторая композиция — структура построения повествования, ведущего зрителя от начала и до конца истории, поддерживающая в нем интерес и направляющая к ключевым идеям, которые хотел донести автор (композитор, писатель, режиссер и т.д.).

Классическая схема выглядит так:

structure

В произведении можно условно выделить несколько актов, описывающих введение в ситуацию, ее развитие вплоть до ключевого действа и завершение истории. В ходе своего путешествия герой проходит через ряд выжных этапов, встречает вызовы, переживает трансформации и в конце концов побеждает:

hero's journey path

Конечно, на практике конкретная схема одного рассказа всегда будет отличаться от схемы другого. Будет разный сюжет, разный тайминг и разные пропорции. Где-то вы будете делиться горьким опытом, а где-то удачными решениями. В одних случаях вы в течение всего рассказа будете рассказывать одну конкретную историю, а в других много маленьких, связанных некоторой общей идеей.

Вообще, надо отметить, на схему композиции можно смотреть по-разному, отмечая для себя отдельные важные нюансы:
views

Во-первых, оказывается важным «подвешивать» историю на некоторые якоря (крючки), которые будут поддерживать изложение и помогать зрителю ориентироваться в том, что происходит, и отслеживать динамику развития. Это опорные точки, устанавливающие контекст. На практике, например, они могут быть отсылками-напоминанием того, что было рассказано ранее и какую роль в связи с этим играет то, что вы собираетесь рассказать сейчас. Это также может быть некоторая сквозная линия, пронизывающая ваши отвлеченные рассуждения.

Например, когда я делал доклад на Software People про разработку под Windows 8, такими опорными точками были как визуальное разделение на 5 частей («5 основных моментов, о которых вам надо помнить»), так и сквозная тема «кто вам нужен в команду»:

win8

Во-вторых, чтобы история развивалась по направлению к основной мысли вашего рассказа (кульминации повествования), необходимо периодически толкать зрителя наверх. Это могут быть как подкрепляющие промежуточные идеи истории (например, в докладе про эволюцию веба, о котором я рассказывал выше, такими историями были аналогии с эволюцией живой природы), так и некоторые точки привлечения внимания (аттракторы), концентрирующие интерес зрителей перед следующим скачком.

В-третьих, ваш рассказ может требовать определенной последовательности изложения, постепенно вводящей слушателя в курс дела. У вас появятся фундамент, в котором вы можете обозначить отправную точку, возникающие проблемы, с которыми необходимо справиться, пути решения, как альтернативы, стоящие перед героем, выбор и разрешение истории, как кульминация. Этакая пирамида, в которой каждый последующий слой опирается на предыдущий.

Смешивание тем

Еще одним важным моментом является переплетение историй, когда у вас есть параллельные сюжетные линии, либо вам нужно в ходе рассказа переплести разные проявления какой-то ключевой темы или разные типы контента (например, картинки, видео, демонстрации и т.п.).

spiral

В этом случае можно рассматривать линию вашего рассказа как спираль, последовательно проходящую через все темы, подлежащие сплетению в одну иторию. При таком подходе вы можете как четко отслеживать развитие истории, так и убедиться, что не пропускаете вставку важных связанных идей.

Например, готовя ключевой доклад-открытие для HTML5Camp:

html5camp slides

мы в голове держали такую схему. Основная история крутилась вокруг эволюции веба и противопоставления веб-приложений и нативных приложений, подводя к выводу о постепенному размытию границы между этими понятиями. Ключевыми темами при этом были: развитие веба, веб-стандарты и Internet Explorer + инструменты разработки.

html5camp spiral

Рассказ начинался с эволюции веба, переходил к эволюции веб-стандартов, далее проекции на цикл развития Internet Explorer. Второй цикл начинался с противопоставления веба и нативной разработки, переходил к вызовам в вебе и способами решения стоящих проблем, проецируясь на возможности, поддерживаемые IE и необходимыми инструментами разработки. Третий цикл говорил о трендах в IT-индустрии и их пересечениях с вебом, переходил к важности стандартизации и заканчивался инвестициями в IE, в том числе в мобильной версии. Завершающий четвертый цикл описывал саму конференцию: от разных тем и разных докладчиках к напоминанию о последующей конференции DevCon'12.

В целом, у нашего keynote была более-менее классическая структура, хотя, возможно, это и не очевидно сразу из описания выше. Постепенно переходя от одной темы к другой, в том числе в ходе демонстраций развивалась идея о том, что сегодняшний веб все большое по возможностям догоняет десктоп. Кульминация истории приходилась на конец второго цикла, когда, подводя итог поискам ответов, Александр Ложечкин говорил о том, что веб-технологии и браузер не просто догоняют, но и вполне становятся платформой для нативной разработки, намекая на Windows 8. Далее следовали два коротких завершающих цикла.

Ваша структура может отличаться от классики. Например, вы можете инвертировать изложение, начав с результата и далее рассказывая о том, как и почему вы к нему пришли. Каким бы ни было важе изложение, самое важное — это чтобы структура была в принципе:

structure

И еще про время

Я уже упоминал про 10 минут, когда рассказывал про подготовку мастер-класса по Windows Phone. Возможно, вы успели озадачиться, с чем связана такая цифра? Так вот, наш мозг
устает, когда в него пихают одно и тоже:

brain

Поэтому время от времени необходимо привлекать внимание аудитории, сменяя тему, контекст, рассказывая истории, переходя от слов к демонстрации, видео и т.д.

Отсюда важный вывод: необходимо не просто выстроить структуру рассказа, но и побить ее на части около 10 минут или меньше, каждая из которых будет «заново» завоевывать внимание аудитории. Конечно, если только ваш рассказ длится более 10 минут.

Как известно, одну и ту же мысль, можно донести:

  • одним твитом,
  • коротким минутным «элеватор-питчем»,
  • за 5 минут, как это делается в Ignite Show,
  • за 20 минут, как это делается в TED,
  • за 30 минут, 45, час, два...
  • и т.д.

Ваша мысль может оказаться достаточно хорошо масштабируемой во времени, однако, ее восприятие аудиторией может начать страдать просто в силу особенностей восприятия информации человеком. Поэтому, как только вы перепрыгиваете через порог в 10-15 минут монотонного рассказа, ваш зритель начинает засыпать — и его надо будить. В этом смысле, не забудьте на схеме вашего доклада особенно отметить те точки, где вы будете фокусировать внимание аудитории, и убедиться, что их достаточно для поддержания интереса.

Наконец, прежде чем мы таки перейдем (во второй части) к PowerPoint и составлению презентаций, не могу не напомнить пирамиду Сета Година:

pyramid

История важнее слайдов. Да. Если у вас нет единой истории и нет структуры, это плохо. Конечно, вы просто можете травить анекдоты, но это, наверное, не то, ради чего пришли ваши зрители. В лучшем случае они запомнят несколько удачных шуток. Если вы рассказываете слишком много и распыляетесь, это плохо. Никто не запомнит главного. Если вы забываете привлекать внимание аудитории, все просто уснут.

Автор: kichik

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля