Упрощаем документооборот с Therefore

в 14:55, , рубрики: B2B, Canon, Canon b2b, Canon для бизнеса, dynamics, Microsoft Dnamics, sap, Блог компании Canon для бизнеса, Делопроизводство, документооборот, Менеджмент Документооборота, оборудование для бизнеса, периферия, привет читающим тэги, Программное обеспечение, Программное Обеспечение Для Бизнеса, Системы Управления Предриятием, Софт

Нас часто спрашивают, в том числе и здесь на Geektimes, работает ли компания Canon в эпоху внедрения цифровых технологий в бизнес-процессы над продуктами по автоматизации и управлению документооборотом.

Упрощаем документооборот с Therefore - 1

Если коротко, то да, разумеется. Занимая значительную часть рынка устройств печати и обработки документов, мы понимаем, что всё больше наших клиентов интересуются продвинутыми системами управления документооборотом или задумываются о частичном переходе на цифровой формат. Поэтому уже больше 10 лет мы работаем над корпоративными решениями по работе с документами, одним из которых является Therefore. О нём и пойдёт речь в нашем сегодняшнем посте.

Ситуацию с управлением документооборотом в российских компаниях можно охарактеризовать как неравномерную. Если компании новой формации стремятся к «цифре», то более консервативные игроки рынка зачастую могут «утопать» в болоте договоров и прочих документов. Коллеги даже подсчитали — в среднем офисные сотрудники таких организаций тратят на поиск информации на корпоративных ресурсах до 50 минут в день.

В свое время наши разработчики пришли к идее создания собственной системы документ-менеджмента. Результатом их работы стало Therefore — интеграционное решение, предназначенное для хранения, управления, автоматизации и аналитики документации компании. Оно представляет собой комбинацию, состоящую из сервера обработки, (при необходимости) подключенных к нему аппаратных устройств и специализированного ПО, а также дополнений к уже существующим фирменным и сторонним решениям.

Как это работает?

Если постараться охарактеризовать принцип работы Therefore одним предложением, то может получиться следующая схема: поступающая информация с различных источников (сканеров, сетевых папок, ящиков электронной почты, внешних систем) обрабатывается посредством программных модулей Therefore, далее поступает на центральный сервер системы, где к ней применяются соответствующие правила автоматизации, происходит интеграция данных в сторонние приложения (включая глубокую интеграцию с SAP и Dynamics NAV) и документ, наконец, занимает свое место в иерархии документов организации.

Для того, чтобы принцип работы был ещё более понятным, приведём пример: клиент в автосалоне покупает новый автомобиль. Для завершения сделки нужно, чтобы определенные документы попали в общую базу компании. Представим, что это будет копия договора, а также квитанция об оплате первого взноса. Скан-копию договора снимает менеджер прямо в салоне и для того, чтобы они были занесены в систему, ему достаточно выбрать соответствующее меню на экране его МФУ (Therefore уже интегрирована в меню управления устройством), после чего система сама распознаёт номер договора и остальные необходимые поля и отправляет документ на сервер. Дальше согласно заведенному правилу документ может быть отправлен в юридический отдел или в бухгалтерию для выставления счёта. При этом менеджер, который заключал договор (если это потребуется) будет видеть всю цепочку и точно знать, где сейчас находится этот документ. После выставления счёта и его оплаты, предположим, что квитанция об оплате приходит на электронную почту автосалона. Она также автоматически обрабатывается Therefore и благодаря распознаванию отдельных полей автоматически прикрепляется к уже созданному проекту. После проверки во всех необходимых инстанциях, данные могут быть направлены в систему управления предприятием (например, Dynamics NAV) для последующих процедур заказа, доставки и отгрузки автомобиля), а первоначальные документы будут сохранены в соответствующей директории на сервере. Туда же будут кропотливо складироваться и все остальные документы, связанные с данным проектом.

Важно отметить, что системные администраторы могут устанавливать множество параметров: создавать карту движения документа как для всей документации, так и для отдельных документов, указывать места их хранения, раздавать права доступа по типу и содержащейся в документе информации и многое другое.

Для тех, кто связан с системами управления документооборота или управления предприятием, Therefore, возможно, не станет откровением. Однако у него есть весомое преимущество — это единый цельный продукт, выбирая который ваши специалисты избавят себя от трудностей настройки отдельных компонентов от различных производителей и последующего согласования их работы.

Из чего состоит Therefore?

Therefore — это вовсе не громоздкий корпоративный монстр, а легко масштабируемая архитектура. Внедрение продукта в рабочую среду организации обычно занимает не больше недели.

В основе решения стоит центральный сервер, на плечи которого ложится весь процесс обработки и менеджмента документов организации. Он также отвечает за временное хранение всей поступившей документации.

По сути сервер Therefore — это транспортный хаб, через который проходит весь траффик документов компании. К серверу могут быть подключены сканеры и МФУ, компьютеры сотрудников, почтовый сервер и доступ через веб-интерфейс с одной стороны и центральный сервер, а также системы управления предприятием — с другой.

Упрощаем документооборот с Therefore - 2

Для ввода и управления информацией в Therefore предусмотрен ряд программных компонентов. Например, предусмотрена отдельная надстройка для современных сканирующих устройств с терминалом ввода, которая позволяет не только внести сканируемый документ в систему, но и задать дополнительные параметры его внутреннего перемещения.

Кроме того, оцифровать рабочий документ можно при помощи небольшого приложения Therefore Capture Client, который работает с клиентского ПК непосредственно в связке с документ-сканером. Также с его помощью можно импортировать документы с носителей информации или классифицировать и индексировать документы, уже сохраненные в Therefore. Как и в надстройке, здесь поддерживается распознавание штрих-кодов и OCR для индексации и разделения пакетов документов.

Для быстрой обработки информации также предусмотрены пару процессоров документов — Therefore Document Loader и Therefore Content Connector. Первый позволяет загрузить в систему большие объемы документов, в то время как второй — обрабатывать информацию из всевозможных источников, в том числе из различных ERP или CRM-систем. Для этого нужно лишь указать системе папку для постоянного автоматического анализа. Он также может анализировать папки почтового клиента и загружать всю соответствующую заранее установленным правилам информацию.

Вдобавок к этому, существует возможность интеграции Therefore с Microsoft Outlook и Exchange. Пользователи могут самостоятельно выгружать документы из входящей корреспонденции посредством нажатия одной кнопки в интерфейсе Outlook. Или же вложенные документы будут автоматически (согласно определенным правилам) добавляться в экосистему Therefore непосредственно с почтового сервера.

Здесь стоит на секунду прерваться и пояснить важный нюанс: для того, чтобы документы тщательно индексировались в системе и могли быть быстро найдены, Therefore архивирует все входящие документы в специальный THEX-контейнер, содержащий в себе не только исходный файл, но и обширные метаданные в XML формате, ссылки на внешние файлы и цифровую подпись.

Управлять же файлами в системе можно как при помощи менеджера Therefore Navigator, так и используя стандартный интерфейс Windows — система может быть с легкостью интегрирована в него. Therefore Navigator, впрочем, имеет более продвинутые возможности — с его использованием можно также управлять задачами в процессах документооборота.

Средство просмотра и редактирования Therefore Viewer (являющееся частью Therefore Navigator) позволяет отображать содержимое до 250 форматов документов (не требуя наличия родной программы, к примеру, даже AutoCAD) и добавлять к ним примечания. Кроме того, с помощью Viewer можно создавать новые версии документа, редактировать индексные поля и просматривать предыдущие версии.

Для того, чтобы соответствовать духу времени, в Therefore предусмотрено управление документами посредством веб-интерфейса с SSL-шифрованием, а также мобильные приложения для iOS, Android и Windows.

Для бизнеса, который работает в сфере электронной коммерции, впрочем, и для другой сферы, где требуется возможность внесения данных через форму на сайте / корпоративном портале или чтения официальной документации у Therefore есть встраиваемое решение Therefore Portal.

Ещё один важный момент, который предусмотрели разработчики Therefore — удобство выстраивания рабочего процесса и документооборота. Вместо множества меню и настроек, ответственный менеджер может просто нарисовать дерево процесса, перетащить необходимые элементы на карту (это могут быть сценарии, задачи, сотрудники и многое другое) и конкретизировать правила для каждого из промежуточных этапов.

Интеграция

Помимо уже упомянутой выше интеграции с Microsoft Office и Outlook / Exchange, Therefore имеет довольно внушительный список компонентов и решений сторонних разработчиков, с которыми он может взаимодействовать. Расскажем о наиболее важных из них.

Во-первых, это Microsoft Sharepoint, позволяющий хранить всю документацию корпоративного портала организации в инфраструктуре Therefore.

Во-вторых, стоит отметить интеграцию с сервисом аналитики Power BI, который позволяет выводить все необходимые данные из экосистемы в виде наглядной графики в режиме реального времени. Кроме того, вы также можете создавать любые отчеты по вашей деятельности благодаря поддержке SQL Server Reporting Services.

Последним и наиболее важным компонентом для сервисов Microsoft является коннектор для системы управления предприятием Dynamics NAV 2013. Он позволяет использовать эти две системы одновременно и пользоваться преимуществами каждой: все документы Therefore будут внедрены в структуру Dynamics, в свою очередь корпоративная информация последней будет сохраняться в архиве нашего фирменного решения.

Продолжая тему СУП, важно упомянуть о ещё одном коннекторе, который позволяет обмениваться данными с SAP NetWeaver. Разработка основана на ArchiveLink и сертифицирована SAP, благодаря чему обмен данными будет столь же эффективен, как и в случае с Dynamics NAV.

Тесная интеграция позволяет сохранять в Therefore входящие бумажные и электронные документы непосредственно из интерфейса пользователя SAP. При этом все компоненты нашего фирменного решения будут поддерживать функции распознавания штрих-кодов SAP и полностью встроены в сценарии хранилища SAP. Therefore может получать индексы документов напрямую из процессов SAP.

Все документы в экосистеме Therefore могут быть подписаны электронной подписью благодаря интеграции с одним из ключевых игроков рынка, компанией DocuSign.

Кстати, о надежности и безопасности данных

Если документ защищён электронной подписью, то, пока он находится в экосистеме Therefore, аутентификация и проверка подлинности будет производиться каждый раз, когда к документу обращаются. Это касается как электронных подписей, которые были внесены непосредственно в системе, так и тех, для которых использовалось стороннее ПО.

Наши стандарты безопасности постоянно тестируются на соответствие принятым в индустрии нормам OWASP, NIST и OSSTMM. Каждое подключение, будь то внутреннее или внешнее (посредством приложения или через веб-интерфейс) защищено и требует авторизации.

Вместо заключения

Это далеко не вся информация о Therefore. Если вы хотите узнать больше, пожалуйста напишите нам в личные сообщения. Также, вы можете посетить официальный сайт продукта и канал на YouTube.

Спасибо за внимание!

Автор: Миша Алексеев

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля