- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Что самое нужное в критический момент, например, когда ты собрался идти на тренировку, а у тебя спрашивают Word версию файла договора по проекту 2012 года с фирмой Васи Пупкина? Правильно – этот самый Word файл.
Мы разрослись — ну, не Мы конкретно, а фирма в головном офисе, где я работаю: личным помощником Шефа, IT менеджером, системным администратором (только, что на баяне не играю), тут вам и юридическая компания, и пара ресторанов, и строительная компания, и железнодорожные грузоперевозки.
Соответственно начались проблемы с обменом файлами между головным офисом и дочерними фирмами, и чтобы экономить время себе любимому (лень тот еще двигатель прогресса), я решил внедрить общий документооборот, и не просто документооборот, а что бы огого!
Поискав и почитав статьи "Большое файловое хранилище для маленькой такой компании [1]" и "Идеальное хранилище документов [2]", я понял, что простого решения нет…
А ведь мне хотелось бы чего-нибудь:
В общем, если бы я озвучивал все свои хотелки, я бы задохнулся… Не буду лукавить, в Головном офисе у меня был развернут документооборот, но он стоил нехилых денег, и удовлетворял всего одному требованию – Удобство, но как шаблон основной идеи он у меня был перед глазами.
Итого платформу выбрал SharePoint 2013 Foundation:
А вот остальные хотелки я собирался закрыть:
Так же нужно было закрыть недостатки платформы SharePoint:
И общие вопросы документооборота: у каждого департамента свои задачи, файлы и типы документов, иногда нужно залезть в документы соседнего департамента и быстро там найти нужное.
«Если бы губы Никанора Ивановича да приставить к носу Ивана Кузьмича...»
*- Из пьесы «Женитьба» Н. В. Гоголя (1809—1852), слова невесты Агафьи Тихоновны
В общем, понимая всю кухню нашей совместной работы, мне не пришлось описывать бизнес-процессы организации, и я принялся за дело.
Проблему хранения файлов SharePoint — решить автоматически создаваемой иерархией папок на основе фиксированных списков, что сразу добавляло атрибутов к документу для дальнейшего поиска — и в этот момент случилось практически чудо. Оказалось, что для всех департаментов, филиалов, дочерних фирм подходит трехуровневая структура хранения файлов, если представить работу департамента как работу над проектами.
Получается такая каталожная структура:
На SharePoint это выглядело так:
При этом каждый проект/подпроект/тип документа получил собственный код, для каждой компании разработали собственную систему кодировки, и эту же кодовую систему перенесли в 1С – что, в общем, упростило в будущем реализацию системы отчетов. Решить проблемы скорости — кешированием справочников, списков документов, настроек.
Первым делом сделал проводник документов для SharePoint, с основным расположением элементов интерфейса как в Outlook, левая часть — навигация, список с файлами и описание файла.
Навигация
«Последние редактируемые документы» — отображает последние 30 документов за последние 30 дней.
«Шаблоны» — фильтрует документы по типу Шаблон, к примеру, бланки организации, шаблоны писем или отчетов.
Также пришлось реализовать возможность просмотра Библиотеки как в проводнике (особо одарённые никак не могли понять, как пользоваться фильтрами для поиска документов).
Дополнения
Номер документа — ID файла Библиотеки.
Все остальные поля – lookup к справочникам.
Короткое имя Библиотеки – каждая Библиотека обозначается коротким кодом, который потом используется в имени файла.
Версионность – мне не нравилось, что SharePoint делает каждый раз при сохранении версию документа, я переделал алгоритм сохранения документа, где версионность стала управляемой, т.е. версия документа создается с возможностью комментирования, когда это нужно, или, когда документ приходит из внешнего источника.
Главный интерфейс
Поиск
Поиск реализован на CAML-запросах, и позволяет производить поиск по множеству полей за раз, последние пять запросов сохраняются. Так же были сделаны фильтры приложений.
Карточка поиска и результат
Сохранение документа
Чтобы сохранить документ в систему, теперь нужно дать имя документу и заполнить три поля. Так же можно дать описание документу и ограничить доступ к нему. Для удобства работы предусмотрен импорт документа или папки.
И все это интегрировано с Microsoft Office 2010/2013/2016. Теперь при работе с документом в имени присутствуют: короткое имя Библиотеки, номер документа и версии. Эта интеграция позволяет работать с документооборотом, не выходя из привычного интерфейса.
<р4>Печеньки
В общем, что вкусного мы получили:
Мы создали одну Библиотеку Документов для финансового и HR департамента, и удаленно подключили всех бухгалтеров из дочерних фирм. Ограничили доступ на определенные папки.
Теперь, когда HR департамент сохраняет документ, относящийся к личному делу сотрудника, он заполняет (для примера):
Выбирает из списков:
Или табель рабочего времени:
Выбирает из списков:
Бухгалтер ресторана сохраняет отчет об ежедневной выручке:
Выбирает из списков:
И главное каждый выбрал себе собственный стиль работы: кто-то работает напрямую с Библиотекой Документов, кто-то сохраняет файлы локально на компьютере, а в конце дня импортирует ее в документооборот. Главный бухгалтер настроила автоматическую сводку по изменениям в определенных папках.
И вот – все счастливы, документы хранятся централизованно, прозрачны для всех у кого есть доступ, при изменении шаблонов документов или отчетности, их нужно изменить в одном месте, при необходимости создаются отчеты.
Также программу оценил Юридический департамент – основной генератор документов.
В общем, надеюсь идея понятна, я описал основной принцип ее работы. Программа стала популярной еще на стадии тестирования. Многие коллеги и друзья с удовольствием внедрили ее у себя, конечно с разной степенью успешности реализации проекта. Но я предпочитаю думать, что это зависит от первоначальной степени мотивации персонала.
У нас все прошло под девизом: «Агркх» – давайте же наконец наведем порядок с файлами, и я пойду на тренировку.
Программу отдаю совершенно бесплатно, ее можно скачать по адресу:
Скачать [3]
Презентация [4]
На данный момент, с учетом всех пожеланий и приобретенного опыта, начали разработку второй расширенной версии, от внедривших ее у себя, жду отзывов и предложений.
Автор: Aickis
Источник [5]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/sharepoint/111738
Ссылки в тексте:
[1] Большое файловое хранилище для маленькой такой компании: https://habrahabr.ru/post/160237/
[2] Идеальное хранилище документов: https://habrahabr.ru/post/148670/
[3] Скачать : http://www.it-bi.com/bisharerus.html
[4] Презентация: https://sway.com/lP33hzhy9lq0BlLi
[5] Источник: https://habrahabr.ru/post/276869/
Нажмите здесь для печати.