Простые шаблоны писем в MS Outlook VBA

в 21:17, , рубрики: outlook interface, Small Basic, vba module, Верстка писем, системное администрирование, метки:

Небольшой рецепт на MS VB для тех, кто хочет упростить жизнь сотрудникам.

Задача: девочка на reception периодически отправляет официальные анонсы всей компании. При этом дизайн, нарисованный дизайнером есть, а процесс отправки находится в состоянии вплоть до «отыскать старое письмо в отправленных, нажать переслать всем, отредактировать текст и сабжет, отправить».

Есть два способа:
Шаблоны — подойдет для простых вариантов, когда все поля статичны
VBA — под катом рассмотрим пример создания простейшего шаблона на встроенном в Outlook Visual Basic.


VBA-макрос можно настроить на автоматическое заполнение всех полей достаточно гибко. Вызов макроса можно добавить прямо в ленту Outlook, создав для нее пиктограмму.
Пользователь может случайно удалить файл с шаблоном, или запороть его. В таких случаях, макрос надежнее, и всегда на панели быстрых кнопок.

Верстка письма в Outlook идет в HTML, и ниже — инструкция и пример простого кода, который создает письмо, аттачит две картинки с логотипами, форматирует html-тело письма, прописывает поля письма.

Итак:

  • Запускаем редактор макросов в Outlook (Alt+F11)
  • Создаем новый модуль
    image
  • Пишем код
    Attribute VB_Name = "Announce"
    Option Explicit
    Sub CreateAnnounce()
        Dim htmlBody As String
        Dim fileAttach As Outlook.Attachment
        
        Dim newMail As Outlook.MailItem
        Set newMail = Application.CreateItem(olMailItem)
        
        ' Аттачим два файла, к которым из html-тела можно обратиться как src="cid:<имя файла>"
        ' Третий параметр (position) установлен в 0, чтобы аттачи не отображались отдельными файлами и не портили "внешний вид"
        Set fileAttach = newMail.Attachments.Add("c:imageslogo1.png", , 0)
        Set fileAttach = newMail.Attachments.Add("c:imageslogo2.png", , 0)
        Set fileAttach = Nothing // освобождаем память
        
        ' формируем тело письма. Таблица, два ряда - в верхнем две картинки, в нижнем текст. Немного стиля и форматирования.
        htmlBody = "<table align=center style='width:650;border:solid #316AA5 6.0pt;background=white;padding:0'>" + _
            "<tr height=150>" + _
            "<td style='padding:20;width:200' valign=top><img src='cid:logo1.png' height=150></td>" + _
            "<td style='padding:20;width:200' align=right valign=top><img src='cid:logo2.png' height=150></td></tr>" + _
            "<tr><td colspan=2 valign=top style='padding:80'> <h3>Уважаемые коллеги, </h3><br><br>" + _
            "SCIgen — компьютерная программа, генерирующая случайный текст, напоминающий научную статью, содержащую иллюстрации, графики и примечания. Заявленное назначение: «автоматически генерировать тезисы для конференций, подозреваемых в низком цензе приёма»." + _
            "<br><br>Благодарим за ваше внимание.<br><br><hr>С уважением, служба охраны труда<br><br></tr></table>"
        
        With newMail
            .Subject = "[Announce] " + Format(Date, "dd.mm.yyyy, dddd")
            .To = "test@example.com"
            .BodyFormat = olFormatHTML
            .htmlBody = htmlBody
            .Display
        End With
        Set newMail = Nothing
    End Sub
    
  • 4. Добавляем вызов данного макроса в ленту Outlook
  • 5. Профит
    image

Как можно улучшить?
Например, через inputbox сразу запрашивать Subject, который добавлять к заранее заданному префиксу типа [Announce]
Например, добавить юзерформу с несколькими radio button и выбирать нужный подвид анонса

К сожалению, на разных клиентах могут возникать проблемы, например web-интерфейс exchange по какой-то причине не отображает все картинки, если делать хеадер в таблице. Выяснить принцип по которому фотографии сотрудников вставляются нормально, а точно также приаттаченные лого (и в десктоп-оутлуке отображающиеся нормально) через веб-интерфейс не отображаются я не выяснил.
Клиент с мака также видит немного съехавший дизайн, но тут причина видимо в том, что exchange переделывает весь html-код и выводит его по своим личным правилам, поэтому посторонние клиенты в любом случае будут с проблемами, если мы используем htmlbody.

P.S. Да, это конечно костыль, но в моей компании это сэкономило примерно 200 человекочасов в год, что немало.

Автор: saboteur_kiev

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля