Как управлять почтой, не позволяя ей управлять собой?

в 12:55, , рубрики: astound commerce, e-mail, gtd, Блог компании AstoundCommerce, Карьера в IT-индустрии, социальные сети, метки:

Дени Дювошель (Denis Duvauchelle), CEO и кофаундер Twoodo, задался вопросом — почему мы тратим так много времени на проверку почты и уведомлений от соцсетей, мессенджеров и других приложений? В своем блоге Дени размышляет о продуктивных приоритетах и дает практические советы тем, кто не в силах совладать с желанием заглянуть во «Входящие».

Как управлять почтой, не позволяя ей управлять собой? - 1
Фото Michael Coghlan.

Откуда вообще взялась эта странная тяга к постоянной проверке почты?

Журнал Psychology Today предлагает свое мнение относительно того, почему мы постоянно отвлекаемся на проверку почты:

1. Общение

Большинство порученных задач нам предстоит выполнить самостоятельно. Конечно, существуют встречи и конфколлы, но с конкретным заданием каждый обычно разбирается лично на своем рабочем месте. Если задача сложная и трудоемкая, то промежутки времени, проведенные в условном одиночестве, могут оказаться довольно продолжительными. Несмотря на то, что каждый из нас способен работать автономно и самостоятельно, время от времени всем нам необходимо общение. Почта способна обеспечить нас общением в офисном режиме, но проблема в том, что размер «порций» общения в виртуальной среде трудно контролировать. Соблазн пообщаться может оказаться слишком сильным, и совладать с ним могут только самые усидчивые и целеустремленные.

2. Передышка

Как управлять почтой, не позволяя ей управлять собой? - 2
Изображение Conor.

Умственный труд способен утомлять так же, как и труд физический — особенно, если приходится решать нетривиальную, сложную задачу, требующую длительных размышлений и вообще творческого подхода. Аналогично тому, как наше тело просит короткого отдыха после переноса тяжестей, наша психика прибегает к помощи электронной почты или соцсетей, чтобы разгрузиться. Это наша передышка после после полукилометрового умственного заплыва.

3. Смена картинки

Если что-то не получается, мы склонны отвлекаться на другие задачи, пока вдохновение не вернется. Особенно это относится к задачам, требующим творческого решения. К сожалению, вместо переключения между достойными нашего времени делами, мы тратим драгоценное время на бесцельную проверку почты.
Хороший выход из такой ситуации — ведение двух задач (проектов) одновременно, чтобы продуктивно переключаться, когда мысли заходят в тупик. Лично я обнаружил, что фриланс на другую компанию, буквально несколько часов в неделю, позволяет мне сохранять свежий взгляд на то, как обстоят дела в моем стартапе. А собственный стартап, скажу вам, всегда нуждается в свежем, незамыленном взгляде своего основателя.

4. Зависимость от отвлекающих факторов

Отвлекаться от основной задачи по разным «важным» поводам — отличный повод почувствовать себя крайне занятым. Psychology Today сообщает, что привычка проверять почту и вообще часто отвлекаться на разные мелочи — это наш способ почувствовать удовлетворение от решения мелких задач, другими словами, максимально повысить свое ЧСВ за единицу времени. Психологически нам интереснее потратить час на кучу «важных» дел и мысленно похвалить себя, чем провести его, ломая голову над сложной, масштабной проблемой.

Воспитывать дисциплину в себе нелегко, а современные технологии, подсовывающие нам все более удобные способы отвлечься не по делу, только усложняют этот процесс. Постоянно отвлекаясь, мы тратим меньше времени на реально полезные вещи. К тому же, становимся чуточку глупее, ведь тратим энергию и время впустую — вместо того, чтобы сконцентрироваться на задаче, глубоко вникнуть в ее суть и нащупать пути решения, мы пытаемся вспомнить, о чем думали в момент, когда решили отвлечься на проверку почты или страницы в соцсети.

Почта помогает нам тратить внимание и время на:

— дежурные рассылки
— уведомления
— приглашения на «интересные» вебинары и конференции
— обновления сервисов, на которые мы подписаны
— неприоритетные запросы и задачи.

Спросите себя — если ваша работа не касается вопросов жизни и смерти, так ли уж необходимо проверять почту чаще раза в час? Ну хорошо, можно пропустить выгодный аукцион на eBay или что-то в этом духе, но это, скорее, исключение из правил. Дисциплинируйте себя, приучайтесь к режиму приема информации, чтобы сохранить психическое здоровье и успеть больше.
Эрин Андерсен написала отличную статью о том, как технологии воюют за наше внимание. Затрачивая примерно десятую часть рабочего времени на проверку почты или иных уведомлений и ничего важного там не обнаруживая, мы подсознательно, незаметно для себя, огорчаемся и раздражаемся. В то же время, пребывание в постоянном контакте заставляет нас ощущать свою важность и нужность, даже если нам пишет робот или кто-то просто включил нас в рекламную рассылку.

С другой стороны, сознательная изоляция от отвлекающих факторов может иметь обратный психологический эффект. Андерсен цитирует Линду Стоун — возможно, пришла пора говорить о «менеджменте внимания», а не о «тайм-менеджменте». Оказывается, существует даже целая наука отвлекающих вещей, которая изучает влияние штатных и внештатных событий на производительность сотрудника. И виновными в этом контексте следует считать… уведомления!

Как управлять почтой, не позволяя ей управлять собой? - 3

В принципе, нет ничего плохого в желании быть на связи, в курсе дел, и иногда делать перерывы, внося разнообразие в работу над скучной или сложной задачей. Но чем больше мы вовлекаемся в события (чаще всего не слишком-то важные для нас) виртуального мира, тем быстрее реальная жизнь проходит мимо. Давайте спросим себя — человек, изо всех сил заливающий фото и видео с концерта любимой группы — действительно ли он переживают момент всей душой, наслаждается им на полную?
Время — ценнейший ресурс. Используйте его экономно, с толком и во благо, а не для сбора информации, без которой мир — и вы — сможете легко прожить.

Как управлять почтой, не позволяя ей управлять собой? - 4

Как стать Властелином Времени Электронной Почты:

1. Разделите время на порции

В статье для 99U Кэл Ньюпорт описывает, как он распределяет время рабочего дня. Он делит рабочее время на получасовые «порции», которые тратит либо на сложные задачи, либо на мелкие активности. То есть, если вы проверяете почту, предстоящие полчаса вам придется потратить на задачи подобного рода, прежде чем вернуться к основной.

2. Тратьте на проверку почты/уведомлений строго ограниченное время, к примеру, не более пяти минут в час

Такой подход обеспечивает бóльшую гибкость и свободу, чем вариант с получасовыми промежутками, но нужно помнить, что пять минут могут легко превратиться в двадцать. Опять-таки, нужно помнить о дисциплине — так, если мы выделили на проверку десять минут, но фактически потратили на нее двадцать, следующую проверку придется пропустить. В принципе, цель такого подхода — тратить не более десяти минут в час, то есть, в общем, от восьмидесяти до девяноста минут в день на проверку почты и важных уведомлений. Хотя, конечно, необязательно тратить именно десять минут каждый раз — большинству из нас хватит и пяти.

3. Проверяйте почту по приходу на работу и один раз в середине дня

Радикальный подход. Проверяем и отвечаем на все письма строго в 9 (10, 11…) утра, а затем в середине дня, скажем, в 14:00. Независимо от того, сколько времени это займет! Ни при каких обстоятельствах не проверяем почту в период между обозначенными часами. Адресатов можно проинформировать подписью в письме — мол, из-за большой загрузки отвечаю на письма в такие-то периоды времени. Договоритесь с коллегами, чтобы они звонили вам в случаях, когда время не терпит. Конечно, если у вас есть контакты, которые не должны ждать, создайте для них отдельные экстренные уведомления. Но только для них!

4. Откажитесь от электронной почты

Скажете, невозможно? Не думаю!..

По материалам статьи «How to manage email and not let it manage you» Дени Дювошеля для сайта thenextweb.com.

Автор: vbryk

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля