В продолжение моих предыдущих топиков:
- Фиксируйте все
- Делегируйте правильным людям
- Найдите то, чем управлять
- Сотрудники, роли и должности
- Начинаем строить фундамент
Совет №6 — Библиотека процессов — это наше все
Основным и главным компонентом вашей компании, по моему мнению, должна стать Библиотека процессов, некоторые называют ее хендбук, некоторые Руководство сотрудника. При всем при этом суть не меняется, это документ в котором описывается кто, что и как делает при выполнение различных рутинных и не очень процессов.
Библиотеку процессов желательно держать в электронном виде на общем ресурсе, который поддерживает частые редактирования, комментарии, в целом управление контентом. Я для этих целей использую Wiki от Attlassian, который они называют Confluence. Структура Библиотеки выглядит следующим образом.
- Вводная часть. — У каждого тут будут свои статьи, мой раздел выглядит следующим образом:
- Основные правила и принципы работы
- Терминология, условия форматирования
- Роли в компании
- Матрица ответственности
- Мотивация сотрудников
- Правила работы на офисных компьютерах(СА) — В скобках у меня пишется владелец процесса
- Администрирование
- Офисные процессы
- Управление проектами
- Запуск внешнего проекта
- Планирование проекта
- Ведем проект
- Сдаемпроект
- Стандарты работы
- Поддержка клиентов
- Отношения с клиентами
- Документация
- Запросы клиентов
- Рутинные задачи
- Качество
- Продажи
- Разработка
В целом, думаю логика понятна, выстраиваем дерево процессов, в котором идут ссылки на конкретные процессы. Так как здесь построение таблиц дело достаточно неблагодарное, все равно попробую в следующей статье привести пример конкретного процесса, если вас интересует какой то конкретный процесс, подскажите, я его и опишу. Также опишу как люди реагируют на Библиотеку процессов.
Вывод для руководителя
Постройте Библиотеку процессов в общедоступном интра/интернет ресурсе. Дерево Библиотеки процессов должно быть понятным и отражать все аспекты работы вашей компании. Собирайте комментарии и мнения от пользователей. Библиотека процессов должна быть живым и изменяющимся продуктом деятельности вашей компании.
Автор: undry
