Гуглы, буби, крести, пики. Система отчетности в Google Табличках за пару часов

в 16:07, , рубрики: CRM-системы, Google Sheets, отчетность, Развитие стартапа, таблицы, Управление продажами

Так как моя статья немного коснется гемблинга, я сразу оговорюсь, что никакой рекламной цели я не преследую. Я хочу рассказать о том, как мы сделали удобную систему отчетности, используя Google таблички и коснуться некоторых моментов, возможно, кому-то это будет полезно.

Пару слов о сути нашего предприятия: мы обучали (бесплатно) и спонсировали на игру в онлайн-покере (как это называется в игровых кругах — без несчатья, то есть, если человек проигрывал наши деньги, то ничего не оставался должен). Сейчас проекта уже нет, но на пике кол-во наших учеников превышало 50 человек.

Когда у вашей компании 5 клиентов, то в расчетах с ними можно использовать что угодно, хоть рисовать мелком на детской доске, отмечая поступления-отправления денег и другие нюансы. Проблемы начинаются, когда кол-во клиентов увеличивается и когда, как в нашем случае, нужно постоянно собирать от них обратную связь, чтобы можно было оперативно вмешиваться в процесс, если что-то пошло не так. Нашим ребятам нужно было по итогам каждого дня работы доносить до нас определенные цифры, ну, пусть будет дата работы и баланс (специально немного упрощу).

Что использовать для хранения, обработки этих данных, как построить из них нужный отчет за нужный период? Конечно, лучше всего CRM-ку, с удобным интерфейсом и множеством полезных ништяков, но, разработка и допиливание будет стоить денег и займет какое-то время, плюс каждого апдейта, если что-то потребуется, тоже придется дожидаться.

И как вы уже могли догадаться, мы воспользовались Google Табличками. Вся система состояла из двух частей, клиентская (файлы одного формата, в которые ребята регулярно заносили свою отчетность) и менеджерская часть, в ней мы могли просматривать все результаты из этих файлов в режиме реального времени и в нужном разрезе.

Примерно так выглядел файл нашего ученика, одна строка — один день и его итоги. Попробую рассказать о важных моментах, которые можно учесть в клиентских файлах для минимизации ошибок.

image

Как это вообще будет работать? Cначала мы делаем клиентский файл, в котором пытаемся учесть все, что нужно. Называем его шаблон, прародитель, как угодно и далее, делаем копию для каждого нашего клиента и с помощью настроек доступа «расшариваем» эту копию только для его адреса gmail. У нас, как у создателя файла будут права владельца.

Приватность. Выбрав галочку из Приватности, как на скрине ниже, можно добиться того, что наш редактор (клиент, который получит для заполнения этот документ) не сможет добавлять других редакторов или не сможет сделать файл открытым для всех.

image

Проверка при вводе. Людям свойственно ошибаться, когда они заполняют таблички, основная ошибка — неправильный формат при вводе дат/значений. Например, у пользователя стоит разделитель целой и дробной части запятая — а он вводит значения с точкой или с пробелом, такая запись в число не превращается и дальше мы с ней работать не сможем.

Как решить? При создании отчета на каждый столбец, который будет заполнять клиент, устанавливаем проверку данных. Посмотрите на скриншот, сейчас в столбец В можно ввести только действительную дату, да еше и с 2014 года, если пользователь попробует ввести что-то несуразное — сразу увидит ошибку.

image

Защита формул. В нашем док-те могут быть разные формулы, как сделать так, чтобы пользователь их не поломал, пусть даже случайно? Воспользуемся защитой листа, откроем для редактирования только определенные столбцы, остальные сможем исправлять лишь мы, как создатели и владельцы файла.

Как получить информацию из всех файлов? Ладно, мы раздали 20-50-100 файлов нашим клиентам, они их регулярно заполняют. Сейчас я покажу, как мы можем собрать из них информацию.

Собрать что-то из других табличек можно двумя способами, с помощью формулы Importrange либо с помощью скрипта, который циклом пройдется по клиентским файлам и скопирует их в наш сводный документ и далее из этого массива с помощью формул можно будет добыть нужные данные.

Рассмотрим importrange, с помощью этой формулы мы можем перенести диапазон одного файла в другой или сделать с этими диапазоном какие-то действия. Начнем со структуры, в нашей сводной таблице будут ссылки на все наши файлы в столбце А. Далее, допустим мы решили подсчитывать общую сумму по столбцу F каждого файла, формула будет выглядеть вот так:

image

А вот так можно вывести наибольшую дату в столбце В каждого клиентского файла:

image

Пример чуть посложнее, вот так из табличек можно вывести результаты за выбранный период (в ячейки b1 и c1 сводного файла вводим даты):

image

Если упростить, так и выглядела наша система. Большое количество одинаковых клиентских файлов (со строгими правилами заполнения, чтобы свести ошибки юзера до минимума) и сводные таблички, в которые собирались нужные показатели и куда был доступ только у ограниченного круга лица. С помощью условного форматирования можно подкрашивать показатели, на которые стоит обратить внимание, можно рисовать любые графики, в общем, делать ту аналитику, которую вы только захотите.

В результате — мы на коленках создали систему отчетности, в добавок — бесплатную. Если тема будет интересна, то я продолжу про Google Документы и расскажу интересные и сложные кейсы с формулами или про скрипты.

P.S. Если кто-то захочет посмотреть на формулы из сводной части вблизи, вот документ (Файл → Создать копию, чтобы открылась возможность его редактировать).

Автор: Sianuk

Источник

Поделиться