Как избежать ненужного совещания или в сотый раз о собраниях

в 7:12, , рубрики: митинги, совещания, управление временем, управление людьми, управление персоналом, Управление продуктом

Вы знаете кого-нибудь, кто хотел бы почаще ходить на собрания? Я хотел бы сказать, что не знаю таких людей, но, к сожалению, это не так. Обычно это менеджеры среднего или высшего звена, которые хотят заполнить весь свой рабочий день воображаемыми руководящими действиями, независимо от того, оправданы они или нет.

Совещание – это способ собрать всех необходимых людей и дать им возможность пообщаться напрямую. И это отличный инструмент, если собрания происходят редко и действительно при необходимости.

Совещание заставляет бросить все свои дела и переключиться на что-то другое. Уверены ли вы, что часовое совещание, ради которого вы отрываете 8 человек, обычно высокооплачиваемых человек, стоит целого дня одного сотрудника? Часто ли совещания того стоят?

Совещания следует проводить только с целью принятия решений по заранее известной ситуации, но не для выявления проблемы. Я часто повторяю это своим коллегам, но не все хотят меня слушать и услышать. Мне часто предлагают провести собрание, при этом кроме непонятного названия в календаре не указывают, зачем мы будем встречаться. Обычно, такие встречи я отклоняю и предлагаю изложить суть дела в письме или в повестке к собранию. Я говорю «обычно», потому что бывают такие ситуации, когда все горит и там уже не до повесток к собранию.

Вежливо отказаться от собрания можно примерно так: «Чтобы все подготовились к собранию, не могли бы вы кратко изложить в письме вопросы и проблемы, которые нам предстоит решить? Заранее спасибо!» В большинстве случаев встреча оказывается необязательной, а вопросы удается решить по почте без привлечения большого количества человек. Приучайте к этому окружающих.

Если собрание обязательное и состоится при любых вариантах предлагайте сократить его длительность. Не бойтесь собраний продолжительностью 20-30 минут – при мотивации решить все рабочие вопросы вам не нужен целый час. Собрания длительностью 1 час и более должны стать для вас роскошью. Предлагаю просто посчитать затраты.

  • Пусть на собрании присутствует 8 человек: руководители высшего и среднего звена, ведущие разработчики
  • Средняя зарплата присутствующих: 120 000 рублей в месяц.
  • Значит, 1 час одного человека стоит 750 рублей (на самом деле, больше, учитывая налоги).
  • Одно такое собрание обойдется вам минимум в 6 000 рублей + потерянная прибыль, если бы разработчики вместо собрания писали код (а это еще больше).

Можно также явно привести аргумент, что если разработчика пригласить на собрание, то не будет готова такая-то значимая функциональность в срок. Когда переводишь собрания в реальные деньги и фичи, ситуация начинает отрезвлять окружающих.

Старайтесь брать на собрания только действительно нужных людей, не тащите всех разработчиков, участвовавших в проекте. Разумнее в этой ситуации разузнать все у разработчиков и не привлекать их к собранию – это вырывает их из рабочего потока. В самом крайнем случае вы всегда сможете по ходу собрания позвонить им и спросить «тонкие» вопросы.

Элементы здорового рабочего совещания:

  • должна быть четкая повестка собрания: цель собрания и время;
  • к собранию все должны подготовиться заранее;
  • если кто-то к собранию не подготовился, то такое собрание надо переносить;
  • у каждого участника должна быть своя роль: модератор и участники;
  • модератор следит за тем, чтобы другие участники не уходили от темы;
  • все участники собрания обязаны следовать модератору (особенно это касается руководителей);
  • в результате собрания должны быть приняты решения, которые должны попасть в протокол.

Но это все теория, а практика значительно отличается. Далее примеры собраний из реальной жизни, от которых сложно отказаться.

Большой начальник зовет на собрание «поговорить»
Естественно, в письме нет ничего кроме темы. На вопрос о пояснении, зачем нужно это собрание, что не нужно собирать кучу людей и мы ответим вам по почте, получаешь большой втык. В результате на собрании вопрос решается за 5 минут, но обсуждают его оставшиеся 55 минут, пока собрание формально не закончится.

Большой начальник снова присылает приглашение в стиле «без ничего». На этот раз разворачиваешь свой ответ с денежными подсчетами и упущенной выгодой. Если уж и тут тебе дают втык, значит, вряд ли что изменить. Либо для начальника такие потери денег ради болтовни считаются нормальными, либо он не в адеквате (предлагайте в комментариях свои варианты). Тут сам решает, как ему поступать, мириться или не мириться с таким руководителем.

Периодическое собрание для выяснения проблем, новых задач, статусов и т.д.
Представьте, в календаре на год вперед заведено периодическое собрание, на котором, например, обсуждаются новые задачи от внешних отделов. Руководствуясь здравым умом, перед каждым таким совещанием просишь предоставить список этих новых задач к обсуждению, чтобы лучше подготовиться. Однако ответ не всегда получаешь. Тогда происходит попытка отменить собрание, за что иногда получаешь выговор вроде: отдел продаж не всегда может написать повестку к собранию, они творческие люди и постоянно по командировкам. Но почему я должен тратить свое время на них?

Отчетное периодическое собрание для внешнего заказчика
Это некий симбиоз первых двух пунктов. Часто возникает в компаниях, которые работают на аутсорсе. К счастью, не работал по такой схеме.

В комментариях прошу рассказать о вашем опыте отклонений собраний. Как часто удается не ходить? От каких совещаний не получается отказаться и почему?

Небольшое упражнение

Во время следующего совещания, посвященных сбору требований или статусу разработки продукта, проследите за своим руководителем. Если он водит карандашом по бумаге, рисуя геометрические узоры и выпадая из обсуждения, у меня плохие новости для вас и вашего продукта. :)

Автор: digore

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля