Почему возникают проблемы с учетными решениями 1С? Сеанс типичной автоматизации и его полное разоблачение

в 5:39, , рубрики: , 1с:предприятие, управление проектами

Занимаясь почти 10 лет системами «1С: Предприятие», я видел немало примеров, когда программа, порой достаточно дорогая, для конечного заказчика оказывалась бесполезной. Такое впечатляющее расхождение между реальностью и рекламными буклетами генерирует вал критики, и про «плохую 1С» слышал, наверное, каждый.

Но действительно ли проблемы вызваны самой программой? Да, любые программы несовершенны. Да, не все так хорошо, как рассказывают в рекламе. Но большую часть (а, возможно, и абсолютное большинство) сложностей вызывает не программа. Они являются следствием неправильного выбора программы, ее настройки и использования, причем как со стороны заказчиков, так и, увы, со стороны «специалистов по 1С».

Почему так происходит? Для того, чтобы это понять, надо рассмотреть типичный неудачный роман заказчика и программы, основный на собственном опыте и реальных событиях. Сразу оговорю два важных момента.

  1. Мой опыт относится к малому, крошечному и микроскопическому бизнесу. В более масштабных проектах все, возможно, иначе (но не факт, что лучше).
  2. Все описанное относится в первую очередь к решению сколько-нибудь сложных задач внутреннего (управленческого) учета.

Типичный сценарий автоматизации

Исходное положение: у заказчика учет ведется на бумаге и в Excel. Все происходит медленно, неудобно, данные теряются, невозможно составить полную и четкую картину по элементарным вопросам: «Кто нам сколько должен?», «Сколько товара есть в наличии?» – в общем, полный бардак. Заказчик принимает решение перейти на ведение всего учета в 1С – ведь это наиболее известная и популярная программа.

  1. Все руководство процессом перехода «на 1С» переводится на старшего менеджера, бухгалтера или любого другого свободного сотрудника, потому что у руководителя и так дел навалом.
  2. Выбирается и приобретается программа по следующим принципам:
    • по названию: «мы торгуем – значит, Управление торговлей»;
    • «как у коллег в соседнем офисе»;
    • «как бухгалтер скажет» – учетные решения от 1С в первую очередь ассоциируются с «1С: Бухгалтерией».

    В лучшем случае заказчик самостоятельно почитает информацию в Интернете на тему автоматизации, с полчасика.

  3. Программа куплена и установлена. Заказчик пытается начать работу. Ничего не понятно, ничего не работает.
  4. Заказчик обращается в первую попавшуюся фирму к «специалистам по 1С». Там, послушав его в течение 10 минут, сходу предлагают купить другую программу. Она идеально подойдет, а их опытные специалисты все настроят под ключ.
  5. Приезжает мальчик, устанавливает новую программу, в течение пары часов под запись показывает, на какие кнопки и в каком порядке следует нажимать. На все вопросы: «Мы хотели бы еще то» и «Нам неудобно это» следует ответ: «Это невозможно, работайте, как все». На прощание мальчик предлагает почитать книжки, или далее оплачивать дополнительные работы по почасовой ставке с неопределенной продолжительностью.

Достигнутый результат: После нескольких попыток почитать книжку и поработать «методом тыка» заказчик возвращается к Excel и бумаге. Впустую потрачено много денег и времени. Коробки от 1С отправляются пылиться в шкаф, программы используются в лучшем случае для печати документов. Заказчик рассказывает всем, какая 1С плохая и бестолковая.

… и его полное разоблачение

Разберем ошибки из описанного выше сценария, тоже по пунктам.

1. Участие заказчика в процессе автоматизации так же важно, как и исполнителя

Руководить процессом со стороны заказчика должен руководитель или кто-то достаточно компетентный для того, чтобы разбираться во всех внутренних процессах компании. Другими словами, это должен быть именно тот, кто в полной мере осознает все задачи, для решения которых и затевается переход на 1С. Этот человек должен иметь полномочия принимать любые необходимые решения. Естественно, представитель заказчика должен иметь достаточно свободного времени и быть заинтересованным в успешном результате перехода.

Подход к задаче в стиле «сделайте нам все, как считаете нужным, а там посмотрим» априори обречен на провал.

2. Правильный выбор программы – критически важная вещь

Неправильно выбранное решение неизбежно приведет к проблемам – вплоть до полной невозможности решить поставленные задачи. Выбор программы нельзя сделать по названию. Нельзя ориентироваться на знакомых, коллег или конкурентов – у них могут быть (а на самом деле – наверняка и есть) другая специфика и приоритеты, и совершенно не факт, что они сами не совершили описанные выше ошибки. Нельзя делегировать эту задачу бухгалтеру – у бухгалтерии свой учет и свои задачи. Немного лучшее решение – внимательное изучение большого объема информации: какие существуют конфигурации, что они могут, где используются. Однако и это совершенно ничего не гарантирует. Не будучи специалистом и не имея соответствующего опыта невозможно отличить рекламный мусор от действительно важных сведений, определить достаточность заявленных возможностей для решения конкретных задач, отделить реальные отзывы от жалоб жертв «типичного сценария автоматизации».

К сожалению, не имеющий соответствующего опыта заказчик, самостоятельно выбрать правильное решение скорее всего не сможет в любом случае, разве что угадать. Эту задачу следует решать совместно с квалифицированным специалистом. И, да, это также значит, что обращаться к специалистам нужно в самом начале, строго до покупки каких-либо программ. Как найти квалифицированного специалиста (далее будем называть его «внедренцем») я расскажу немного позже.

3. Решение «из коробки» не работает

Так как задачи управленческого учета у каждого заказчика, несмотря на их внешнюю схожесть, разные, разными являются и решения. Мало просто установить программу – это самое простое, хотя и тут бывают нюансы. Нужно максимально точно настроить и адаптировать программу под требования конкретного заказчика, в полной мере воспользовавшись гибкостью решений 1С. Этот процесс настройки и адаптации называется «внедрение», и внедрение приобретенных программ – самая важная и сложная часть работы при решении задач автоматизации. Если свести внедрение к минимуму, то это неизбежно приведет к тому, что вместо автоматизации работа будет только усложнена. Будет использоваться очень малая часть возможностей программы, или же заказчик откажется от нее совсем.

Не следует думать, что сам факт покупки программы отменяет необходимость её правильно использовать. Качественное внедрение – строго обязательное условие успешного результата процесса автоматизации. Пытаться работать «из коробки» – чаще всего, выкинуть деньги в никуда.

4. Как найти хорошего внедренца

Разумеется, дать каких-то точных и четких инструкций тут нельзя. Не будучи специалистом самому, невозможно определить чужую квалификацию. Очевидно, не получится заранее определить деловые и личные качества человека, представляющегося специалистом. Нельзя так же однозначно ориентироваться по прайс-листу и размеру вывески. Но одну полезную рекомендацию дать все-таки можно. Так как задачи ставятся уникальные, подход к их решению должен быть индивидуальным. Это значит, что любой проект начинается с серьезных, очень желательно – личных, переговоров. В ходе переговоров внедренец должен детально вникнуть в поставленные задачи, изучить подлежащие автоматизации бизнес-процессы, составить для себя картину реальных потребностей заказчика и только после этого предложить какое-то решение.

Если после 5 минут разговора вам предлагают что-то купить, обещая, что это идеально решит все проблемы, а уже после покупки, когда поработаете, детально разбирать вопросы – от таких «специалистов» следует держаться подальше.

5. Как понять, что что-то пошло не так

Бывает так, что внедренец произвел хорошее впечатление, и работа вроде пошла, но кажется, что что-то не так. Вот некоторые характерные признаки того, что внедрение программы заходит в тупик.

  • Освоение работы с программой происходит по принципу «нажимайте кнопки в строгом порядке». Детально разъяснить смысл производимых операций и используемых механизмов внедренец не пытается или прямо отказывается, так как «все слишком сложно» и «вы все равно ничего не поймете».
    Внедренец должен детально объяснять выполняемые действия, устанавливаемые настройки и используемые механизмы. Заказчик должен знать при работе с программой, что он делает и зачем. Механическое заучивание приемов работы вместо их осознанного понимания ни к чему хорошему не приведет.
  • Внедренец не пытается глубоко вникнуть в суть стоящих задач, навязывая вместо этого стандартное решение. Все вопросы и предложения о неудобстве предлагаемого порядка работы сразу отклоняются с комментариями: «Это невозможно», «1С так не умеет», «Так не правильно, все работают по другому».
    Как я уже неоднократно писал, задачи любого заказчика по-своему уникальны, а решения 1С – очень гибкие. Любую разумную задачу можно решить. Если решение реальных задач пытаются заменить шаблонными инструментами для среднестатистической компании – это заведомо тупиковый путь.
  • Внедренец детально записывает и дословно исполняет любые пожелания по настройке и доработке программы, совершенно не пытаясь выяснить, зачем это надо, как поставлена исходная задача, почему нужен именно такой результат, и предложить, руководствуясь своим опытом, какое-то оптимальное решение. Это обратный предыдущему пункту случай, который ничуть не лучше.
    Следует понимать, что представление пользователя о том, как следует решать задачу, далеко не всегда правильное. Опытный внедренец в первую очередь всегда смотрит на то, какую задачу следует решить, а не на то, какими средствами, по мнению заказчика, это следует делать. Применение заведомо не оптимальных (а часто – и совершенно неправильных) подходов неизбежно приведет к серьезным проблемам в будущем, даже если прямо сейчас все кажется идеальным.
  • Процесс внедрения затягивается без видимого результата. Внедренец что-то делает, но видимых результатов нет, внятно объяснить, что происходит, не может. На вопросы могут следовать ответы «задача сложная, нужно много времени», «компьютер медленный» и тому подобное.
    Задачи автоматизации малого бизнеса, при условии наличия всего необходимого со стороны заказчика, решаются достаточно быстро. Никаких действительно сложных задач, которые потребуют многих месяцев работы квалифицированных специалистов, быть не может (а если и может, то и цена будет соответствующей). Внедренец в любой момент должен четко объяснить, что уже сделано, что делается и что планируется. Если есть проблемы – заказчику о них должно быть сообщено и четко обозначено предлагаемое решение. Если оставить такую ситуацию, как есть, то почти гарантированно внедрение затянется на неопределенный срок с нулевым результатом.
  • Внедренец сообщает, что основная часть работы сделана (в худшем случае, программа установлена), а дальше предлагает разбираться самостоятельно (почитать книжку, записаться на курсы и т. д.).
    Хотя детальное обучение персонала в обязанности внедренца, как правило, не входит, процесс внедрения в любом случае должен идти под ключ – от первых переговоров до запуска системы в эксплуатацию. Бросать работу на полпути совершенно не допустимо.

Если возникли любые недопонимания между заказчиком и внедренцем – их следует немедленно решить. Не нужно стесняться задавать любые интересующие вас вопросы, на которые должны быть даны понятные ответы. Сделать непонятное понятным – это и есть работа внедренца. Если противоречия разрешить не удалось, то такое сотрудничество следует немедленно прекращать.

Небольшое заключение и, еще раз, самое важное

Внедрение программных решений для автоматизации задач управленческого учета – это в любом случае сложная и ответственная задача, к которой следует отнестись со всей серьезностью. От успешности внедрения в полной мере зависит эффективность дальнейшей работы с программой. Запущенную в эксплуатацию систему уже не переделаешь, фундаментальные ошибки не исправишь, ведь это будет равносильно новому внедрению с самого начала.

Надеюсь, мой материал окажется для кого-то полезным, к задачам автоматизации начнут подходить более ответственно, а неконструктивной критики станет меньше.

Успешных внедрений!

Автор: AndreiRch

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля