Правильная коммуникация на примере волейбола

в 8:59, , рубрики: email, Блог компании Acronis, Inc, волейбол, дизайн, коммуникация, ожидания, передавать мяч, переписка, правила, управление проектами, управление разработкой, фриланс

Хорошие навыки коммуникации нужны всем. Жизнь была бы намного проще и лучше, если бы все умели правильно общаться. Удалось бы избежать многих проблем и успеть сделать Великие Дела. Сегодня я расскажу про коммуникацию для дизайнеров, но подозреваю, что правила одинаковы для всех. Итак, вам пришло письмо или комментарий по работе…

image

Всё очень просто. Это похоже на волейбол. На чьей стороне мяч — тот проиграл. Вы получили письмо — мяч на вашей стороне, вы отправили ответ или макеты или вопросы — мяч на стороне “клиента”. В любой момент может прозвучать “свисток”. На чьей стороне мяч — тот проиграл. Старайтесь не держать мяч на своей стороне, передавайте его “противнику” при первой возможности.

12 простых правил:

1. Вас просят что-то сделать. Условия задачи понятны. Если вы не можете выполнить задачу за 1 час и сразу прислать решение или макет, то вы пишете письмо: “Привет! Я получил запрос. Решение будет в среду. Вопросов нет.” В среду присылаете дизайн.

2. Условия задачи непонятны или у вас есть вопросы. Вы сразу пишете эти вопросы “заказчику” в виде нумерованного списка. Важно четко дать понять — начнете ли вы что-то делать по задаче или будете ждать ответов. Мяч на стороне клиента.

3. В реальном мире фраза «сделаю в течение недели» означает в лучшем случае «вечер пятницы». Никогда не пишите “через час”, “в конце недели”, “через два дня”, “после выходных". Пишите “в 14:00 по московском времени”, “в среду”, «21 марта» и так далее. Используйте абсолютные временные координаты, а не относительные. Пообещали в пятницу, а сделали в четверг — отлично! Пообещали в четверг, а сделали в пятницу — плохо.

4. Это не значит, что если пришла новая задача, нужно все бросать и сразу её делать. Нужно быстро ответить и договориться на дату — когда эта задача будет сделана. Делать дизайн — долго, отвечать на письма — быстро. Отвечать надо сразу. Передавайте мяч.

5. Если вы хотите сменить канал коммуникации — делайте это явно. Например, вам пришло письмо по электронной почте и из-за скудоумия вы решаете позвонить по скайпу. Ответьте на электронное письмо в стиле: “Я свяжусь с вами по скайпу”. Если есть запрос basecamp, то и отвечать надо туда. Или там написать, что вы переходите в email/jira/etc.

6. Не теряйте задачи. Используйте какую-нибудь систему. Я использую принцип zero inbox. Каждое непрочитанное письмо — задача. Если я прочитал письмо и должен по нему что-то сделать, я помечаю его как непрочитанное, пока дело не сделано. Вы можете выбрать любую систему на свое усмотрение. Но пропущенные или забытые задачи — дно!

7. Нашим “клиентам” очень важно понимать статус задачи. Если задача большая, разбивайте её на куски и информируйте “клиента” о ходе работы над каждым куском. Если вы когда-нибудь следили за трекингом посылок — это очень полезно и увлекательно наблюдать как она проходит все этапы. Пусть задача станет такой же “посылкой”. Прозрачный процесс — хорошо!

8. Не следует делать предположений в том случае, когда можно взять и прямо спросить. Что-то непонятно? Есть возможность разной трактовки? Не занимайтесь анализом. Просто идите и спросите. Доморощенные аналитики в подобных ситуациях часто создают много проблем на ровном месте.

9. Даже если вам тяжело, вы устали и вообще день не задался — никому это не интересно. Будьте вежливыми и позитивными. Старайтесь поставить себя на место оппонента. Не пишите никому ничего такого, что не хотели бы получить сами.

10. Информация часто теряется. Что-то воспринимается с ошибкой, что-то забывается. Не бойтесь, что вы оскорбите интеллектуальные способности другого участника переписки, если дадите избыточную информацию или что-то повторите пару раз. Вам будут благодарны.

11. Ставьте циферки! Если у вас несколько мыслей в письме, используйте нумерованный список, чтобы можно было обращаться к конкретному пункту. Тоже самое и про картинки. Вы нарисовали несколько вариантов логотипа. Сделайте многостраничный PDF и пронумеруйте варианты. Это поможет вам избежать бессмысленную и беспощадную ситуацию:
— Мне нравится второй вариант.
— Справа или слева?
— Сверху!

12. Имейте в виду, если всегда отвечаете быстро, то тем самым вы создаете Ожидание. Люди будут ждать, что и в следующий раз они получат быстрый ответ. А если этого не произойдет, то они могут быть недовольны. Так вы можете себя «загнать».

Если соблюдать эти простые правила, то ваша жизнь станет простой и счастливой. В реальности, большинство проблем возникают не из-за того, что вы плохо сделали работу. Конфликты возникают из-за ложных ожиданий, из-за потерянных задач, из-за непрозрачного процесса.

Об авторе
Денис Кортунов, старший директор по дизайну в Acronis. В прошлом совладелец студии Turbomilk, организатор Фестиваля 404.

Автор: Acronis

Источник

Поделиться

* - обязательные к заполнению поля