Эффективность рабочего дня одного ПМа

Всем привет.
В этой своеобразной статье я хотел бы осветить вопрос эффективности труда в течение рабочего дня на позиции руководителя проектов (другого управленческого звена в IT).
Здесь не будет никакой аналитики в цифрах, выдержек из кучи книг по time managment'у, а лишь личный опыт и сухие выводы. Я не собираюсь изобретать велосипед на Ваших глазах, но надеюсь, что послужу неплохим примером.

Добро пожаловать под кат.

Предисловие

Так случилось, что мне посчастливилось заняться сложным, но тем более интересным проектом в роли руководителя проектов (project manager, далее ПМ). К слову сказать, ПМом в самом правильном понимании этой профессии я до этого момента не работал, так что для меня это совершенно новый опыт. А где новый опыт, там и новые грабли.

Первое время всё было очень здорово: новые задачи, новые требования, новые ощущения. Но с каждым периодом итерации продукта новых задач становилось всё больше, в то время как старые требовали поддержки с моей стороны и дальнейшего их сопровождения.
И в один прекрасный момент я понял, что заплыл. Я перестал успевать многие вещи. Приходя на работу с утра, у меня не было никакого понятия с чего начать, за что ухватиться. Я стал засиживаться до ночи в полном смысле этого выражения. Настала пора пересмотреть свой рабочий день, дабы повысить его эффективность.

График работы

Когда Вы работаете со строго нормированным рабочим днём, проблемы с графиком в принципе нет. Вы всегда знаете, когда сотрудники должны прийти на работу, когда уйти. Соответственно, проблем с планированием так таковых нет.
Но я работаю в организации, где широко распространён гибкий график. Так же, судя по моим наблюдениям, гибкий график используется во многих IT-компаниях и не только.
Нет, гибкий график — это безумно круто. Но с каждым днём я приходил всё позже, а уходил ещё позже, потому как засиживался с ребятами, которым комфортно трудиться поздно вечером. Да, это «снежный ком» во всей красе. Который, к тому же, стал выбивать меня из жизненной колеи.

К сожалению, быть везде и всегда просто не возможно, как бы я не хотел этого. Я проанализировал время работы всех необходимых мне на данном этапе коллег, выявив период с максимальным пересечением рабочего времени всех. Например, сейчас это период с 10-11 утра до 8-9 вечера. Я стал придерживаться этого графика, игнорируя все вопросы после его окончания. Кроме выкладки в продакшен в 11 вечера (:

Результат такого изменения меня более чем устроил. Я стал высыпаться, у меня высвободилось время на личные дела. Мои коллеги всегда знают, когда меня можно застать на рабочем месте, и перестали осаждать вопросами в любое удобное им время.
В итоге график получился не совсем гибким, но вполне удобным для меня.

Планирование дня

Планирование дня очень важно, и оно взаимосвязано со множеством других вещей.

Для начала я попробовал жестко систематизировать день: с утра почта, до обеда встречи, после обеда вопросы, требующие моего присутствия, вечером — планирование следующего дня.
Это не работает. Я часто вижу коллег, которые даже расписывают своё рабочее время подобным образом в личном графике, доступном всем, но я не понимаю, как они вообще умудряются работать. Это очень не гибко, ежедневно появляются вопросы, требующие сиюминутного решения, твоего присутствия и так далее. Подобные вещи расстраивают все планы, приходится вновь нагонять упущенное.
Не работает так же и частичное планирование с наличием пустых окон на срочные вопросы. Всегда находится что-то, что нужно здесь и сейчас.

Поняв, что подобное планирование для меня не работает, и я трачу слишком много времени на его организацию, наверстывание упущенного, я попытался подойти к этому процессу с другой стороны. В итоге у меня родился обычный список задач, у которых есть только срок окончания. В конце каждого дня, либо утром по пути на работу, я проглядываю этот список и отбираю те задачи, которые хочу решить за день. На это тратится минимальное количество времени, но я всегда знаю, что мне нужно сделать сегодня. Приоритизация этого списка — отдельная тема.

А что с текущими или только что возникшим задачами?

«Текучка»

Что касается «текучки», срочных вопросов, встреч, то я стал решать все эти вещи сразу, по мере их возникновения. В моём почтовом ящике нет непрочитанных или требующих ответа писем. И срочных дел в конце дня так же практически не остаётся. Рабочие встречи планируются согласно свободному времени. Никаких «отложить на потом», очередей и прочего, только здесь и сейчас.
Дело в том, что я стараюсь максимально быстро прочитать/ответить на пришедшее письмо. Это позволяет более детально владеть обстановкой. Очень полезно в случае нотификаций из баг-трекера, к примеру.
Срочные вопросы в основной массе решаются очень быстро. Однако бывают срочные, но глобальные задачи. В таком случае я стараюсь запустить возможные рабочие вопросы сразу же, дабы в самом ближайшем будущем иметь промежуточный результат, с которым можно работать дальше.

На выходе моя голова в течение дня занята только нужными задачами, а всё срочное решается в минимальные сроки, пока «горит». Не скажу, что это самый простой способ. Мне пришлось научиться максимально быстро переключаться между задачами, по началу был диссонанс, но результат оправдал усилия: продуктивность увеличилась, через некоторое время я смог брать больше задач на решение в течение рабочего дня, нежели раньше. И успешно их решать, надо сказать.

Time killing, перерывы в рабочем процессе

Отдельно я хочу поговорить об «убийцах времени».
Я не против социальных сетей, ресурсов с кучей котиков и прочего. На самом деле подобные вещи здорово помогают.

Не смотря на то, что я избавился от своих «детских» болезней, у меня всё равно остались дни, когда я был менее эффективен. Проблема оказалась в том, что я морально перегорал. Я слишком сильно концентрировался на рабочих вопросах, пытаясь не отвлекаться ни на что постороннее, что в конечном итоге приводило к быстрому утомлению. Какая уж там работа…

Решение этой проблемы очень простое: делать паузы, когда я чувствую, что начинаю уставать. Единственное условие — во время паузы нужно заниматься чем-то конечным. Нужно чётко осознавать, что то, на что ты отвлекаешься от работы, должно тебя отвлечь лишь на определённый период. В этом случае отлично подходят тройка подходов к турнику, глава художественной книги, сегодняшняя подборка котиков.
В меньшей степени — общение в соц. сетях и месседжерах, потому как оно может растянуться на неопределённый срок, хотите Вы этого или нет. А это плохо. Я достаточно часто практикую обеды с друзьями, это позволяет мне отвлечься, но по окончанию обеда я прощаюсь и продолжаю общение уже после окончания рабочего дня. И не стоит забывать, личное общение не должно тормошить Вас во время работы, кроме срочных и важных вопросов.

Подобный шаг позволил мне дозировать нагрузку в течение дня, и проблемных дней стало меньше. Конечно, остались мало эффективный дни, когда банально нездоровится, но это скорее исключение, чем правило.

Доступность рабочей информации, временные записи

Работая в других сферах, я всегда старался разделять работу и личное время. Ноутбук всегда оставался на работе в конце дня, ровно как и любые другие вещи, связанные с делами. И это работало, но не в моей текущей ситуации.

В должности ПМа всегда нужно быть в курсе происходящего, где бы Вы не находились. Это понял, пропустив однажды важную встречу, на которой решались вопросы, связанные с моим должностными обязанностями. В итоге решили без меня, а я получил резюме встречи уже постфактум.
Этот случай заставил меня выбить доступы до личной почты, календаря, внутренних ресурсов и IM'ов со всех моих мобильных устройств. Пара настроек нотификаций, и теперь в любой момент я знаю, что творится вокруг моих проектов. Нет, я не работаю по выходным, но могу уделить несколько минут на чтение той же входящей корреспонденции. И теперь у меня есть уверенность в том, что выходя на работу в понедельник (любой другой день недели) я имею актуальное состояние дел. Это помогает мне сразу включаться в работу, а не начинать день с очередного планирования и актуализации вопросов.

Что касается временных записей, то тут все просто. Ранее я доверял своей памяти чуть ли не на все 100%, я никогда не резюмировал встречи, не записывал ничего. И справлялся. Но на должности ПМа поток информации, проходящий через меня сильно возрос, запомнить всё стало проблемой.
Для начала я попробовал делать заметки в том же Evernote'e. Но не прижилось, у меня был дискомфорт из-за низкой скорости записи. Потом появился ежедневник, который нужно было как-то систематизировать. Это так же утомляло и занимало определённое время.
В итоге я пользуюсь обычным листом А4, на который заношу что-то с долгосрочной перспективой, а всё краткосрочное прекрасно запоминаю. После решения задачи этот лист выкидывается, вместо него заводится новый. Никакой систематизации, а такое ведение записей даёт мне ощущения лёгкости и «чистой головы». Субъективно, но мне помогает.

Итого

После всех перечисленных мер мой KPI вырос довольно таки значительно. Это здорово, но я понимаю, что есть ряд проблем, над которыми мне точно нужно ещё работать. А самая моя большая ошибка на самом деле заключается в том, что я практически не уделял никакого внимания организации своего труда. Что же, урок усвоен.

Надеюсь, я послужил Вам неплохим примеров. А мне будет очень приятно услышать Ваши комментарии, замечания и предложения. Один нюанс: я очень хочу услышать Ваш личный опыт.

Всем спасибо, и всем хорошего продуктивного дня.

Автор: k_erofeev

Источник ^[1]