- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение? Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи?
Если применять к оценке эффективности совещаний популярную логику расчета окупаемости инвестиций [1] (ROI, return on investment), то получится примерно следующее:
Эффективность совещания = ценность принятых решений / (время совещания * количество участников)
Очевидно, что увеличивая ценность принятых решений (числитель) и уменьшая время совещания и количество участников (знаменатель), можно максимизировать отдачу от него. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.
Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания.
Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.
«Совещания — это симптом плохой организации. Чем меньше совещаний, тем лучше.» — Петер Друкер, «Эффективный руководитель».
ROI совещания зачастую меньше звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны. Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий:
В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания.
Не нужно собирать совещания по ошибочной причине. Если ты:
то ищи другие способы общения.
Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели [2] совещание обречено на провал.
Цель любого совещания — план действий. Не «обсудить возможности», не «решить вопрос», а «поручить такому-то сделать то-то к такому-то числу». Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий.
Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.
На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое важное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов).
Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие. При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.
Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:
Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы его цели были достигнуты. Ты должен:
Итак, 7 правил проведения эффективных собраний:
В конце совещания вернись к его цели — разработка плана действий (он же протокол совещания). Этот протокол должен:
Разошлите (ты или секретарь собрания) протокол всем участникам и ответственным — это еще один шаг навстречу тому, что все сказанное будет исполняться.
Автор: leshchenko
Источник [4]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-proektami/33756
Ссылки в тексте:
[1] окупаемости инвестиций: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9E%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%B0%D0%B5%D0%BC%D0%BE%D1%81%D1%82%D1%8C_%D0%B8%D0%BD%D0%B2%D0%B5%D1%81%D1%82%D0%B8%D1%86%D0%B8%D0%B9
[2] четко выраженной цели: http://managementmethods.wordpress.com/2013/04/20/correct-goals-how-to-set-goals-correctly/
[3] метод помидора: http://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique
[4] Источник: http://habrahabr.ru/post/178861/
Нажмите здесь для печати.