Автоматизируем казначейство

Что такое казначейство и кто такой казначей?

В век информационных технологий, когда потоки информации, дезинформации и просто информационного шума захлестывают даже видавших виды, особенно важным качеством становится способность человека (а тем более финансового руководителя) точно формулировать смыслы вещей, понятий и явлений. Если сказанное показалось банальностью или чем-то мало относящимся к названию статьи, то смею заверить уважаемого читателя, что это не так. Так, например, руководитель одной из довольно немаленькой ИТ-компании, проработав на рынке ИТ-услуг более 12 лет, имея опыт стажировки в США, трактовал понятие выручки предприятия исключительно как объем денежных средств поступивших на расчетный счет (в кассу).
Большой практический опыт авторов говорит о том, что прежде чем приступить к решению любой задачи, а в особенности сложной, требующей проектного подхода, необходимо разобраться, а что, собственно, является предметом изучения, внедрения, результатом работы? И после того, как ответы на эти вопросы получены, необходимо убедиться, что все остальные участники процесса понимают все эти вещи единообразно. А если это не так, то нужно добиться такого единообразия, например, введением в действие корпоративного глоссария с обязательным коллективным обсуждением того, кто что и как понял.

После того, как посыл авторов разъяснен, переходим к выяснению смыслов понятий «казначейство» и «казначей». Исконный смысл слова «казначей» — лицо хранившее казну. Казна, в свою очередь, происходит арабского «хазне» — хранилище, сокровищница. И создал, по историческим сведениям, первую казну, как это не удивительно, Хоттабыч! Но не всем известный Гасан Абдурахман, а халиф Умар ибн аль-Хаттаб в 635 г. На Руси же казначеи были не только у князей, но и у частных лиц, бояр. По Далю: «Казначей-чиновник, служитель, заведующий деньгами, приходом и расходом, наличностью, истиником (т.е. истинным богатством). Причем, к истинному богатству не относился оборотный капитал и долговые обязательства.
Изучив первоначальный смысл слова «казначей», мы можем обратить внимание, на то, что обладание казной не было прерогативой князя (царя). Таким образом, еще со времен древней Руси, существовали разные виды казны, которые были предназначены для решения различных задач. По мере усложнения товарно-денежных отношений, усложнялась и организационная структура по управлению казной. Организация казначеев, обслуживающих казну, стала называться казначейством. Следовательно, казначейство – это не процесс, как колдовство, это организационная структура, причем, строго регламентированная.
В реалиях сегодняшнего дня нашей страны, Федеральное казначейство (Казначейство России)  — федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета. Очевидно, что казна Государева не является предметом нашей статьи, хотя о её существовании необходимо помнить при организации казны «боярской» и даже «простолюдинской».
Сегодня мы поговорим, о том, как нам реорганизовать Рабкрин, или точнее, словами Классика, как «добиться безусловной осведомленности и строжайшей правильности дел» в вопросе организации казначейства и автоматизации его деятельности на современном российском предприятии.
Надеемся на интерес со стороны широкого круга финансистов, как уровня топ-менеджмента, так и тех, кто собирается перейти на этот уровень.

Варианты организации казначейства на предприятии

Способы организации казначейства в компании напрямую зависят от размеров компании и стадии её жизненного цикла. Неверно думать, что если речь идет о микропредприятии, то и о казначействе в рамках такого предприятия говорить не приходится. Как мы выяснили ранее, если на предприятии есть человек, заведующий деньгами, приходом и расходом, наличностью, то можно смело утверждать, что имеется казна, казначей и соответственно, казначейство, которое может состоять из одного человека – директора компании, к тому же исполняющего обязанности главного бухгалтера. А если в компании появляется еще и отдельный главный бухгалтер, то размер казначейства моментально увеличивается вдвое! По мере роста компании усложняется и организационная структура казначейства. На предприятиях малых и средних, зачастую, функции казначейства выполняет бухгалтерия. При создании специализированного финансового отдела часть функционала может перейти к нему. А если мы говорим о крупном предприятии, то в его составе может функционировать казначейство, как самостоятельное подразделение с подчинением, например, финансовому директору. Способы организации казначейства могут варьироваться, делегирование полномочий также может осуществляться самым различным образом. Чтобы определиться с инструментами автоматизации казначейства, главное — это определить бизнес-процессы, осуществляемого казначейством, их участников и их роли.
Начнем по порядку.

Что и как автоматизируем?

Предметом, т.е. тем, с чем работает казначейство являются денежные средства предприятия в наличной и безналичной форме на счетах предприятия.
С точки зрения информационных потоков.
На входе казначейства:

1. финансовый план(-ы) (бюджет движения денежных средств — БДДС);
2. заявки на расходование денежных средств;
3. аналитические данные из учётной системы предприятия;
4. текущая информация о поступлениях, перечислениях, остатках денежных средств на счета и в кассу предприятия;
5. другая внешняя информация (курсы валют, акций, ставки по кредитам и прочее).

На выходе:

1. отчет об исполнении финансового плана(-ов) (БДДС);
2. аналитическая информация о текущем и перспективном состоянии ликвидности в принятой на предприятии форме;
3. реестры платежей или их эквиваленты в документообороте предприятия;
4. договора займа для покрытия кассовых разрывов;
5. депозитные договора для размещения свободных денежных средств;
6. аналитические записки с предложениями по управлению процентными, валютными и иными рисками ликвидности.

Рассмотрим в упрощенном виде основные бизнес-процессы в казначействе. В качестве допущения подразумеваем, что система планирования на предприятии существует.
Примечание. Хотя это и умозрительное допущение, из опыта можно утверждать, что многие предприятия в нашей стране с тысячами работников и многомиллиардными оборотами управляются во многом ситуативно, а глубина планирования не превышает одного месяца.

1. Осуществление платежей предприятия (исполнение расходной части БДДС). Платежи могут быть как безналичные, так и наличные. В случае наличных платежей, казначейство отдает соответствующие распоряжения в бухгалтерию предприятия, например в виде утвержденного в соответствии с регламентом реестра.
2. Контроль исполнения БДДС. Сбор информации о фактическом поступлении и расходовании средств в разрезе операционной инвестиционной и финансовой деятельности предприятия. Источниками являются и Сопоставление фактических и плановых показателей приходной и расходной частей БДДС в абсолютных и относительных цифрах, как правило в виде таблиц.
   Примечание.Это могут быть не только таблицы, но и графики, и инфорграфика, т. е. любые формы наглядного представления данных удобные ее потребителям, закрепленные соответствующими регламентами и положениями.
3. Исполнение БДДС по финансовой деятельности. Обеспечение общей сбалансированности объема денежных средств предприятия, т. е. устранение кассовых разрывов и управление свободными денежными средствами в заданном периоде.

Плюс бизнес-процессы в которых казначейство не выступает владельцем, но активно принимает участие:

1. Планирование БДДС. Планы продаж в денежном эквиваленте составленные коммерческой службой компании, после их утверждения в соответствии с регламентами предприятия, вносятся в БДДС. Бюджет операционных расходов составляется на основе данных отдела снабжения (планово-экономического отдела, бухгалтерии, службы персонала). Само казначейство обычно планирует цифры касающиеся финансовой деятельности в части привлечения средств и их размещения, а также собственной операционной деятельности. Планирование движения денежных средств по инвестиционной деятельности зависит от специфики компании и может осуществляться, как внутри казначейства, так и в специализированном подразделении. Центр планирования инвестиционных расходов зависит от специфики предприятия.
2. Принятие управленческих решений. Казначейство с установленной на предприятии периодичностью и в заданном объеме готовит для руководства и других заинтересованных участников процесса аналитические отчёты по управлению ликвидностью, валютным и кредитным рискам. Казначейство в части операционных поступлений руководствуется внешней информацией и отслеживает фактическое исполнение плана, предоставляя руководству и другим заинтересованным лицам на регулярной основе информацию в нужном разрезе.

В каждом из вышеперечисленных процессов можно выделить следующие роли участников:

• Заявитель — лицо заинтересованное в выполнении той или иной операции.
• Распорядитель — лицо, авторизующее выполнение запрошенной операции.
• Исполнитель — лицо, непосредственно выполняющее операцию.
• Контролёр, аналитик — лицо, отслеживающее правильность выполнения операции и отвечающее за ведение аналитики в требуемых разрезах.

Альтернативный подход для описания основных бизнес-процессов в казначействе – использование классического цикла Деминга: планирование-действие-проверка-корректировка.
С планированием мы разобрались выше. Действие в нашем случае – это исполнение БДДС. И если говорить об операционной деятельности (мы не рассматриваем случай, когда финансовая деятельность и есть операционная), то функции казначейства в части поступлений сугубо учетно-отчетные: получить информацию из банка (учетной системы предприятия), учесть (обработать) её регламентированным способом, предоставить информацию внутренним и внешним потребителям. В части расходования денежных средств цепочка такая:

1. заявка на расходование денежных средств (как предусмотренная бюджетом, так и вне бюджета);
2. согласование (в некоторых случаях может быть автоматическим);
3. обработка заявки (например, размещение её в платежном календаре);
4. фактическое исполнение: изготовление расходного документа, утверждение его и передача на исполнение в банк (кассу);
5. получение информации о фактическом исполнении заявки и занесение её в учетную систему;
6. формирование отчетов.

Примечание. Некоторыми доходами и расходами казначейство не управляет напрямую, а использует поступившую информацию пост-фактум, Например, списание со счета по инкассовому поручению ФНС, поступление пени по решению суда и т. п.

В отдельных случаях, необходимо принятие управленческих решений руководителем казначейства или уполномоченным на то лицом об оперативном управлении ликвидностью в рамках предприятия. Например, при наличии нескольких расчетных счетов, решение о перенаправлении инкассируемой выручки на определенный счет в целях недопущения кассового разрыва.
Финансовая деятельность, по сути — это операционная деятельность казначейства и здесь для принятия управленческого решения необходимо сопоставление информации внутренней (от учетной системы) и внешней (например, изменение ставок по кредитам).
Проверка — это сопоставление фактического исполнения БДДС с запланированными показателями, анализ отклонений, прогнозирование.
Корректировка — это направление соответствующей информации (возможно с конкретными предложениями и аналитическими выводами) руководству предприятия. В части полномочий самого казначейства – принятие конкретных управленческих решений в части управления денежными средствами: пересмотр кредитного портфеля, диверсификация валютных рисков и т.п. в целях достижения запланированных показателей.
Теперь у нас на руках практически все, что необходимо для формулировки требований к автоматизации работы казначейства. Последовательно раскрывая действия тех или иных ролей в каждом из бизнес-процессов мы получить детальные функциональные требования для составления технического задания на информационную систему для казначейства. Существующие или вновь разрабатываемые регламенты (упомянутые выше) определят требования к составу полей документов и выходных форм.

Выбираем средства автоматизации

Для начала рассмотрим какие средства автоматизации уже применяются в вышеперечисленных бизнес-процессах.

1. Осуществление платежей предприятия (исполнение расходной части БДДС) — как правило для этого используются программы типа клиент-банк. Также достаточно часто используется импорт-экспорт платежных документов в учётную систему компании.
2. Контроль исполнения БДДС — данные по остаткам из системы клиент-банк, данные по остаткам счетов кассы учётной системы, данные котировок из Интернет источников. Скорее всего все эти сведения сводятся в одну или несколько электронных таблиц.
3. Исполнение БДДС по финансовой деятельности — здесь особой автоматизации не наблюдается, для различных операций могут использоваться электронная почта, текстовый редактор, электронная таблица, сканер.
4. Планирование БДДС — так как планирование во многом это общение и обмен документами, то минимальные средства это электронная почта или более продвинутая система документооборота, которая позволяет разослать, собрать и консолидировать данные заявок.
5. Принятие управленческих решений — понятно, что сами решения принимаются людьми, однако данные для этого поставляются различными службами предприятия, в том числе и казначейством. Так как в нашем случае это аналитические отчеты, сведения для которых собраны из различных источников, то минимальным средством автоматизации будет электронная таблица для расчетов, текстовый редактор для аналитических записок и, возможно, презентации для наглядного представления информации в динамике.

Теперь самое время сформулировать требования к средствам автоматизации. Для сравнительной оценки удобно использовать сводную таблицу, в которой по одному измерению перечислены требования (возможно с их весом для бизнеса компании), а по другому приведен перечень сравниваемых продуктов. Например, как показано в ниже:

Заполняем таблицу проставляя балл для каждого из требований, для каждой выбранной системы. В конце рассчитываем общий балл для каждого из приложений. Следует отметить что в таблице перечислены только важные с точки зрения работы казначейства требования. Данный список следует расширить требованиями к быстродействию, пользовательскому интерфейсу и пр. (как описано в см. статью по ТЗ ^[1]).

Заключение

Внедрение ПО это в любом случае проект, а результаты проекта принято оценивать. Мы далеки от мысли что мы можем предложить универсальную экономическую модель оценки результатов проекта. Однако, есть несколько моментов, которые стоит принять во внимание при расчёте ROI для проекта автоматизации казначейства:

• скорость прохождения платежей — уменьшает потребность в объеме оборотных средств и соответственно напрямую влияет на ROI;
• своевременность прохождения платежей — напрямую влияет на скорость поставок сырья и материалов и соответственно, на издержки основных бизнес-процессов предприятия;
• сведения об планируемых остатках средств — может уменьшить потребность в заемных средствах и имеет прямой экономический эффект;
• дополнительный доход от вложений свободных средств — появление в пределах горизонта планирования компании сведений об объемах свободных средств позволяет их с выгодой размещать, что, в свою очередь, напрямую связано с ROI проекта.

На наш взгляд прежде чем задумываться об автоматизации казачества стоит разработать пакет регламентных документов начиная со статей БДДС, до требований к аналитической отчетности. Имея на руках такие документы, формирование требований к программному обеспечению во многом будет механической работой.
Примечание. Мы понимаем, что средства автоматизации могут наложить свой отпечаток на регламентные документы, но кто сказал что эти регламенты «священная корова»?
Какой бы инструмент автоматизации вы бы не выбрали, помните — не бывает «волшебных» программ, внедрив которые ваше казначейство вдруг заработает «как нужно»; ПО всего лишь инструмент, который может быть удобным или не совсем, а работают люди.

Породько Алексей Андреевич
Породько Андрей Андреевич

Автор: AxianLTD

Источник ^[2]