Сокращаем затраты времени на создание документов

в 8:38, , рубрики: CRM, документооборот, повышение эффективности, управление временем, управление персоналом, Управление продажами, управление проектами

Часть 1. Ты видишь суслика? И я не вижу, а он есть.

Другими словами если проблема не видна, это не означает, что её нет. Разберемся?!

Работа отдела продаж связана с созданием огромного количества документов различного вида — от банальных коммерческих предложений (КП) до юридических договоров. Если вы когда либо занимались активными продажами, то знаете что для повышения эффективности КП его надо сделать персонифицированным — т.е. как минимум указать ФИО контактного лица. Что касается договоров, то в них необходимо заполнить гораздо больше информации — все реквизиты контрагента, приложить спецификацию, указать суммы и т.д. Вроде ничего сложного и что тут можно улучшить?
Сокращаем затраты времени на создание документов - 1

Бизнес-кейсы от Yoolla

Действительно все просто — открывай заготовку и вноси свои данные методом “Скопировал-Вставил”, с этим справится даже низкоквалифицированный сотрудник. Просто, да не очень.

Этот случай произошел во-время моей работы в одной IT-компании федерального уровня — мы участвовали в так называемом “Школьном проекте”, в рамках которого несколько вендоров предоставляли ПО для школ по смешным ценам. Проблема была в том, что школ в Пермском крае очень много, а договоры заключались с каждой персонально. На эту работу пришлось выделять отдельного сотрудника. Так вот — этот сотрудник почти две недели занимался только созданием договоров (+ приложения к ним с перечнем поставляемых продуктов) по этому проекту — вручную вбивал в шаблон реквизиты.

Все вроде бы не плохо, но тут часть школ (до них видимо все-таки дошло, что ценник был просто дармовым) решили изменить состав продуктов — а значит требуется пересчитать суммы договоров и переделать спецификации. Это была “потеря-потерь” — ведь потрачена куча времени (время = деньги) и предстояло заново переделать часть уже сделанной работы.

Как правило для повышения эффективности никому и в голову не приходит автоматизировать какие-то рутинные операции, тем более работу с документами. Но давайте посмотрим какие проблемы в этом деле увидели мы:

Большое количество документов требует огромных временных затрат, к тому же нельзя исключить “человеческий фактор”. Например, чтобы составить 100 однотипных документов потребуется около 500 минут (5 минут на документ) или 8 часов рабочего времени — это колоссальные затраты, и мы еще не учитываем время, требуемое на проверку и исправление ошибок,
Большое количество документов различного содержания — в некоторых случаях для разных клиентов требуется составить документы различного содержания, что не только усложняет задачу, но и требует большего времени на её выполнение,
Изменения в документе — для того, чтобы, в случае ошибки, откорректировать документ надо будет проделать практически ту же работу, что и при создании нового документа — это затраты времени.

Ситуация, конечно, утрирована, но если вы посчитаете сколько КП, Договоров и других документов составляют ваши сотрудники, то цифра получится, скорее всего, гораздо больше.

В этом деле присутствует еще один фактор — требуется, чтобы “заготовка”, которую используют сотрудники, была корректной и актуальной. Ведь если сотрудник “наделал” сотню документов и все они содержат какую-либо ошибку или неточность, то работа выполнена не только зря, но она может принести какой-либо ущерб в будущем.

Приведем один пример, с которым сталкивался любой опытный специалист. Вы наверняка вспомните его из своего опыта:

Переговоры с клиентом закончились успешно. Клиент присылает свои реквизиты и мы радостно делаем для него договор, приложения к договору и счет. И тут “оказывается”, что договоры по нашему направлению проводятся через дочернюю компанию клиента и нам срочно надо переделать весь пакет документов на новые реквизиты. Неприятно конечно, но что делать — переделываем весь пакет. Новые реквизиты и дополнительное время.

Когда речь идет о единичном случае, то ничего криминального и не выполнимого здесь нет — ну потратим мы еще полчаса на переделку документов. Но как мозаика складывается из отдельных элементов, так и время, потраченное напрасно складывается в часы и даже дни рабочего времени, которое стоит денег, которые мы платим исполнителям. А значит опять “отапливается Космос”.

Часть 2. Выбираем вариант реализации.

После тщательного анализа и опросов клиентов мы пришли к выводу, что основная часть документов создается по какому-либо шаблону. Для этого нужна база данных, в которой будет храниться информация для создания документов и сам шаблон. Данные с информацией у нас есть, т.к. Yoolla CRM — это и есть хранилище всей нужной информации, остается только реализовать создание документа по шаблону.

Мы выбрали вариант — использовать шаблоны в формате Word 2007 (т.е. *.docx) — как наиболее удобный и выдающий корректный результат. Достоинством шаблона, подготовленного в Word является простота его создания — ведь большинство пользователей (а может быть и 100%) нашей системы — люди грамотные и обладают навыками работы с пакетом MS Office.

В итоге получился модуль, способный выдавать любой уже заполненный документ по заранее подготовленному шаблону. При этом на создание документа уходит буквально несколько секунд.

Часть 3. Пример создания шаблона

Для подготовки шаблона нам потребуется программа MS Word или WPS Office (или любая другая, способная сохранить документ в формате *.docx). За основу можно взять документ, который у вас уже используется — имеющиеся КП, договоры, дополнительные соглашения, акты, квитанции и пр.

Шаг 1. Открываем нашу заготовку и ставим нужные теги в нужные места шаблона используя систему тэгов. Мы, например, использовали Акт приема-передачи и у нас получился такой шаблон:

Генератор документов в Yoolla CRM
Сокращаем затраты времени на создание документов - 2

Шаг 2. Загружаем шаблон в Yoolla CRM и сохраняем

Как видите — все достаточно просто и с созданием шаблона справится любой человек, знакомый с программой MS Word. Теперь всё зависит от вашей фантазии и терпения, т.к. возможно создание совершенно широкого спектра различных документов — не только для внешнего, но и для внутреннего использования.

Тэги охватывают данные по Клиентам — от содержимого карточки клиента, до его реквизитов, Контактам — вся имеющаяся информация, включая дополнительные поля и Сделкам — от даты создания сделки до спецификации с выводом НДС и без.

Часть 4. Считаем велью, т.е. деньги

Итак, теперь вы можете примерно прикинуть сколько времени в год вы и ваши сотрудники тратите на “отопление космоса”, ведь теперь вы можете:

  1. снизить затраты за счет сокращения времени на создание новых документов в 3 раза
  2. снизить затраты за счет сокращения времени на повторное создание документов (из-за ошибок или других изменений) в 3 раза
  3. снизить затраты на ассистентов менеджеров, отвечающих за работу с документами (вы знаете что с ними делать) — в 2-3 раза
  4. снизить затраты вызванные ошибками при создании документов — не измеримо

Если мы вдруг, случайно, непостижимым образом не убедили вас в том, что только за счет применения модуля Генератор документов вы начинаете экономить (Сэкономил — значит заработал), то можем предложить только одно — посчитайте свои затраты, а там видно будет.

Подробнее о работе модуля можно почитать в документации.

Автор: BeloVit

Источник

Поделиться новостью

* - обязательные к заполнению поля