- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Для большинства из нас, и скорее всего, из вас, совещания – наименее продуктивная часть дня. И всё равно, слишком много умных людей засиживаются на них. Совещания порождают ещё больше совещаний, и порочный круг продолжается, уменьшая продуктивность и действуя на нервы.
Как бывший менеджер продукта Google Calendar я видел много человеческих реакций на встречи. Как партнёр в Google Ventures, я напрямую работал с более чем сотней стартапов. Я даже сделал курсы на тему того, как освободиться от тирании переговоров. И вот что я рекомендую:
Самые вредные для работы – еженедельные статусные встречи, или встречи для учёта прогресса. Типа «давайте каждый расскажет, чего он достиг». Это трата времени, тянущаяся с тех дней, когда менеджеры таким образом удостоверялись в том, что люди делают свою работу.
Большинство обновлений относятся к 1-2 людям в комнате, а все остальные тупо ждут своей очереди. Замените их системами обмена сообщениями, встречами с меньшим количеством участников или списками рассылки.
Занятно, как менеджеры тратят время на общие встречи, и всё время отменяют персональные встречи с их непосредственными подчинёнными. А это самые важные встречи в вашем расписании – только они нужны не для вас, они для работников.
Менеджер должен принимать решения, устранять препятствия и помогать сотрудникам чувствовать себя хорошо и чувствовать, что их ценят. Если вы не нарушаете график и встречаетесь с людьми, это показывает им, что они важны и их уважают.
Он отвечает за объявление цели и плана встречи, определяет, кто принимает решения, организовывает рассылку по мотивам. Никто не должен спрашивать: «А чья это встреча?». Не назначайте совещание, если у него нет главного, или если вы не желаете им стать.
Если вы одалживаете час чьего-то времени, относитесь к этому так, будто вы одалживаете лестницу у соседа. Просите вежливо, не затягивайте, возвращайте быстро и говорите «спасибо».
Заранее оповещайте о цели и расписании встречи. Какие вопросы надо решить, кому надо присутствовать. Никто не должен заходить в переговорную, не имея понятия, зачем они там и чего нужно достичь. Пусть работники голосуют ногами – дайте им разрешение не ходить на встречу, не имеющую смысла, владельца и расписания.
Слишком много директоров считают, что раз у них загруженный календарь, они становятся очень важными людьми – а назначение нескольких встреч на одно и то же время равносильно призовой награде.
Вы менеджер, а не специалист по посещению встреч. Они только отбирают вас у вашей команды. Если вы не нужны – отклоните предложение о встрече, или покиньте её. Не обижайтесь, если вас не пригласили – часто это похвала построенной вами команде. Если у вас есть, что сообщить, расскажите это организатору встречи заранее.
Если решение требуется сделать быстро, сразу собирайте тех, кто его принимает. Создавайте культуру срочности, когда решения принимаются быстро и не откладываются. Ещё одно преимущество не забитого календаря – у вас останется больше времени, чтобы помогать другим с мгновенными решениями.
Идеально – менее пяти человек. Исследования показывают, что более семи людей в одной комнате ухудшают эффективность встреч. Группы должны присылать представителя, а не приходить целиком. Если вы не знаете, как уменьшить число участников встречи – пересмотрите задачи, или разделяйте и властвуйте.
Конечно, я не имею в виду встречи всей команды или еженедельные праздники. О них предупреждайте всех заранее, и убедитесь, что у вас есть время для вопросов и ответов.
Сколько вашей компании будет стоить эта встреча? К примеру, двухчасовая встреча с 16 участниками – 32 человеко-часа. Это почти целая неделя работы одного человека. Эта встреча более важна, чем то, чего может достичь ваш работник за неделю? Попробуйте напоминать всем о стоимости встреч при помощи таймера.
Не назначайте встречи длиннее часа, и стремитесь к получасу. Вы будете удивлены, чего можно достичь. Заканчивайте вовремя, уходите быстро, чтобы другим не надо было ждать, пока комната освободится. Уважение чужого времени работает и в другую сторону – присутствуя на встрече, оторвитесь от ноутбука или смартфона.
Во многих компаниях это не принято. Но почему? Менеджеры должны разрешать противоречия. Противоречия ведут к простоям. Если люди не могут достичь согласия, им надо быстро и культурно обратиться к вышестоящему работнику, который сможет принять решение. В правильных командах можно не соглашаться, но принимать сделанное решение.
На скольких встречах кто-то говорил «У нас есть ещё 20 минут, что мы можем ещё обсудить?». Это абсурд. Если вы доехали до дома на 15 минут быстрее, вы же не будете сидеть в машине оставшееся время? Если вы закончили встречу раньше – отлично. Заканчивайте её и возвращайте людям их время.
Иногда вырваться из долгов по встречам можно, обнулив календарь и начав заново. Я работал как-то со стартапом, который решил так и сделать. 1 января они удалили все назначенные встречи. Встречи добавлялись, только если они были необходимы и имели ведущего и правильно подобранных участников.
Все удивились достигнутому результату. Еженедельные «статусные встречи», отнимавшие по 3 часа, вообще исчезли. Некоторые вернулись, но с меньшим количеством участников и на меньшие промежутки. Компания получила тысячи человеко-часов. И это время стало возможно использовать для работы.
Автор: SLY_G
Источник [1]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-proektami/98263
Ссылки в тексте:
[1] Источник: http://megamozg.ru/post/19274/
Нажмите здесь для печати.