Как создать хакатон? Полезный чек-лист

Немного вводных

Аудитория Хабра прекрасно знакома с форматом хакатона. Это командное соревнование, на котором решается поставленная цель и задачи путём создания нового продукта.

Я работаю в крупной компании и занимаюсь комьюнити-менеджментом в IT, на моём счету уже более 100 организованных мероприятий от митапов до хакатонов и конференций.

Шаг 1. "Определите цель и задачи хакатона "

Определите основную цель хакатона, например: 

• Решение реальных проблем; 

• Демонстрация возможностей; 

• Создание инновационных приложений; 

• Привлечение кадров; 

  И т.п. 

Определите основные задачи: 

• Количество участников; 

• Ожидаемые результаты (например, проекты, новые идеи); 

• Формирование сообщества или повышение;

• Узнаваемости бренда; 

И т.п. 

Шаг 2. "Определите целевую аудиторию"

Определите, для кого этот хакатон, какие навыки есть у вашей аудитории, для наиболее эффективного решения задач. 

Сфокусируйтесь на аудитории с различным уровнем опыта: 

• Студенты и недавние выпускники; 

• Профессиональные разработчики; 

• Команды или индивидуальные участники. 

Проведите исследование аудитории  и обсудите видение с заказчиком. 

Шаг 3. "Подготовьте расширенный чек-лист организаторов и смету"

Распределите зоны ответственности по направлениям: 

• Работа с заказчиком 

• Работа с площадкой и подрядчиками 

• Работа с ЦА и прочие коммуникации 

  И т.д. 

 Проработайте основные пункты сметы на соответствие бюджета, обязательно заложите +10-15% на форсмажоры (если их не произойдёт – то у вас будет экономия :-)) 

 Назначьте статусные встречи команды организаторов - это очень важно!

Шаг 4. "Выберите тему"

Определите с заказчиком тему и задачи, соответствующую сильным сторонам направления, например: 

• Создание масштабируемых микросервисов; 

• Реализация моделей машинного обучения; 

• Разработка Android-приложений или решений на Kotlin;

• Оптимизация производительности в корпоративных приложениях; 

  И т.п. 

Шаг 5. "Установите формат"

Длительность: 

• Однодневный спринт (6-12 часов); 

• Мероприятие на выходные (24-48 часов); - Виртуальный многонедельный челлендж. 

Участие: 

• Позвольте участвовать индивидуально или в командах (3-5 человек);

• Очно или онлайн Локация: 

• Очно: Организуйте помещение с рабочими местами, интернетом и кейтерингом. 

• Онлайн: Используйте платформы, такие как Zoom, Slack или Discord. 

Шаг 6. "Подготовьте инфраструктуру "

Технологический стек: 

• Обеспечьте доступ участников ко всем необходимым ресурсам, например: Java SDK, IDE (например, IntelliJ IDEA, Eclipse) и облачным платформам (AWS, Azure и т.д.). 

• Предоставьте API или наборы данных, если необходимо. 

• Инструменты для совместной работы: GitHub, GitLab. 

• Коммуникация: Telegram, Slack, Discord и т.п. 

• Управление задачами: Trello, Jira. 

• Платформа для подачи проектов. Используйте Devpost, HackerEarth или репозитории GitHub для подачи проектов. 

Шаг 7. "Создайте правила и критерии оценки"

Правила: 

• Укажите основной язык программирования и прочие вводные; 

• Определите ограничения (например, использование определенных библиотек или фреймворков); 

• Установите правила интеллектуальной собственности (например, кто владеет кодом). 

Критерии оценки (адаптируйте под проект): 

• Инновационность и оригинальность (30%);

• Техническая реализация (30%);

• Функциональность и завершенность (20%);

• Презентация и ясность (20%). 

Шаг 8. "Найдите спонсоров и партнеров (могут быть разные опции, зависит от разных факторов)"

Сотрудничайте с компаниями или организациями для: - Спонсирования призов (деньги, гаджеты или лицензии на ПО); 

• Предоставления облачных кредитов (AWS, Google Cloud, Azure); 

• Предложения наставничества или проведения воркшопов; 

• Продвижения мероприятия. 

  Для внутрикорпоративных хакатонов список будет отличаться. 

Шаг 9. "Продвигайте мероприятие"

Каналы: 

• Сообщества разработчиков (Stack Overflow, GitHub, Reddit, Telegram и т.п.); 

• Социальные сети (LinkedIn, Twitter, Facebook и т.п.); 

• Партнерства с университетами или тех. встречами; И т.п. 

Контент: 

• Яркие постеры или видео; 

• Четкие детали о теме, расписании и призах; 

• Информация о месте и времени; 

Отзывы прошлых участников, если применимо. 

Шаг 10. "Подготовьтесь к мероприятию и поддержка участников"

Предварительные мероприятия: 

• Проведите вебинар или воркшоп для погружения в тему; 

• Поделитесь ресурсами: обучающие материалы, задачи, рекомендации по кодингу. 

• Предоставьте расписание и чек-лист для участников. Логистика: расскажите, как зайти на платформу, нужна ли регистрация. Для очных участников составьте навигацию. Очно: Проверьте интернет, электропитание и расстановку мест, места для отдыха и гигиены. Онлайн: Протестируйте платформы и обеспечьте доступную, непрерывную поддержку. 

Поддержка участников во время хакатона Менторы: 

• Пригласите опытных экспертов, чтобы они помогали участникам с вопросами; 

• Наставники могут давать советы по архитектуре, коду и оптимизации решений. 

Ресурсы: 

• Создайте библиотеку материалов: ссылки на документацию, учебные курсы, демо-проекты. 

• Убедитесь, что участники понимают, как использовать предоставленные API или наборы данных. 

Зоны отдыха: 

• Если мероприятие проходит офлайн, организуйте места для отдыха с закусками и кофе. Принесите пуфы для отдыха. 

• Если онлайн, организуйте небольшие перерывы с квизами или розыгрышами. 

Шаг 11. "Проведение хакатона"

Основные тезисы, так как тут работы много. 

Открытие: 

• Приветствуйте участников и представьте тему. - Кратко объясните правила, критерии оценки и расписание. Этап разработки: 

• Обеспечьте поддержку со стороны наставников или технических консультантов. 

• Проводите мини-челленджи или викторины для поддержания интереса. 

• Внедрите геймификацию, если не сделано ранее. 

Подача проектов:

• Убедитесь, что все команды подали свои проекты вовремя через выбранную платформу. 

• Проверьте соблюдение правил. 

Шаг 12. "Оценка и награждение"

Демонстрация проектов: 

• Выделите временные слоты для презентации проектов судейской комиссии; 

• Организуйте сессии вопросов и ответов. 

Судейская комиссия: 

• Пригласите экспертов, хардовых разработчиков и бизнес-стейкхолдеров. 

Награды: 

Объявите победителей в категориях, таких как "Лучший проект", "Самая инновационная идея", "Лучшее использование" и т.д. 

Предоставьте призы, сертификаты и публичное признание. 

Шаг 13. "Используйте хакатон для рекрутинга"

• Партнеры и спонсоры могут использовать мероприятие как платформу для поиска талантов; 

• Создайте отдельный канал для общения участников с представителями компаний; 

• Организуйте карьерные сессии, чтобы участники могли узнать о возможностях трудоустройства. 

Шаг 14. "Интеграция итогов"

Продолжение проектов: 

• Поддержите успешные проекты после хакатона (например, выделите гранты или подключите команды к стартап-инкубаторам). 

Реальные результаты: 

• Интегрируйте лучшие решения в существующие продукты или сервисы. 

Сообщество: 

• Создайте сообщество участников, где они смогут продолжить взаимодействие и дорабатывать проекты (чат-группы, форумы, встречи, доп.мероприятия). 

Шаг 15. "Организация обратной связи"

Отзывы участников: 

• После мероприятия разошлите опрос с вопросами о том, что понравилось, а что можно улучшить. 

Отзывы менторов и судей: 

• Проведите короткие интервью. 

• Узнайте, как эксперты оценивают уровень участников и организацию. Анализ данных: 

Оцените популярность тем и подходов участников, чтобы улучшить будущие мероприятия. 

Шаг 16. "Продвижение результатов"

• Опубликуйте результаты хакатона на платформах, где собралось сообщество разработчиков (Habr, GitHub, Medium, Telegram и пр.). 

• Подготовьте кейсы победителей: опишите их проект, процесс работы и основные выводы. 

• Сделайте рассылку с благодарностью всем участникам и экспертам, включая информацию о планах на следующие хакатоны. 

Шаг 17. "Проведите ретро и итоговое мероприятие в команде организаторов"

Соберите очную или онлайн встречу: 

• Проверьте расширенные пункты чек-листа и их статусы и комментарии;

• Соберите информацию о том, что получилось хорошо и где были недочёты;

• Предоставьте итоги; 

• Поблагодарите команду.