- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Как известно, GTD [1] – методика, при которой в голове не должны держаться задачи, которые можно перенести на внешний носитель. Роль такого носителя вполне может выполнять ваш почтовый ящик. В большинстве случаев во «входящих» у пользователей творится хаос и вакханалия, однако в этой статье мы поделимся с вами сегодня опытом превращения в почтового ящика в мощный GTD-инструмент.
Различных техник и методик посвященных тому, как из 24 часов сделать 36 и при этом выспаться есть достаточно много. Некоторые из них достаточно разумные. Перечислим хотя бы простейшие правила:
1. «Всем давать – кровать развалится»: говорите «нет» ненужному, отклоняйте задания, которые не двигают вас к цели.
2. «Не быть семируким восьмихреном»: избегайте многозадачности, т.е. не делайте несколько дел одновременно. Если вы выполняете задания поочередно, концентрация внимания повышается, и вы сделаете больше дел за меньшее время.
3. «Помодоро [2]» — техника с таким забавным названием предлагает вам ставить таймер на 25 минут на одно дело и стремиться укладываться в отведённое время.
По данным различных исследований, почтовый ящик — один из самых жестоких и безжалостных «хронофагов» после соцсетей и игр: разбираться в почте можно действительно до бесконечности и в итоге всё равно непонятно – что конкретно надо сейчас делать.
Чтобы поменять эту ситуацию в вашу пользу, усвойте простое правило: всегда держите ваш почтовый ящик пустым. Звучит просто, на самом деле действительно экономит время и позволяет сохранить концентрацию на важных задачах. Оставляйте во «входящих» только те письма, которые подталкивают вас к действию. После того, как действие выполнено, удаляйте письмо. Для того, чтобы быстро сортировать письма по этому принципу, установим определенный порядок сортировки задач, подобно тому, как GTD сортирует задания.
У вас будет много писем, которые не подразумевают конкретной задачи, которую надо выполнить, чтобы потом можно было удалить письмо. Такие письма делятся на две группы: те, которые можно сразу удалить, за 1-2 секунды: как правило, это различные рассылки-магазины-интернет-издания, на которые вы подписаны. Если времени сегодня читать всё это нет, но вам хотелось бы ознакомиться с ними позднее, переместите все эти письма в папку «Почитать на выходных». И читайте в своё удовольствие в расслабленном режиме, а затем очистите папку.
Вторая группа писем, не создающих строчки в списке задач, это письма, которые нужно вернуть обратно. Например, вы договариваетесь о покупке и вам пока не ясно, будете вы покупать или нет – «отфутбольте» это письмо адресату с каким-то вопросом. Таким образом, вы дадите адресату понять, что вы не пропали, вы сохраняете с ним контакт, в то же время, письмо вернётся к вам через день-два, а значит, человек и связанное с ним дело автоматически напомнят о себе. Правда, это правило верно в отношении работы и тогда, когда люди заинтересованы в вас не меньше, чем вы в них. Такой вариант не подходит для личной переписки – многие друзья и знакомые мне на почту могут вообще ничего не ответить, и только потом при встрече вспомнить, что письмо они получали.
Продолжая тему «футбола» — старайтесь отвечать на все письма в течение 5 минут. Это трудновыполнимая по началу, но результативная техника, направленная на то, чтобы в вашем ящике не скапливалось слишком много писем.
И помните, что вы пишете не ответ ради ответа, а для того, чтобы в результате переписки во входящих оказалось письмо, подталкивающее вас к действию. После того, как письмо отвечено – удалите его из папки «Входящие».
Что такое письмо, «подталкивающее к действию»? Например, друг прислал вам свою ссылку на фейсбук – это письмо-действие: вы добавляете друга и удаляете письмо. Например, финальное письмо в переговорах о покупке какого-то ресурса: все детали подтверждены, вы формируете пакет по сделке и оформляете необходимые документы. Письмо, подтверждающее встречу лучше сразу отправить в календарь аутлука, если этого не сделал сам отправитель. И т.д.
Разрабатывайте свои тактики сортировки писем по этим трём руслам: удалить – вернуть – выполнить и удалить.
Возможно, вместо того, чтобы удалять письма из корзины (оттуда они периодически вычищаются), вы захотите нажимать на кнопку «архивировать», доступную, например, в Gmail. Т.о. письмо сохраняется удалено, но в то же время оно в архиве и не мозолит вам глаза. Если же нужно будет найти детали давнишней переписки – вы сможете воспользоваться поиском по почтовому ящику.
Если у вас во входящих одновременно висит только 3-4 письма, по которым вы сейчас осуществляете какую-то деятельность, и если к концу дня вы их «закрыли», а всю остальную текущую переписку также удачно отработалиудалили – вы значительно сэкономили время. Письма-призывы к действию позволяют вам сосредоточить ваши усилия на одной задаче и перейти к следующей после её выполнения и удаления письма. Вы избегаете многозадачности, сохраняете концентрацию и повышаете производительность. Лишняя почта не висит во «входящих», и значит, вам не нужно её каждый раз перебирать, раздумывая, чем же сейчас заняться и «зачем вообще это письмо». Сделав быструю сортировку входящих, вы сразу видите, что нужно делать и таким образом получаете себе готовый список задач.
Техники управления временем подчеркивают, что время — ваш невосполнимый и самый ценный ресурс. Используя простые приёмы вроде перечисленных выше, вы можете действительно эффективнее распределять время, чтобы не только всё успеть, но и чтобы оно обязательно оставалось и на отдых.
P.S. Делитесь вашим опытом использования почты для упорядочивания задач в комментариях.
P.P.S. Больше интересных постов и полезных ссылок — на нашей facebook-странице [4] каждый день. Like? [4]
Автор: andorro
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/gtd/8737
Ссылки в тексте:
[1] GTD: http://ru.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
[2] Помодоро: http://en.wikipedia.org/wiki/Pomodoro_Technique
[3] UniSender: http://www.unisender.com/ru/
[4] facebook-странице: https://www.facebook.com/UniSenderRussia
Нажмите здесь для печати.