Bring Your Own Device – первые итоги корпоративных стратегий

Тема противостояния «корпоративных стандартов» и «личной эффективности» набирает обороты. Не зря PC World даже называет BYOD ^[1] (Bring Your Own Device – не путать с Bring Your Own Drink) самым ужасающим акронимом для ИТ-специалистов – корпоративные стандарты, похоже, проигрывают битву политике «все свое ношу с собой».

Какие тезисы можно привести в защиту каждой политики:

Если не можешь победить – возглавь, посчитали в некоторых компаниях, и решились на внедрение политики BYOD.

Для начала – немного статистики от Cisco – по заверениям компании, ее ежегодная экономия от BYOD составляет 300-1300 долларов США на одного сотрудника в зависимости от его должности

IBM ^[2]
По словам CIO IBM Жанетт Хоран ^[3], внедрение BYOD в 2010 г., позволившее сотрудникам использовать в корпоративных целях любые устройства, денег не сэкономило, зато хлопот прибавилось. Пяти тысячам ее коллег пришлось разбираться с зоопарком приложений и ПО, которые оказались вне контроля ИТ-службы.

Сперва в компании составили гид по приложениям, которые можно использовать, а каких следует избегать. Чтобы уменьшить соблазн пользоваться небезопасными сервисами (например, файлообменниками), в IBM разработали и начали приучать сотрудников к собственным аналогам. В большинстве своем сотрудники с пониманием отнеслись к требованиям безопасности. А самым раздражающим из них стал восьмизначный буквенно-цифровой пароль для разблокировки устройств.

Сегодня порядка 120 000 пользователей заходят в сеть IBM с мобильных устройств. 80 000 из них самостоятельно их обслуживают и оплачивают связь, оставшиеся 40 000 используют корпоративные смартфоны. Самые популярные гаджеты – Google Android, Apple iPhone и iPad и Blackberry. Стоит также уточнить, что не все устройства и платформы по итогам были допущены для работы, так как не удовлетворяли требованиям безопасности. Компания также составила гид по популярным девайсам и их свойствам, чтобы помочь выбрать наиболее подходящие модели.

Среди компонентов программы BYOD — мобильное приложение Lotus Notes Traveler ^[4], позволяющее пользоваться корпоративной почтой и календарем. А также платформа Tivoli Endpoint Manager ^[5], для удаленного управления клиентским оборудованием (как следует из названия) и его мониторинга в режиме реального времени.

IBM может стереть информацию с телефона, если он потерян, а также если сотрудник увольняется. Поэтому, когда появилась возможность удалять лишь корпоративные данные (например, почту), не трогая личное – сотрудники чрезвычайно обрадовались.

SAP ^[6]
По словам самой компании, SAP стала одной из первопроходцев в использовании планшетов в своем бизнесе – как разработчиками, так и менеджерами по продажам.

Сегодня SAP использует 40 000 мобильных устройств по всему миру, 18000 из которых – планшеты. Будь то корпоративное или личное устройство, используемое в работе сотрудников SAP – оно находится под полным контролем ИТ-службы компании. Доступ к корпоративной информации, включая почту и мобильные приложения, может быть заблокирован в любой момент. Для безопасного управления пользовательскими устройствами компания использует решение Afaria ^[7] – с его помощью происходит резервное копирование, обновление, шифрование, дистанционное удаление данных, а также их оптимизация при передаче (что важно при небольшой пропускной способности канала).

VMware ^[8]
6000 сотрудникам отвели 90 дней на миграцию с корпоративных устройств на собственные. Столь смелый и агрессивный на первый взгляд шаг на самом деле стал результатом компромисса. С одной стороны, на устарелость и/или ограниченность выбора корпоративной техники жаловались сами сотрудники. С другой, финансовый департамент был не доволен чрезмерными затратами VMware на ИТ. По словам CIO компании Марка Эгана, опция между корпоративными стандартами и личным оборудованием – ночной кошмар для ИТ-отдела. Поэтому политика Vmware приняла обязательный характер.

Сотрудники были поставлены перед выбором: оставить у себя корпоративное мобильное устройство, полностью взяв на себя его обслуживание, в т.ч. расходы на связь, либо приобрести гаджет, поддерживающий BlackBerry Enterprise Server ^[9] или ActiveSync ^[10]. В дальнейшем VMware компенсировала траты на мобильную связь в пределах 70 или 250 долл. в месяц, в зависимости от занимаемой должности. Сам Марк Эган заметил, что в результате всех этих изменений он сам стал тратить меньше на 30%.

Не удивительно, что переход был болезненный – первое время ушло на тушение «народного гнева» по поводу траты собственных ресурсов на то, что раньше было в зоне ответственности компании. К слову, ощутимую помощь оказала корпоративная социальная сеть. Сотрудники и «пар выпустили», и смогли помочь друг другу с тем же выбором тарифных планов. А ИТ-службе не пришлось снова и снова отвечать на типовые вопросы.

В следующем квартале VMware планирует приступить к миграции на личные ноутбуки. Здесь компания прибегнет к помощи собственных продуктов для виртуализации приложений, облачного хранения данных, а также корпоративный App Store.

MasterCard ^[11]
В MasterCard программа BYOD стартовала чуть более года назад, и уже 2000 из 6700 сотрудников приняли в ней участие. Сегодня программа рассчитана на использование сотрудниками iPhone, iPad, а также устройств на базе Android. Все хранимые и передаваемые данные зашифрованы, а для входа в корпоративную сеть требуется каждый раз проходить авторизацию.
В случае утраты гаджета блокируется и удаляется с устройства только корпоративная информация – забота о персональных данных находится в зоне ответственности пользователя.

Intel ^[12]
В середине 2011-го, спустя два года после начала программы BYOD, уже 58% сотрудников Intel (30 000 чел.) использовали персональные смартфоны в рабочих целях.

Внедрение BYOD в Intel прошло через несколько стадий:

• обсуждение инициативы заинтересованными сторонами — HR, юридический отдел, инженеры;
• открытая дискуссия среди сотрудников (охватила свыше 8 000 человек);
• разработка мер безопасности — как наилучшим способом защитить корпоративные данные, затратив адекватное количество ресурсов;
• выбор поддерживаемых платформ — компания сфокусировалась на 5ти популярных OS;
• формализация политики в отношении BYOD и донесение ее до сотрудников;
• создание в рамках обслуживающей инфраструктуры удобного в использовании веб-портала для заявок и консультаций сотрудников
• собственно внедрение программы и последующее удержание «руки на пульсе» по мере обновлений и выхода новых операционных систем – весь софт проходит процедуру сертификации и получает вердикт о возможности его использования.

Процедура перехода на собственное устройство предполагает онлайновый запрос в ИТ-службу и получение подтверждение на возможность использования гаджета и принятие условий и ограничений, после чего сотруднику высылается инструкция по конфигурации устройства. Для определения того, какие корпоративные данные могут быть доступны с личного мобильного для того или иного сотрудника, компания создала алгоритм, учитывающий пять уровней доступа, средства безопасности, предусмотренные самим телефоном, и «профили недоброжелателей».

До внедрения программы 80% затрат Intel на содержание мобильного доступа уходили на оплату ежемесячных счетов за услуги связи. В рамках программы BYOD компания перенесла в зону ответственности сотрудников выбор как устройства, так и тарифного плана, что позволило оптимизировать затраты компании. Эволюционно Intel пришла к 3 схемам финансирования – в 55% случаев за все платит сотрудник, в 35% — компания, в 10% применяется гибридная схема — сотрудник покупает смартфон из своего кармана, а ежемесячные платежи совершает компания.

По отзывам сотрудников, Intel подсчитали, что возможность беспрерывного общения с коллегами и клиентами из дома, или находясь в дороге, в среднем экономит каждому сотруднику 47 минут в день, что в расчете на компанию составляет 1,7 миллиона часов в квартал. При этом в компании считают, что корпоративная безопасность даже улучшилась – благодаря контролю над тем, что встречалось и раньше, но не отслеживалось. В этом году в планах компании – разрешить использовать в рабочих целях и ноутбуки.

Citrix Systems ^[13]
В 2008 году Citrix Systems запустила трехлетнюю программу BYOD, объявив о готовности компенсировать $2100 на приобретение сотрудниками удобных для них компьютеров. Доплачивать из своего кармана за модели подороже не возбранялось, чем многие и воспользовались, добавляя до половины суммы. По итогам первых 18ти месяцев с запуска кампании к ней присоединились 1400 человек.

Руководитель системных инженеров московского представительства компании Сергей Халяпин в недавнем интервью Открытым Системам добавил ^[14], что, даже если у сотрудника уже есть компьютер, то выделенные деньги могут быть потрачены на что угодно.

Решения строятся на базе собственных технологий и сервисов, включающих в себя, например, виртуальные десктопы XenDesktop и клиентские гипервизоры XenClient. Удаленный доступ к корпоративным ресурсам обеспечивается через приложение Citrix Receiver. Получив карт-бланш на работу с любыми устройствами и операционными системами, менеджеры по продажам также получили возможность демонстрировать функционал продуктов «не отходя от кассы».

Для обеспечения безопасности в компании применяются несколько простых правил:

• использовать собственные аналоги файлообмеников – приобретенные компанией ShareFile и Podio.
• хранить данные на сервере или использовать инструменты разделения файлов
• подключаться к корпоративным ресурсам через Citrix Access Gateway или Citrix NetScale – после проверки учетных данных пользователь может быть ограничен в функционале.

Финансовой целью кампании должно было стать сокращение затрат на покупке и поддержке пользовательских устройств на 20%. Судя по информации в различных интервью – цель достигнута. Экономия компании составила порядка $500 на штуку в три года с учетом выплаченной стипендии.

Colt ^[15]
В британской телеком-компании Colt BYOD-программа «Choice» была протестирована на 200 сотрудниках, после чего возможность отказаться от корпоративной техники в пользу личной стала доступна остальным. Поначалу предложением воспользовалось 10% из 5500 сотрудников, но уже сегодня опцию использования для рабочих целей любых устройств посредством виртуального десктопа распробовали уже 1800 человек.

Приобретение компьютеров в личное пользование Colt не дотирует, но в рамках программы миграции с корпоративных ноутбуков сотрудникам выплачивается 1000 евро на три года на поддержку и содержание личных компьютеров. Таким образом, компании удалось сэкономить на перераспределении бюджета между апдейтом операционной системы у корпоративных компьютеров и поддержкой виртуализации и программы «Choice».

Ну и наш скромный опыт
Концепция BYOD хоть не имеет формального статуса, но постепенно стала нормой и в Гарс Телеком.

Ноутбуки:

• Если сотруднику нужен новый ноутбук, он пишет в ИТ-департамент свои требования и пожелания (по мощности, диагонали монитора, эстетические запросы и т. п.) В рамках определенного бюджета (зависит от статуса сотрудника), компания подбирает несколько моделей на выбор. Существует также схема софинансирования, в рамках которой часть затрат на ноутбук компенсируется компанией.
• Постепенно часть сотрудников перешла на продукцию Apple, а ИТ-департаменту пришлось интегрировать устройства в корпоративную сеть

Телефоны:

• Поскольку в нашей стране нет привязки телефона к оператору, компания легко берет на себя оплату корпоративной связи сотрудников в установленных пределах (от 1000 руб./мес), в зависимости от характера работы и должности сотрудника.
• Корпоративными смартфонами на базе Windows Mobile (с функцией удаленного управления контентом) еще в 2006 г. начали обеспечивать всех технических специалистов, работающих на выездах.

Резюме
BYOD – очевидный тренд, закрывать глаза на который неразумно. Ключевой экономический эффект заключается все же не в самих мобильных устройствах, а в возможности сотрудников работать удаленно, вне зависимости от места и времени. А основной фактор успешного проекта – способность организации слушать и слышать собственных сотрудников.

Автор: garstelecom