История одного проекта автоматизации, или как реализовать смешанный учет основных средств с помощью одного инструмента

К нам в компанию обратился заказчик, перед которым стояла задача инвентаризации ОС. Казалось бы, что может быть проще: берем любое мобильное устройство на Android, заливаем туда ПО DataMobile Invent, цепляем к «1С: Бухгалтерия 3.0» и вуаля, задача решена! Но, как обычно это бывает, запрос «нам нужно просто считать и выгружать в учётку» вытянул на поверхность и другие нюансы инвентаризации. О том как это было, расскажем подробнее в данной статье.

Пролог

Вы можете любить или не любить радио «Шансон», дело вкуса. Но для нас – это теперь не просто радио, а успешно реализованный проект по инвентаризации основных средств.

Радиостанция – это не стол с микрофоном, а полноценный рабочий офис организации с массой основных средств на балансе, среди которых и мебель, и дорогостоящая техника, и ещё куча всякой всячины. Бухгалтерия компании отчаялась получать данные по учету точно и вовремя, ведь «всякой всячины» в офисе крутилось уже около тысячи единиц, попробуй сосчитай и разбери что есть что по бумажке.<

Инвентаризация проводилась по нескольку дней, и то частично. Иногда начинали, но так и не заканчивали (ребята то творческие, без музы никак). Словом, устала музыкальная бухгалтерия так жить и поставила вопрос автоматизации ребром.

Сцена первая: «ТЗ»

А никакого ТЗ в общем-то не было. Была задача автоматизировать учет ОС, ребята с нами сконнектились, посмотрели описание наших программных продуктов на сайте data-mobile.ru ^[1], созвонились, пообщались. Пары писем было достаточно, чтобы понять, что им подходит наш продукт DataMobile Invent, и велосипед изобретать не будем.

Стандартный функционал ПО DataMobile Инвентаризация ОС ^[2] – это:

• Проведение инвентаризации основных средств
• Добавление фотографии ОС
• Списание брака, с указанием причины
• Назначение материально ответственного лица (МОЛ) и помещений/мест хранения
• Просмотр план-факта инвентаризации в реальном времени, с обозначением цветом активных позиций
• Создание и отправка на печать маркировочных этикеток

В ПО предусмотрен дополнительный модуль RFID, с помощью которого можно добавить возможность подключения RFID-считывателя ^[3], и тогда инвентаризация может осуществляться на расстоянии, путем считывания радиочастотных меток с основных средств. А также там есть функционал поиска определенного ОС и записи метки в карточку ОС. Но в нашем случае такой задачи не предполагалось.

Сцена вторая: «Маркировка основных средств из 1С»

Автоматизация учета по штрих-кодам всегда начинается с маркировки. Мы рекомендовали принтер печати этикеток TSC TX200 ^[4]. Принтер предназначен для термотрансферной печати, что актуально именно для инвентаризации, ведь этикетки должны быть качественно напечатаны и сохранять свои характеристики долгое время, не выцветать и не стираться.

Для автоматизации процесса маркировки мы использовали обработку для 1С, которая позволила

• выгружать данные на ТСД (МОЛы, помещения, ОС)
• формировать этикетки для печати
• загружать данные из ТСД, создавая при этом документы инвентаризации
• автоматически делать перемещения и списания при необходимости

Ниже пример такой обработки и макет этикетки:

Сцена третья: «Мобильное устройство для инвентаризации»

Для считывания штрих-кодов можно было использовать даже телефон с ПО DataMobile ^[1], но тут стоял вопрос оперативности, все-таки объем работы не маленький и сканить до второго пришествия никому не хотелось. Без раздумий решили приобрести мобильный терминал сбора данных ^[5]. ТСД несравнимо быстрее сканирует штрихкоды и предназначен для корпоративного использования. Девайс подобрали бюджетный и свеженький – тогда он только появился на рынке – Honeywell EDA50 ^[6]. Не смотря на низкую цену, начинка у него позволяет быстро и без проблем обрабатывать большое количество информации. ТСД EDA50 работает на ОС Android, имеет большой сенсорный экран и защищенный корпус.
В офисе радиостанции нет единой WiFi сети, есть различные удаленные помещения, звукоизолирующие студии, и т.п. Однако, для нашего ПО это не проблема, ему не требуется WiFi сеть везде. ТСД загружает в себя данные и выполняет инвентаризацию, а при последующем подключении к сети или ПК выгружает их. Все просто и удобно.

Сцена четвертая, типичная: «Мы тут вспомнили, что забыли»

Заказчик закупил необходимое оборудование и лицензию ПО, поставил нашу обработку для 1С, промаркировал имущество. Разобраться с DataMobile Invent ^[7] для ребят не составило труда. ПО интуитивно понятно для пользователя и готово к работе, все инструкции доступны, интеграция в базовые конфигурации занимает считанные минуты. Для дополнительных вопросов у нас существует онлайн help-desk ^[8]. Словом, всё прошло как по маслу.

Но где-то через месяц, связывается с нами их айтишник и говорит, что у радийной бухгалтерии появились новые «хотелки». В компании на учете находятся еще малоценные основные средства (компьютерные мышки, клавиатуры и т.п.). Обычно, они уже маркированы заводскими штрихкодами, и как завести их в контур процесса инвентаризации с DataMobile Invent было не совсем понятно. Малоценка учитывается совсем по-другому, она имеет свои штрих-коды, предполагает ввод количества (а это уже специфика товарного учета), в бухгалтерии для неё предполагаются совсем другие документы учета.

Сцена пятая: «Любой каприз за ваши деньги»

Необходимо было адаптировать обработку обмена с 1с для маркировки «малоценки» и загрузки результата в обычный документ инвентаризации. Также требовалось, чтобы программа понимала такие позиции и обрабатывала по-другому. Наши разработчики быстро реализовали эту доработку в базовой программе.

В программном комплексе была реализована доработка, при которой ОС с определенными атрибутами (например, «малоценные») распределялись по отдельным справочникам. При выгрузке на ТСД ^[5] документа для пересчета, доработка в ПО DataMobile Invent позволяла понимать, что если это объект с атрибутом «малоценка», то делается доступным ввод количества для данного предмета. Если же предмет был из списка обычных ОС, то ввод количества в мобильном приложении оставался не активным.
После проведения инвентаризации, при выгрузке результатов в 1С, доработка со стороны 1С автоматически распределяла всё по соответствующим документам в соответствии с типом ОС:

• заполнение разных документов ведомостей инвентаризации по типу ОС
• документы перемещения или списания, в зависимости от типа ОС

Уже через неделю, с помощью DataMobile Invent ^[7] клиент смог приступить к работе с «малоценными» ОС. Весь учет ТМЦ стало можно вести централизованно с помощью одной программы, и загружать результат в нужные документы бухгалтерии. Просто магия!

Эпилог

В результате заказчик получил средство оперативного учета основных средств, в том числе и малоценных, с использованием единого программного инструмента. Срок запуска полностью автоматизированного процесса инвентаризации с нуля, с учетом всех необходимых доработок под нужды клиента — 1 мес.

Насколько это удобно для компании, и что говорит сам заказчик, смотрите в видеоролике о проекте:

Автор: Scanport

Источник ^[9]