Семинар, конференция, митап: изучаем статистику 18000 мероприятий

В Точках кипения проходит до 800 мероприятий в неделю. Одни находят свою аудиторию и вызывают резонанс, другие теряются в информационном шуме.

Под катом немного статистики, которая поможет как посетителям, так и организаторам получить ответы на вопросы: как мероприятия проходят у других, куда и сколько людей приходит, какие форматы набирают популярность и какой у них индекс планирования, т. е. сколько процентов из зарегистрировавшихся в итоге примут участие.

Большая часть цифр получена благодаря анализу статистики Точек кипения с января 2016 года по май 2019 года.

Прежде чем мы перейдем к разбору форматов, пара общих метрик.

Всего за указанный период в Точках кипения прошло около 18 тыс. мероприятий. При этом статистика за один лишь 2019 год говорит о кратном росте — по предварительным данным, с января прошлого года по середину декабря у нас было проведено 19 тыс. мероприятий.

Сумма мероприятий по месяцам за 2019 год (по данным на середину декабря)

Однако эти данные не подвергались глубокому анализу, и все нижепредставленные цифры — результаты обработки за период 01.2016—05.2019.

Аудитория, которую охватывают Точки, растет каждый месяц, и в данный момент на платформе зарегистрировано более 880 тыс. человек.

Какие мероприятия проводят чаще всего

Речь идет о востребованности форматов. Ее можно представить на координатной плоскости, где по одной оси отражена частота использования, а по другой — среднее количество участников.

Пятерка самых популярных форматов среди организаторов — это передача знаний и обмен мнениями в разных формах:

• Семинар и тренинг. Задача семинара — распространение новых навыков через упражнения прямо во время мероприятия. Обычно семинар ведет один или несколько экспертов, а присутствует на нем около 30 участников. Зачастую выделяется координатор, отвечающий за коммуникации при групповой работе. В общей сложности с 2016 по середину 2019-го в Точках кипения прошло 5651 мероприятие данного формата. Средняя продолжительность семинара — три часа.
• Совещание. Этот формат подразумевает обмен мнениями между участниками с выработкой некой согласованной позиции по заявленному вопросу. Один из участников также ведет собрание, а вот докладчиков может быть несколько. В общей сложности у нас прошло 2245 мероприятий такого формата.
• Лекция. Выступление эксперта в этом формате служит для передачи знаний, представлений или мнения лектора слушателям. Как и в других форматах, помимо спикера здесь часто присутствует ведущий. За упомянутый период у нас прошло 1900 лекций по самым разным темам.
• Заседание рабочей группы. В отличие от совещания, цель которого — только принятие решения, этот формат подразумевает совместную работу экспертов для получения некого результата. В зависимости от задачи в рабочей группе может быть сложная организационная структура, включающая председателя, сопредседателей, секретариат и т. п. Всего в Точках кипения прошло 1473 заседаний рабочих групп.
• Круглый стол. Данный формат помогает определить, какие существуют точки зрения по рассматриваемому вопросу. В отличие от совещания и заседания рабочей группы, он не подразумевает согласования этих точек зрения и выработки какого-то решения. Однако набор ролей используется тот же, что и на совещании. За это время у нас прошло 1433 подобных мероприятия.

Ниже — еще один рейтинг форматов с сортировкой по убыванию среднего числа участников:

• Форум. Среднее число участников — 121. Данный формат используется для обмена мнениями по достаточно глобальным вопросам. Иногда результатом становится принятое решение, а в других случаях — лишь обозначение повестки дня. Мероприятий этого формата прошло всего 397. Средняя продолжительность форума — шесть часов.
• Праздник. Один из новых и, пожалуй, наиболее свободных форматов в сети Точек кипения. В среднем такие мероприятия посещают 96 человек.
• Подписание соглашений. В нашей сети прошло всего около 25 подписаний, зато среднее число участников перевалило за 72 человека.
• Конференция. Это еще одно массовое обсуждение проблемы или вопроса с разных сторон, но в данном формате акцент делается на обмен опытом. На середину мая 2019 года у нас прошло 799 конференций, а среднее число участников — 60 человек.
• Выставка. Подобный формат предназначен для демонстрации достижений в определенной области с целью привлечения конечных клиентов или инвесторов. У нас прошло чуть менее 100 выставок. В среднем на них приходил 51 человек.

Для масштабных мероприятий мы не указывали типичные роли участников, поскольку их ролевая структура зачастую сложна и варьируется в зависимости от задачи.

Интересные факты:

• Семинары и тренинги образуют самую длинную цепочку возвратов. Это значит, что человек, посетивший мероприятие этого формата, с большей вероятностью придет в Точку кипения еще раз, и не обязательно именно на семинар.
• Казалось бы, чем длиннее обсуждение, тем меньше людей согласится прийти и сидеть до конца. Но характерной зависимости числа участников от продолжительности мероприятий в нашей статистике не прослеживается. Можно планировать длительное взаимодействие с аудиторией, главное — не заставлять ее скучать.

• В разнообразии форматов выделяется несколько привлекающих молодую аудиторию — до 30 лет. Это опросы, конкурсы, брифинги, пресс-конференции, выставки, кинопоказы с обсуждением, соревнования, экскурсии и хакатоны. У большей части этого списка наблюдается самый большой разброс участников по возрасту. А у людей за 35 наблюдается явная тяга к сессиям. Они преобладают на стратегических сессиях, дизайн-сессиях и питч-сессиях.

• В целом для Точек кипения характерна сезонность. Общее количество мероприятий, как и количество посетителей, сокращается во время длинных новогодних праздников и в период летних отпусков (с мая по конец августа). Однако многое зависит от типа мероприятия. Количество посетителей семинаров и форумов, например, сокращается более чем вдвое по сравнению с активным периодом. А для более камерных встреч, например воркшопов, сезонный спад почти незаметен.

Что проще спланировать — семинар или хакатон?

Организация мероприятия — задача сложная. Чтобы как-то оценить и откалибровать усилия, необходимые для организации каждого из форматов, мы сравнили количество зарегистрировавшихся участников с числом реальных посетителей, получив удобную характеристику — индекс планирования.

Средний индекс планирования по всем мероприятиям составляет 83%

В среднем самыми предсказуемыми оказались экскурсии, подписания соглашений, мастер-классы, воркшопы и митапы. На другом конце «шкалы предсказуемости» — праздники, выставки, вебинары и хакатоны. С практической точки зрения это означает, что организаторам хакатона надо рассчитывать, что из 100 зарегистрировавшихся к ним придет чуть более 30 человек, и соответствующим образом масштабировать рекламную кампанию мероприятия. С экскурсиями — иная ситуация. На них, по нашей статистике, приходит даже больше людей, чем было заявлено. Возможно, при организации этих мероприятий просто неверно оценивается аудитория. Форматы, где организаторы лучше всего работают с привлечением посетителей, оказались в «золотой середине».

Хотя наша статистика не выявляет связи между популярностью у аудитории и средней длительностью мероприятий, есть корреляция продолжительности и индекса планирования. Наиболее предсказуемые форматы (с высоким индексом планирования) имеют среднюю продолжительность 2,5 или 3,5 часа. И, как правило, собирают аудиторию от 15 до 35 человек.

Есть тут и другие интересные зависимости:

• Индекс планирования коротких мероприятий выше, если изначально они рассчитаны на небольшое количество человек. А вот для длинных мероприятий все зависит от конкретного формата. Явной связи не прослеживается. Однако в Точках кипения практически не проводятся мероприятия, рассчитанные на аудиторию более 300 человек, которые длятся менее четырех часов.
• Вне зависимости от средней длительности мероприятий индекс планирования более 80% встречается у форматов, рассчитанных на аудиторию менее 40 человек.
• Индекс планирования меньше 50% чаще встречается у коротких мероприятий для большой аудитории.

Любопытно, что индекс планирования слабо связан с тем, приглашаются ли на него все желающие или формируются закрытые списки.

Среди популярных у организаторов форматов есть как типично открытые, так и типично закрытые. К примеру, на семинар, лекцию и круглый стол в подавляющем большинстве случаев приглашают всех желающих. А для заседания рабочей группы и совещания либо формируют полностью закрытые списки участников, либо расширяют их только по запросу.

Среди форматов мероприятий, собирающих максимальную аудиторию, в основном открытые. Что вполне логично.

Интересный факт:

• Если мероприятие сделать закрытым, это не значит, что его индекс планирования тут же станет 100%. Среди типично закрытых мероприятий есть слабо предсказуемые (те же хакатоны, проводящиеся для участников какого-либо клуба). Верно и обратное: среди форматов с высоким индексом планирования есть открытые.

Эксперименты с форматами

Наиболее резонансными форматами мероприятий последнего года можно назвать семинары и тренинги, лекции, мастер-классы, встречи и форумы. Присутствующие в этом списке мастер-классы и встречи не вошли в рейтинги популярных форматов, упомянутые выше. Т. е. можно предположить, что именно эти форматы вызывают наиболее яркую реакцию посетителей — отзывы в сети появлялись чаще (форматы вышли в топ по числу отзывов, несмотря на сравнительно небольшое общее количество мероприятий).

Кстати, встреча — это новый формат для сети, который пока отсутствует в регистрационной форме по умолчанию. Вместе с деловой игрой, заседанием, программой и фестивалем она входит в пятерку самых тиражируемых новых форматов, которые используются в четырех и более Точках кипения.

Среднее число форматов мероприятий, используемых в Точках кипения

Для нас стало неожиданностью, что активнее всего с новыми форматами экспериментируют в регионах. Например, в Точках кипения в Челябинске и Томске проходят мероприятия 27 разных форматов. Если проанализировать все публикации в соцсетях, упоминающие мероприятия Точек кипения и их форматы, окажется, что Белгород обеспечивает 20% этого информационного потока. Еще 18% дают публикации из Великого Новгорода и Якутска, где работают с 16 форматами.

У некоторых Точек кипения в регионах уже успели сформироваться любимые новые форматы. Например, Точка кипения в Великом Новгороде обеспечивает 100% упоминаний квартирников по всей сети филиалов. 75% упоминаний кинопоказа с обсуждением дает Томск, 67% упоминаний курса — Ульяновск.

Интересные факты:

• Напрямую увеличение разнообразия форматов не связано с ростом количества Точек кипения в регионах.
• Правило 80/20 здесь действует так же, как и в бизнесе. В течение всего времени работы сети 80% разнообразия форматов всегда обеспечивает не более пяти Точек кипения.

Что осталось за кадром

Вообще мы собрали много всякой статистики, построили графы, показывающие связи между форматами мероприятий и участниками, а также провели морфологический анализ описаний в попытке найти корреляцию между темами и форматами. Одним из плодов данной работы стал Атлас форматов ^[1] (pdf, 10 МБ), подготовленный нашей командой из Томска. В нем можно найти много сопутствующей и дополнительной информации. Надеемся, эти цифры помогут организаторам определиться с форматами и правильно соотнести планируемое количество участников и объем усилий, который необходимо приложить для их привлечения. А участникам — примерно представлять, что их ждет на тех или иных мероприятиях.

До встречи в наших Точках!

Автор: LianaKobzeva

Источник ^[2]