- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Почему когда вы едете на машине и попадаете в только что возникшую пробку, то ваш навигатор пересчитывает маршрут и время движения по нему, а управляя проектом, вы отказываетесь от такого полезного инструмента?
При изменении вашего проекта вы изредка смотрите на единственный маршрут, рассчитанный без учета пробок навигатором, не подключенным к Интернету. А чаще всего вы вообще обходитесь без него, полагаясь на опыт и информацию, которую запомнили при составлении первоначального маршрута.
Уверен также, что вам знакомо следующее мнение. План – это идеальный сценарий, в действительности все бывает по-другому, поэтому нужно выполнять проект, не ориентируясь на план. Авторы подобных тезисов под словосочетанием «план проекта» подразумевают только первоначальный план (Базовый план). Но замечу, что проект может иметь другой План, который будет учитывать все изменения в проекте и являться вашим навигатором по проекту. Такой инструмент будет показывать вам:
Используя рекомендации, приведенные в статье, вы научитесь легко оживлять ваши план-графики, находить проблемные места, прогнозировать достижение конечной цели. Тем самым вы качественно улучшите навыки планирования и контроля, что повысит вашу эффективность минимум на 20%!
Вам один раз нужно настроить программу (MS Project), используя формулы, приведенные в конце статьи, и графические индикаторы.
После чего вы сможете регулярно использовать простой и эффективный инструмент.
Итак, рассмотрим статусы задач, которые нам предстоит настроить.
Индикация является частичной автоматизацией процесса контроля проекта. Индикаторы моментально сигнализируют пользователям плана о статусах задач. Вместо того чтобы в голове рассчитывать статусы задач, за вас это делает программа. Далее при проработке проблемных задач вы получаете «живой» план-график работ, который будет являться навигатором для вашего проекта.
Настоятельно рекомендую регулярно проводить контроль хода выполнения проекта. Это стоит делать 1 раз в неделю или 2 раза в неделю. В процессе контроля нужно следовать алгоритму:
В результате вы всегда будете иметь актуальный план (расписание проекта) и прогнозы наступления итоговых событий (завершение проекта, этапа).
Для всех примеров начало одинаковое. Вы проставили проценты выполнения работ. Далее программа автоматически рассчитала статусы задач. На последующих примерах будет показано, как с этой информацией работать.
Видим, что в плане есть завершенные задачи, неактивные задачи, например, резерв, который не понадобилось использовать. Хвалим за это исполнителей и обращаем внимание на задачи с задержкой (особенно просроченные задачи).
В плане присутствуют просроченные и не начатые задачи.
Например, верстальщик не может начать верстку макетов внутренних страниц модуля «Заказ товара» для интернет-магазина. Причина: дизайнер не успел разработать или согласовать с заказчиком дизайн этих страниц.
Необходимо уточнить у дизайнера, когда будет завершена отрисовка макетов и передана верстальщику. Дата начала верстки автоматически рассчитается программой.
В итоге в плане будут отсутствовать просроченные и не начатые задачи.
В плане присутствуют просроченные и не начатые задачи.
Например, у вас есть ряд выполненных задач, но последующие задачи по интеграции со смежной системой заказчика до сих пор не начаты.
Как выяснилось, вы не можете приступить к работе по интеграции, поскольку заказчик вам не передал выгрузку из БД и реквизиты для интеграции. Изначально в плане не были отмечены задачи заказчика по предоставлению этих данных, и не отмечен результат, который должен быть предоставлен для начала работ по интеграции. Эта информация держалась в голове, все надеялись на заказчика, ведь это же его работа.
Следовательно, в этой ситуации необходимо добавить эту задачу и веху о предоставлении результат для начала следующей задачи в План. Если бы эти задачи были запланированы заранее, то «пинание» заказчика началось бы гораздо раньше.
В итоге в плане будут отсутствовать просроченные и не начатые задачи.
Одним из предназначений, ради которых актуализируется план, является получение прогноза завершения проекта (этапа или другого контрольного события). В этой статье не будет рассматриваться применение базового плана для измерения отклонений каждой задачи. Однако используя одну простую опцию MS Project, можно всегда получать информацию об отклонении контрольных событий.
Совет. Во время первоначального планирования задайте «Крайний срок» для крупных суммарных задач (таких как суммарная задача проекта/этапа) и/или контрольных вех. Для этого зайдите в «Сведения о задаче», перейдите на вкладку «Дополнительно» и задайте в ней «Крайний срок». На диаграмме он будет отмечен зеленой стрелочкой. Относительно этой точки вы всегда будете измерять отклонение.
В приведенных выше примерах не рассматривается вопрос, сколько процентов составляет отклонение по задачам. Рекомендую декомпозировать задачи на задачи длительностью не более чем отчетный период. Например, у вас совещание по статусу проекта проходит 1 раз в неделю, значит, длительность задачи по возможности не должна превышать 5 рабочих дней. В этом случае будет не так важно, отклонение составляет 20% или 34,5%. Вы будете концентрироваться на результаты выполнения небольших задач, нежели чем на процент выполнения длительных задач, который не так просто измерить.
IIf(Not [Активная];"Неактивная";
IIf([% завершения]=100;"Завершено";
IIf([Веха];
Switch(
([% завершения]<100) And ([Начало]>[Дата отчета о состоянии]);"Будущая задача";
([% завершения]<100) And ([Начало]=[Дата отчета о состоянии]);"Задача не начата";
([% завершения]<100) And ([Начало]<[Дата отчета о состоянии]);"Задача просрочена");
Switch(
(IIf(ProjDateDiff([Окончание];[Дата отчета о состоянии])>0;100;ProjDateDiff([Начало];[Дата отчета о состоянии])/[Длительность]*100)<=[% завершения]) And ([Начало]<=[Дата отчета о состоянии]);"По плану";
[Начало]>[Дата отчета о состоянии];"Будущая задача";
([% завершения]<100) And [Окончание]<[Дата отчета о состоянии];"Задача просрочена";
([% завершения]=0) And ([Начало]<=[Дата отчета о состоянии]) And ([Окончание]>=[Дата отчета о состоянии]);"Задача не начата";
(IIf(ProjDateDiff([Окончание];[Дата отчета о состоянии])>0;100;ProjDateDiff([Начало];[Дата отчета о состоянии])/[Длительность]*100)>[% завершения]) And ([Окончание]>=[Дата отчета о состоянии]);"Задержка")
)
)
)
Используется в приведенной выше формуле. Однако выделяю ее отдельно, возможно вам понадобится для построения других формул
IIf([Веха];
IIf([Начало]>=[Дата отчета о состоянии];0;100);
IIf([Начало]>=[Дата отчета о состоянии];0;
IIf(ProjDateDiff([Окончание];[Дата отчета о состоянии])>0;100;ProjDateDiff([Начало];[Дата отчета о состоянии])/[Длительность]*100)
)
)
Замечание. Для суммарных задач этот процент не всегда рассчитывается актуально в виду ограниченных возможностей расчета формул для суммарных задач.
Автор: Kirilkin
Источник [1]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/news/58733
Ссылки в тексте:
[1] Источник: http://habrahabr.ru/post/218885/
Нажмите здесь для печати.