Как сделать офис местом силы для айтишников

Меня зовут Инесса Лайтила, и я — директор по управлению офисной средой в ИТ‑компании CUSTIS. Работаю здесь уже более трёх лет, и до моего прихода в компании ежегодно поднимали вопрос о переезде в другой офис, поскольку текущий вариант мало кого устраивал. Это было тёмное пространство с кабинетной системой, расположенное на трёх этажах, к тому же ещё с разноуровневыми переходами и лестницами. И считалось, что сделать с ним практически ничего невозможно.

За время работы моей команде удалось преобразовать его в светлый, удобный и искренне любимый всеми сотрудниками офис. Наша компания насчитывает чуть более 350 человек и работает в гибридном режиме. Несмотря на возможность почаще оставаться дома, коллеги с удовольствием приезжают сюда и встречаются со своими командами. А также с интересом проводят время после работы, ведь мы предусмотрели универсальные пространства под самые разные задачи. При этом располагали весьма небольшим, но разумно потраченным бюджетом. И как бонус — классным видом из окон на центр Москвы, на которых, кстати, тоже можно работать.

«Весь секрет успешной трансформации офиса заключается в том, что мы поставили человека в центр преобразований, и уже вокруг него выстраивали все процессы, чтобы сотрудникам было максимально удобно выполнять рабочие задачи, а также проводить время после работы».

Наши сотрудники вдохновляли нас, заряжали энергией и делились своими идеями, помогая создавать именно ту атмосферу открытости, которая присуща CUSTIS. Они были полностью вовлечены в процесс обустройства общественных и рабочих зон, тестировали разные форматы, которые мы предлагали, и выдвигали свои креативные идеи по преобразованию рабочей среды.

Места для командной и индивидуальной работы 

Одной из основных задач в нашем проекте было определить максимально эффективную конфигурацию рабочих комнат и общественных пространств. Мы работаем в здании уникального исторического проекта 1914 года в центре Москвы, где сохранилась кабинетная система. Это нетипично для современных ИТ‑компаний, которые предпочитают опенспейсы, и накладывает существенные ограничения при зонировании пространств.

Я поделюсь основными решениями и лучшими идеями, благодаря которым удалось создать обновлённый дизайн и различные конфигурации под все виды эффективной работы и другие активности.

Зоны для командной работы

Исходя из возможностей планировки, мы в первую очередь выделили зоны для командной работы — просторные кабинеты, оборудованные всем необходимым для проектных групп. Здесь есть индивидуальные рабочие места, а также пространства для совместной работы с маркерными стенами и экранами для подключения части команды, работающей на удалёнке.

Наши ребята очень хотели такие удобные зоны, поскольку они регулярно встречаются вместе для обсуждения задач или проводят брейнштормы по сложным проектам. А благодаря продуманной кабинетной системе сотрудники могут объединяться в группы по проектам и концентрироваться над общими задачами, не отвлекаясь на другие команды и не мешая остальным громкими обсуждениями и спорами. Ведь когда мы искренне увлечены работой, иногда сложно совладать с эмоциями :)

Тихие зоны и места для индивидуальной работы 

Понаблюдав за рабочей жизнью коллег, мы поняли, что необходимо также выделить тихие зоны для индивидуальной работы, где можно сосредоточиться и максимально эффективно работать над выполнением личных треков.

Такие кабинеты небольшие: в них находится всего несколько рабочих мест, расположенных в отдалении друг от друга или разделённых перегородками. Здесь максимально тихо, поэтому ребятам комфортно выполнять свои ежедневные задачи, не требующие постоянного вовлечения других участников команды.

Переговорные комнаты и конференц-зал 

Конфигурацию переговорных мы также формировали, исходя из потребностей команд. Сделали несколько просторных комнат для встреч с большим количеством участников, например с клиентами и подрядчиками, и возможностью подключения коллег, находящихся вне офиса.

А также расположили по офису небольшие переговорные комнаты, где могут комфортно встречаться 2–4 человека. Наши ребята часто используют их, когда надо провести важный звонок или онлайн‑встречу, а также обсудить небольшой командой текущие задачи.

Хочется также рассказать о конференц‑зале, который можно трансформировать совершенно под разные мероприятия. Мы проводим здесь большие встречи, лекции, митапы, обучение сотрудников, иногда к нам приезжают клиенты, чтобы провести совместные мероприятия. А вечером он может превращаться в кинозал, зону для репетиций нашей музыкальной группы или место для праздников.

Посмотрите, как удачно мы использовали универсальную мебель, и попробуйте найти на фото, где же здесь спрятана барабанная установка и ещё много‑много нужного оборудования!

Теперь у нас есть пространства под любую компанию и задачу — от масштабных стратегических комитетов до уютных встреч one‑to‑one. Это позволяет избежать перегруженности и дефицита переговорных и сделать их доступными для всех сотрудников.

Оснащение рабочего места

Чтобы наши сотрудники не портили зрение за маленькими мониторами и не мучились болью в шее от длительной работы на ноутбуке, в CUSTIS не ограничились только столами, куда можно сесть и «воткнуть» свой ноутбук.

На каждом рабочем столе есть два монитора, станция для подключения ноутбука и виртуальной рабочей машины, а также другие аксессуары для создания эргономичного пространства, такие как вертикальная подставка под ноутбук и прочие удобства. Ведь комфорт и здоровье превыше всего!

Система бронирования

Чтобы коллегам было приятно и удобно выбирать пространство для будущего визита в офис, мы создали классную систему бронирования рабочих мест и переговорных. Интерактивная карта также служит навигатором по офисному пространству, который особенно востребован у новых сотрудников.

В офисе есть шутка: если ты заблудился, иди всё время прямо — рано или поздно придёшь, куда тебе надо. Посмотрите на нашу схему и сами всё поймёте:

А при чём здесь Королёв и Эдисон, расскажу чуть позже :)

Зоны для отдыха и общения  

Конечно, офисная жизнь состоит не только из рабочих встреч и совещаний. Её важная составляющая — общение с коллегами, корпоративные события, а также просто вкусные кофе‑брейки и обеды.

Поэтому здорово, когда у компании есть возможность и желание создавать для этого соответствующие пространства и поддерживать интересы и увлечения своих сотрудников. Мы уделяем этим вопросам такое же пристальное внимание, как и обустройству рабочих зон.

Кухня 

Это место можно смело назвать сердцем офисной жизни! Сюда всегда приятно приходить за чашкой кофе или чая, свежими фруктами или полезными снеками, которые всегда ждут гостей. А сколько здесь родилось новых гениальных идей и проектов!

Мы уделяем особое внимание здоровью коллег, поэтому так заморочились над качеством питьевой воды, что даже установили умную систему очистки, которую использует в Букингемском дворце. Так что наши сотрудники пьют самую чистую и полезную воду. А ещё едят самые свежие и вкусные фрукты и овощи, потому что мы выбрали холодильник со специальным режимом для максимального сохранения их свежести и полезных элементов. 

Решения в планировке кухни нам также подсказали наши коллеги. Мы предусмотрели зоны для тех, кто любит не только вкусно перекусить, но и пообщаться: здесь есть большие столы и открытые пространства, где можно встречаться большими компаниями и приветствовать проходящих мимо коллег. А также несколько небольших столов, визуально отделённых перегородками из живых растений, где можно посидеть в уединении и восстановить силы после интенсивной работы.

Мебель тоже отличается по цвету и по форме, чтобы каждый в зависимости от его настроения мог выбрать себе комфортное место. А для любителей перекусить на бегу и поболтать есть барная стойка с высокими стульями.

Кофе-поинты

Поскольку наш офис имеет нестандартную форму в виде восьмёрки и не всем сотрудникам удобно бегать за кофе на кухню через множество коридоров, мы предусмотрели ещё несколько кофе‑поинтов в различных частях офиса. Главная фича (а не баг!) этого решения: на каждой такой точке помимо вкусных снеков можно попробовать определённый сорт кофе.

Большинство сотрудников CUSTIS — кофейные гурманы, поэтому меню постоянно пополняется новыми сортами этого замечательного напитка. Например, в кофе‑поинте на ресепшн недавно появился новый сорт «Эфиопия Иргачефф». Также нашим кофеманам пришёлся по душе кофе «Тёмная материя» из Бразилии и Уганды, обжаренная компанией Eastbrew на Дальнем Востоке.

Библиотека

Это ещё одно из любимых мест в компании, куда приходят не только за интересной книгой (а их у нас около 1000 экземпляров!), но и просто передохнуть на удобных пуфиках и поболтать с коллегами. Более подробно о библиотеке мои коллеги рассказывали в этой статье ^[1].

Зоны для встреч и совместных игр 

И, конечно, мы не смогли обойти стороной увлечения наших сотрудников. В конференц‑зале предусмотрено всё необходимое, чтобы коллеги могли с пользой и интересом проводить здесь время после работы. А продуманное оборудование позволяет подключать к мероприятиям ребят из разных регионов и создавать общее комьюнити.

Например, здесь проходят вечера настольных игр, митапы, интересные лекции и мастер‑классы, встречи клубов по интересам — кино, литература и др.

Как я уже писала, именно здесь репетирует наша музыкальная группа, а оборудование хранится в скрытых за декоративными панелями шкафах. Здесь помещается и синтезатор, и несколько гитар, и глюкофон, и даже барабанная установка!

Кроме того, на другом этаже у нас есть специально выделенная зона для компьютерных игр и неформального общения: можно поиграть с коллегами в PlayStation и Xbox, или просто устроить веселую вечеринку в честь окончания проекта или дня рождения! К нам иногда приходят в гости наши клиенты, и это одно из любимых мест для встреч и отдыха.

Для тех, кто не представляет свою жизнь без спорта, у нас также предусмотрены спортивные коврики, чтобы можно было снять напряжение и размяться в течении рабочего дня. А во внутреннем дворике офиса — стол для настольного тенниса.

Здесь же расположена атмосферная зона с качелями и гирляндами с тёплым светом для приятных летних вечеров. 

Атмосфера и настроение 

Атмосфера в офисе играет такую же важную роль, как и его техническое оснащение и эргономика пространства. И в первую очередь эту атмосферу создают люди, а нам остаётся лишь к ней прислушиваться и воплощать в различных решениях по оформлению и наполнению различных зон.

Сделать это можно самыми разными способами, поделюсь несколькими нашими удачными решениями, которые больше всего понравились коллегам.

Музыка 

В нашей компании работает более 350 сотрудников, и у всех абсолютно разный музыкальный вкус. Мы собрали несколько плейлистов из любимых песен коллег, которыми они с готовностью делились. Теперь эти мелодии звучат на кухне, и ребята часто их скачивают, чтобы послушать дома или во время работы.

Тематические недели 

Постоянно радовать сотрудников и дарить им хорошее настроение помогают тематические недели, которые посвящены различным праздникам, сезонным событиям или интересным поводам из жизни компании.

Например, летом мы провели «Ягодную неделю» и «Витаминную грядку», угощали ребят свежими ягодами, фруктами и овощами. Чтобы подарить прохладу во время московской жары, организовали недели мороженого и лимонадов и даже поставили на кухне лёдогенератор.

Также у нас появилась специальная полка в холодильнике под «урожайный своп». Кто увлекается садоводством и вырастил вкусный урожай, может угощать коллег своими ягодами, фруктами, овощами и обмениваться плодами урожая. Это стало особенно актуально в сезон огурцов и кабачков :)

Помимо этого, в течение года у нас проходят и другие интересные события с тематическими угощениями, например:

• «Космическая неделя» с едой из тюбиков для настоящих космонавтов;

• «Китайский новый год», когда можно узнать своё будущее благодаря печенью с предсказаниями и угоститься китайским чаем;

• «Инженерная весна» — событие, которое наполнено для нас особым смыслом, ведь инженерия — образ мышления ^[2], близкий всем сотрудникам нашей компании.

И конечно, мы не обходим стороной такие праздники, как Масленица со свежими блинами и Новый год с традиционными мандаринами и другими зимними лакомствами, например какао с маршмеллоу и вкусной выпечкой.

Оформление офиса 

Тематические недели находят также отражение и в оформлении офиса. Помимо стилизованных зон на кухне, мы стараемся добавлять элементы декора в общественные места, такие как ресепшн, переговорные комнаты и кофе‑поинты.

Некоторые наши инициативы закрепляются на постоянной основе. Так, например, в этом году по итогам «Инженерной весны» наши переговорные обрели имена известных инженеров, которых выбирали наши сотрудники, а в оформлении пространств появились элементы, также отражающие инженерную тематику.

Мы стремимся сделать наш офис уютным для каждого. И конечно, любимые домашние животные — это беспроигрышный вариант для создания тёплого и лампового пространства. Поэтому на офисной кухне у нас живёт фанборд, где любой желающий может разместить фото своего питомца.

Получился уголок, где можно ненадолго отвлечься от работы, поделиться с коллегами весёлыми рассказами о жизни подопечных или обменяться опытом. Считаем, что такая перезарядка полезна в любой деятельности! Со временем у нас даже появилась игра: коллеги переставляют животных по группам, но угадывать логику таких групп не так‑то просто :)

Дополняют оформление пространства зелёные зоны с живыми растениями, которые создают уютную атмосферу. А также тематические плакаты, которые рассказывают о ценностях компании и событиях из жизни CUSTIS. Через QR‑код они ведут на интерактивные страницы, что позволяет, даже не находясь в офисе, чувствовать атмосферу компании и всегда оставаться частью её социальной жизни.

Традиции 

Прекрасно, когда в рабочем коллективе, как в самой настоящей большой и дружной семье, рождаются новые традиции. Со стороны компании важно поддерживать и сохранять такие инициативы.

У одной из наших команд сложилась традиция проводить вечеринки «доширак пати». Более 5 лет назад коллегам пришла в голову идея отметить премию лапшой быстрого приготовления и устроить вкусную вечеринку. Среди многих это событие нашло отклик, и теперь иногда в офисе можно наблюдать компанию взрослых людей, которые дружно едят лапшу и общаются с коллегами, ребята из других городов подключаются онлайн. Иногда присоединяются даже те, кто уже не работает в компании. Вот она — сила традиций!

Разумное потребление 

Для ИТ‑компаний как социально ответственного бизнеса важно поддерживать принципы разумного потребления, при этом начинать можно с маленьких шагов.

В прошлом году, к примеру, мы участвовали в благотворительной акции по сбору книг для сельских библиотек. Стараемся использовать как можно меньше бумажных ресурсов, отдавая предпочтение электронным носителям. Но если всё‑таки приходится работать с бумагой, то после отправляем её на переработку, где впоследствии на специализированных заводах ей дают вторую жизнь.

Также мы стремимся сокращать количество пластика в офисе: используем бумажные стаканчики и бамбуковые столовые приборы, фильтр для воды на кухне позволяет сократить использование пластиковых бутылок. Все эти небольшие элементы задают определённую атмосферу заботы и надёжности.

Чтобы уменьшить экологический след, мы собираем использованные батарейки и пластиковые крышечки, а недавно организовали ещё и сбор пластиковых бутылок. Пластик может разлагаться до 500 лет, а его повторная переработка позволяет сделать пищевую пленку, ёмкости для моющих средств, синтепон для курток и детских игрушек, садовые аксессуары, мебельную ткань, парусину, спальные мешки, ковровые покрытия, — это и многое другое может получиться из использованной пластиковой бутылки.

Приходите в гости!

В нашем офисе есть ещё много приятных и полезных мелочей, из которых ежедневно складывается счастье наших сотрудников. И рассказывать о них можно бесконечно.

Наш офис — это олицетворение CUSTIS, которое полностью отражает основные ценности открытой компании и стремления к развитию и позволяет создавать удобную среду для плодотворной работы. Каждое решение здесь создано исходя их потребностей именно наших сотрудников, ведь мы всегда чутко прислушиваемся к их настроениям и готовы трансформировать пространство под любые задачи и новые вызовы компании.

Хотите поближе с нами познакомиться — приходите в гости! Мы всегда с радостью делимся опытом и рассказываем о наших лучших идеях.

Подводя итог, хочу сказать, что для создания «идеального офиса» не так важен его размер и масштаб компании: важна индивидуализация при работе с каждым проектом преобразований, внимание к сотрудникам и их потребностям, уважение к ценностям и корпоративной культуре организации. А главное — искреннее стремление к созидательной деятельности.

«Рецепт приготовления хорошего офиса состоит из таких ингредиентов, как желание менять мир к лучшему и любовь к людям».