GTD / Туманное планирование

Иногда мы встречаем ситуации с полной неопределенностью. Причем эта неопределенность лезет со всех сторон. Иногда даже из тех мест, где мы считали, что все бреши надежно покрыты сталью. Причины могут быть разные. Как мы сами, так и помощь со стороны. Но даже в этом бардаке есть свой порядок, и им можно управлять.

Фильтр

Есть множество методов, которые позволяют держать все под контролем и полностью управлять процессом. И если Вам не знакомы такие ситуации, то, пожалуйста, давайте оставим споры – они будут длительными и бесполезными.
Так как задача данной статьи не в выборе наиболее подходящей гильотины или наиболее крепкой веревки для совершения экзекуции. И не в том, чтобы обвинять кого-то в чем-то или развивать тоскливые настроения. А в предоставлении варианта выхода.

Надеюсь, фильтр сработает, и мы сохраним друг другу нервные клетки. Потому что статья большая, и вопросов будет много.

Итак, приступим. Будем идти постепенно, чтобы мыслями окунуться в происходящее.

Первое. Начало

Представьте, Вы идете к другу на день рождение. Гуляете по проспекту, и тут резко настает туман, да такой, что Вы видите не далее 5 метров. Что происходит? Первое ощущение – потеря реальности. Но, собираясь с собой (это может и секунду занять), Вы начинаете поиск решения. Аналогично с этим происходит и в жизни, Вы занимаетесь какой-то задачей, и вдруг приходит туман. Что-то резко меняется. Например, вдруг кто-то внес «очень важную, но почему-то мелкую детальку, о которой забыли упомянуть».
Ничего сверхоригинального не требуется, мы просто напрягаем необходимые навыки и начинаем искать решение, опираясь на ближайшие знаки и знание конечной цели. По-простому – «подтянули лямки и вперед».

Второе. Количество

Давайте теперь представим, что таких задач больше, чем одна. Допустим их 3-4. Как выход, Вы подтяните лямки еще выше и пойдете с боем. А теперь допустим их 10-20. Как вариант – делегирование. Хорошо. А что если их еще больше, а ресурсов не хватает? Простой и понятный способ уже не так хорош. Но можно сделать усилие, и найти выход для задач.

Третье. Конечная цель

До сих пор, мы подразумевали, что у каждой ситуации есть своя цель, т.е. конечный пункт. А что будет, если мы не знаем конечного пункта. Т.е. предположения есть, но мысленно представить и потрогать их нельзя. Мало того, что туман, так еще и нет понимания конечной цели. Простейший пример – Вы ищите себе даму сердца. На этом нелегком пути Ваши представления постоянно меняются.
И как наиболее подходящий метод – это итерационный. Когда этап за этапом Вы идете к своей цели.

Четвертое. Миражи

Представьте, что Вас пригласили в «модное место». Описали Вам его как незабываемое и фантастическое. Вы начинаете идти. И вдруг наступает туман. На деле же оказывается, что место представляет собой «полуразваленный дом». И пройдя весь этот путь, Вы начинаете усердно чесать затылок. Как пример, Вам предлагают заняться делом, которое принесет миллиарды! Да, такие дела бывают. Но, сайт по краеведческому музею школы номер 5 врядли потянет. Немного доведено до абсолюта, но, тем не менее, думаю знакомо. Вас могут захватить эмоции от мысли о миллиарде. И Вы можете броситься в дело, которое не только не реализуемо 1-м человеком, но и требует большие вложения. И самое грустное, которое на выходе не будет иметь никакой выгоды.
Можно идти итерациями, и рано или поздно это осознать. Но времени будет потеряно много. Логичный вариант – это проверять на первых этапах не реализацию, а необходимость. Ничего нового в этом нет.

Пятое. Случайное возникновение и случайные препятствия

Только Вы определились с вопросами «как?», «что?», «куда?» и т.д. Как появляется новая задача, требующая срочного решения, и представляющая собой снова нечто туманное. А что если не одна и в самые не подходящие моменты? Логичный вариант – это расстановка приоритетов и включения запаса времени в Ваши планы. А если их несколько? Тут проблема особенно имеет вес, если наиважнейший приоритет завязан на чье-то мнение. Или же, например, на стандарты «это требование дяди Васи» (специально не приводил другие примеры, чтобы не было конфликтов из-за недопонимания).
Так же надо учитывать, что могут возникнуть и случайные препятствия. Помните, Вы находитесь в тумане, поэтому можете и не увидеть, что через 800 метров все перекопано из-за прорыва трубы. Или же Вам стало плохо (тьфу-тьфу-тьфу). И, тем не менее, это реальность. Опять же, логичный вариант – это расстановка приоритетов и включения запаса времени в Ваши планы. Но, к сожалению, такое не всегда проходит на ура.

Шестое. Ложность

Когда Ваш путь изначально имеет совершенно другие цели и задачи. И Вы как исполнитель будете последним об этом извещены. Смысл в том, что Вы идете к цели, которая может и достижима, может и понятна, но Вы до нее не дойдете. Тут, кстати, любимый женский прием (простите меня за эту тайну). Вы будете остановлены ровно в тот момент, когда другой человек добьется своей цели. Или же попросту он Вас оставит продолжать, так как лениво придумывать препятствие или выход, если не находится более «важной» цели. Простой пример, допустим, Вы собираетесь переходить с одной работы на другую. Так сложилось. И как добросовестный работник Вы заканчиваете текущие дела. Но, работодатель уж очень не заинтересован в Вашем уходе. А никак не получается Вас заманить конфетками. Один из вариантов, дать Вам дело, которое Вы уж никак не успеете закончить до ухода. Лучше даже два. Напустить тумана. Придать важности. После небольшого промежутка времени невзначай предложить конфетки. Обрисовать радужные перспективы. В зависимости от того, только собираетесь ли Вы искать работу, а так же насколько можно играть с Вашей совестью, то с соответствующей вероятностью Вас можно будет удержать, при этом просто поменяв «шторки». Истинная цель Вас удержать, а не важность этих задач или их само наличие.
Важно не путать с «миражом». Как простой пример разницы, в «мираже» идет преувеличение, а в «ложности» просто сама цель другая.
С такими вещами бороться не просто. Но как логичный вариант – смотреть динамику развития событий.

Думаю, хватит пунктов.

Картина

Итого. Есть куча туманных задач, где не всегда имеются конечные цели. Задачи возникают то тут, то там. Препятствия растут просто от нечего делать. Намеченные планы срываются. Даже стопроцентные события срываются «по случайности». Причем среди задач есть ложные и приукрашенные.
Как называется это? Правильно, Хаос.
Можно себя корить за это. Искать виноватых. Сокрушаться. Биться головой об стену. Впадать в глубокую депрессию и надолго (искренне желаю Вам никогда этого не испытать). Искать дешевые секиры. Но это все не поможет Вам. Стоит отложить поиск виноватых и причин во всем и сразу. Надо выбираться из этой ситуации.
По мере выхода из ситуации Вы будете понимать истинные причины возникновения. И делать соответствующие выводы. Причем эти выводы могут Вас очень сильно удивить.

Что делать?

Если Вы ожидаете каких-либо секретных методов, то огорчу Вас. Все состоит из простых и понятных действий. Но! Как бы они с виду не были просты, до них порой можно долго идти. А можно и не дойти. Посмотрите статистику алкоголиков. Они не смогли найти в себе силы справиться с происходящим. Не все, конечно. Но добрая часть не смогла справиться с нависшими над ними проблемами. И они нашли для себя выход. Правильный или не правильный. Нужный или не нужный – решать не нам.
(Это не значит, что данная статья на 100% поможет)

Перейдем к делу.

Давайте вспомним, о чем идет речь. О Хаосе, наполненном туманом и всякими прелестями.
Первое, что надо запомнить. В этих случаях, стандартные методы планирования просто не работают. Жесткий график «завтра в 14 к Васе, с 11 до 15 я сделаю выгрузку» — с большой вероятностью обречен на провал. Вы же не забыли, что случайные препятствия и задачи возникают?
Не смотря на всю фантастичность заявления, но Хаос имеет свой порядок. Просто он отличается, поэтому нельзя применять стандартные методы. Вы никогда не замечали, что бывалые водители проезжают пробку быстрее (и без использования подрезания, заездов на тротуар, выезда на встречку)? Просто они чувствуют этот Хаос, вернее порядок этого Хаоса. Они оценивают огромное количество факторов, и, исходя из них, принимают решение. Факторами могут быть от покрытия дороги вплоть до мелкой царапины на бампере машины через ряд. Но, при этом ситуация всегда разная, поэтому и действия разные. Что-то я отвлекся.

Если Вы не откажитесь от стандартных методов планирования, то есть большая вероятность, что такие задачи Вас просто захлестнут, Вы будете тратить время на перепланировку, решать ненужные задачи. Уделять всем задачам огромное количество внимания. И когда Вы начнете уставать, они начнут Вас захлестывать.

Окей, мы отказались от стандартных методов. Что же теперь делать?

Самое главное держать в голове следующие мысли:

• — Это Хаос
• — Туман имеет как минусы, так и плюсы
• — Использованы могут быть абсолютно все знания (да, дядя Ангол пьет)

Продолжаем постановкой реальных задач:

• — Прекратить тратить время и силы на ложные задачи и задачи-«миражи» (для простоты, назовем их ненужными)
• — Отсекать на самых первых этапах ненужные задачи, желательно сразу
• — Отслеживать причины возникновения ненужных задач и вырабатывать методы противодействия их возникновению как таковому
• — Отслеживать причины возникновения туманных задач
• — Выработать и успешно использовать метод/ы противодействия возникновению туманных задач
• — Контролировать ситуацию на достаточном уровне для спокойной и комфортной деятельности
• — Использовать туманность в своих целях
• — Решить задачи

Вроде бы это тоже представляет собой стандартные методы постановки задач. Но, эти задачи тоже собой представляют туманные задачи. Зачем добавлять еще задач спросите Вы? Да, потому что, решив эти задачи, Вы значительно упростите ситуацию. Почему туманные? Да, потому что, путь к ним не известен, решения у каждого будут свои, и подходить они будут только ему.

Вы ждете алгоритм или метод? Значит, Вы забыли первую мысль – «Это Хаос».
Единственно, что можно предлагать – это набор действий. Вы же когда пытаетесь найти дорогу в тумане, не действуете по четко заданному алгоритму, либо составляете его на ходу, либо когда-то составили на ходу.

Поехали:

• — Отводите себе время, когда Вы занимаетесь только тем, что Вам нравится. Да да, в этот момент просто забудьте обо всем вокруг, Вы занимаетесь только собой
• — Периодически оценивайте то, что произошло именно с Вашей точки зрения. Не то, как Вам говорят, а то, что думаете Вы. Но не делайте быстрых выводов
• — Вылавливайте с кем именно были связаны обнаруженные ненужные задачи (кстати, человек может быть лишь передаточным звеном)
• — Чувствуете, что сейчас покатит волна усталости, отдохните, но в меру. Лучше перенести, чем испортить
• — Приступая к задаче, вспоминайте людей, с кем связана эта задача. Их желания, их привычки, их приоритеты
• — Чувствуете, что задача слишком часто меняет направления – звоночек
• — Чувствуете, что Вас слишком активно подгоняют (без реальных на то аргументов) – звоночек
• — Чувствуете, что слишком красиво все описывается — звоночек
• — Занимаясь задачей, обращайте внимание на то, что Вы вспоминаете вместе с этой задачей
• — Сокращайте время контроля и управления задачей, вы не можете уделять задачам все время. Забывайте о мелких потерях, и возвращайтесь к задаче либо когда нужно новое действие, либо нестандартное событие (например, идите 500 метров прямо, забивайте на то, что иногда задеваете людей плечом, и возвращайтесь к задаче лишь в случае, если видите большой предмет, или дошли до конца дороги, или кончились 500 метров)
• — Мысленно или на бумаге ставьте чекауты
• — Помните, что туман так же Ваш друг (Вы всегда можете исполнить мечту «потанцевать на главной площади, при куче народу»)
• — Не валите на других людей свои проблемы (у Вас их много, человек напротив не выдержит). Лучше наводящими вопросами интересуйтесь, может человек знает ответ на какой-либо Ваш вопрос
• — Оценивайте пару «вход/выход». Запоминайте не всю задачу, а лишь ее черты
• — При поступлении новой задачи, не делайте поспешных выводов или решений. Подождите, пока у Вас появиться время и обстановка подумать так, чтобы Вам никто не советовал. Попробуйте подумать, как бы Вы поставили задачу, какие бы Вы сделали «вход/выход», насколько реально это, насколько важна задача, что Вы знаете о человеке, какой опыт с этим человеком (в случае негатива может быть и просто случайность)
• — При поступлении новой задачи, не делайте резких изменений в чем-либо, все должно быть как обычно (если Вам навязывают ненужную задачу, то на Ваши возмущения могут тут же изменить обстоятельства)
• — Если сомневаетесь в чем-то, постарайтесь оценить в конкретике, что будет, если Вы не сделаете, и что будет, если сделаете. Хотя бы на 2-3 шага вперед. И посмотрите насколько последний шаг будет утопичен
• — Если задача ненужная, то не действуете по методу «столько проделано, остался последний рывок» (правда, если не знаете, как повернуть окончание в свою сторону)
• — Когда остаетесь один или с доверенными лицами (это важно), то смейтесь и издевайтесь над ситуацией.
• — Привносите юмор в свою повседневную жизнь
• — Позволяйте иногда себе подурачиться
• — Как бы не было прискорбно, но всегда держите в голове вариант, что Вы один это будете делать, что помощи не будет. Кстати, в этом варианте, Вы можете и вообще прекратить заниматься задачей
• — Приступая к задаче, задумывайтесь о реальности в действиях
• — Не отказывайте себе в новой информации
• — Запомните «гибкость» и «отстраненность» — Ваши друзья

Наверное, хватит. Остальное сами увидите.
Выберите подходящие пункты. И постепенно решая Ваши задачи, Вы найдете ответы на добавленные задачи. И будете пресекать все то, что Вам не нужно.

Почему туманное планирование, а не туманные задачи?

Все просто. В любом случае Вы осуществляете планирование, хоть и несколько странным образом.

P.S. Кстати, если у Вас 1-2 таких дела, то результаты не дотянут до тех, чтоб были бы если бы Вы «подтянули лямки».
P.S.S. Я не претендую на новизну. Возможно, существуют методики, или же я описываю какую-либо, известную Вам, методику. Суть это поста помочь людям, столкнувшимся с данными проблемами, и ищущими выход из ситуации.
P.S.S.S. Кстати, ряд пунктов думаю и так каждый делает, правда не обязательно осознанно;)

Автор: FBT