- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Систематически вести задачи я пытался, наверное, раз 20-25. И каждая попытка срывалась, как теперь я понимаю, по двум причинам.
Во-первых, для того, чтобы выделять время ведению задач, нужно понять — зачем это делается.
Ты начинаешь вести задачи, тратить на это время, делаешь меньше задач, все это начинает копиться — во имя чего?
Любую работу сложно вести, когда ты не понимаешь, для чего. «Упорядочить жизнь» — не самая адекватная цель, так как «упорядоченная жизнь» — это достаточно размытое явление. А вот «снизить уровень тревоги, снизив уровень неизвестности» — цель гораздо конкретнее и лучше, на которую вполне можно потратить час в день.
Во-вторых, все методологии, которые я читал, описывают сразу конечное состояние процесса. «Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать их…» Это сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега [1] — итеративно.
Поэтому пройдусь по своим “итерациям”, и, может быть, в таком же виде это пригодится и вам. В конце концов, чем не повод использовать майские каникулы, чтобы выйти на работу, используя новую (относительно) парадигму?
А как я к этому пришёл, можно прочитать здесь [2].
Создаем всего 4 списка, используем десктопное и мобильное приложение.
Списки:
В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи точно привязаны по времени, и про них не хочется забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями «Дела на понедельник», «Дела на вторник» и т.п., в которые стал заносить привязанные ко времени дела.
Таким образом, когда меня спрашивают: «Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00?» — я просто иду в соответствующую доску и смотрю, что у нас там записано на это время. И надо не забывать перекидывать вовремя задачи между списками в течение недели: например, «дела на четверг» с наступлением четверга — в «дела на сегодня».
Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить, не забыл ли я что-то…
На этом моменте я подошел к границам Trello. Основной проблемой стало то, что в день записывалось больше 50 задач, и был довольной большой пул дел, привязанных как к общему списку, так и к спискам, привязанным к дням. Как понять, что задачу, которую мне надо сделать, я уже записал? Стали появляться дубли. Как одновременно приоритезировать все задачи по одному из проектов? Как дать другим другим людям возможность посмотреть твои календарные планы?
Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:
Вот здесь я вернулся к ToDoist, и на этом этапе он оказался самым подходящим решением.
Inbox
Любые входящие задачи пишу в Inbox, который стараюсь сразу разбирать. Под разбором подразумевается:
Задачи, которые пришли в голову и которые необязательно делать в ближайшее время, уходят в проекты Uncategorized Personal («взять подстаканники в машину») и Uncategorized Work («подумать, когда можем устроить стратсессию по PR»). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи: так каждые выходные у меня появляется задача «Разобрать Uncategorized Personal», а каждый понедельник — «Разобрать Uncategorized Work».
Интеграция с календарем
ToDoist отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.
При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону: я могу сказать «Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу», которая окажется и в календаре, и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.
Обработка не оперативных входящих задач
Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. «Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит, а ответа от ее сотрудников нет» — очевидно горящая задача, которую откладывать нельзя, а вот «Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый» превращается в «Запланировать, когда можно будет поговорить с X про Y», которая уже превратится в задачу «Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то» и задачу «Поговорить с X про Y», уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в «Запланировать…».
Приоритезация задач
Все задачи, включенные в день, не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого числа будут иные, но главное — прийти к выводам).
Исходя из этого, я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому утром я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные выполняю, исходя из возможностей и желания. Каждый день переношу порядка 40-20 задач на следующий: что интересно — при этом задач на следующий день становится опять 60-70.
Очень хочется понимать в целом, сколько времени ушло сегодня на дела, связанные с работой, и на какие именно. Для этого я использую приложение RescueTime [3], которое стоит и на телефоне, и на лэптопе, и Google Maps Location History (да, я не параноик).
Мы живем за городом, поэтому время, потраченное на дорогу, можно использовать с толком. Сейчас, когда я не уставший, я в пути слушаю аудиокниги, чтобы хоть как-то использовать эти 40 минут.
Данные я пока не агрегирую, создавая своеобразный персональный Data Lake; придет время — доберусь до этого.
Автор: eapotapov
Источник [4]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-personalom/316231
Ссылки в тексте:
[1] методом прогрессивного джпега: https://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/167/
[2] здесь: https://habr.com/ru/company/itsumma/blog/445886/
[3] RescueTime: https://www.rescuetime.com/
[4] Источник: https://habr.com/ru/post/450188/?utm_campaign=450188
Нажмите здесь для печати.