- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
Софтверная чехарда скоро станет весьма распространённой болезнью компаний. Менять один софт на другой из-за каждой мелочи, прыгать с технологии на технологию, экспериментировать на живом бизнесе становится нормой. При этом в офисе начинается настоящая гражданская война: формируется движение сопротивления внедрению, партизаны ведут подрывную работу против новой системы, шпионы пропагандируют новый дивный мир с новым софтом, руководство с броневика корпоративного портала вещает про мир, труд, KPI. Революция обычно заканчивается полным провалом одной из сторон.
Мы знаем о внедрении почти всё, поэтому попробуем разобраться, как революцию превратить в эволюцию и сделать внедрение максимально полезным и безболезненным. Ну или по крайней мере расскажем, во что вы можете вляпаться в процессе.
Идеальная визуализация принятия нового ПО сотрудниками.Источник — Яндекс.Картинки
Зарубежные консалтеры начали бы эту статью примерно так: «Если вы предлагаете своим сотрудникам качественное программное обеспечение, которое способно улучшить их работу, оказать качественное влияние на показатели, принятие новой программы или системы произойдёт естественным образом». Но мы с вами в России, поэтому вопрос подозрительных и воинственных сотрудников весьма актуален. Естественного перехода не получится, даже с минимальным ПО типа корпоративного мессенджера или софтфона.
Сегодня в каждой компании установлен целый зоопарк ПО (мы берём общий случай, потому что в ИТ-компаниях количество софта больше вдвое или втрое, а проблемы адаптации пересекаются частично и весьма специфичны): системы управления проектами, CRM/ERP, почтовые клиенты, мессенджеры, корпоративный портал и т.д. И это не считая того, что бывают компании, в которых даже переход с браузера на браузер осуществляется всей командой без исключения (а ещё есть команды, полностью сидящие на Internet Explorer Edge). В общем случае есть несколько ситуаций, для которых может оказаться полезной наша статья:
Конечно, первые два случая гораздо более острые и типичные в своих проявлениях, обратите на них особое внимание.
Итак, перед тем, как начать работать с коллективом (который уже заподозрил, что ж-ж-ж-ж неспроста, и скоро будут перемены), попробуйте понять, в чём состоят реальные причины смены ПО и согласны ли вы с тем, что перемены столь уж необходимы.
Мы говорим о причинах именно переходов с одного ПО на другое, а не о первичной автоматизации — только потому что автоматизация априори необходима. Если в вашей компании что-то делается вручную и рутинно, но может быть автоматизировано, вы просто теряете время, деньги и, скорее всего, ценные корпоративные данные. Автоматизируйте это!
В мировой практике существуют три основных стратегии перехода на новое ПО, адаптации к нему — и они нам кажутся весьма годными, поэтому не будем изобретать велосипед.
Принятие методом «Большого взрыва» — максимально жёсткий переход, когда вы устанавливаете точную дату и осуществляете резкую миграцию, отключая старое ПО на все 100%.
Плюсы
+ Все работают в одной системе, не нужно синхронизировать данные, сотрудникам не нужно следить сразу за двумя интерфейсами.
+ Простота для администратора — одна миграция, одни задачи, поддержа одной системы.
+ Все возможные изменения наступают в один момент времени и заметны почти сразу — нет необходимости вычленять, что и в какой доле повлияло на продуктивность, скорость разработки, продажи и т.д.
Минусы
— Успешно работает только с простым программным обеспечением: чаты, корпоративный портал, мессенджеры. Даже электронная почта уже может дать сбои, не говоря уж о системах управления проектами, CRM/ERP и прочих серьёзных системах.
— «Взрывная» миграция с крупной системы на другую неизбежно вызовет хаос.
Самое важное для такого типа перехода в новую рабочую среду — это обучение.
Параллельная адаптация к ПО — более мягкий и наиболее универсальный способ перехода, при котором задаётся временной промежуток, в течение которого будут одновременно функционировать обе системы.
Плюсы
+ Пользователи имеют достаточно времени, чтобы привыкнуть к новому ПО, оперативно работая в старом, отыскать параллели, вникнуть в новую логику взаимодействия с интерфейсом.
+ В случае внезапных проблем сотрудники продолжают работать в старой системе.
+ Обучение пользователей менее жёсткое и в целом обходится дешевле.
+ Негативная реакция сотрудников практически отсутствует — ведь их не лишили привычного инструмента или уклада дел (если автоматизация происходит впервые).
Минусы
— Проблемы администрирования: поддержка обеих систем, синхронизация данных, управление безопасностью сразу в двух приложениях.
— Бесконечно растягивается процесс перехода — сотрудники осознают, что у них в запасе почти вечность, и можно продлить использование привычного интерфейса ещё немножко.
— Путаница пользователей — два интерфейса сбивают с толку и вызывают ошибки в работе и данных.
— Деньги. Вы платите за обе системы.
Поэтапная адаптация — самый мягкий вариант перехода на новое ПО. Переход осуществляется пофункционально, в оговоренные периоды времени и по подразделениям (например, с 1 июня мы вносим новых клиентов только в новую CRM-систему, с 20 июня ведём сделки в новой системе, до 1 августа переносим календари и дела, и к 30 сентября завершаем миграцию — это очень грубое описание, но в целом наглядное).
Плюсы
+ Организованный переход, распределённая нагрузка на администраторов и внутренних экспертов.
+ Более продуманное и глубокое обучение.
+ Нет сопротивления изменениям, потому что они происходят максимально мягко.
Минусы — примерно такие же, как у параллельного перехода.
Так что теперь, только поэтапный переход?
Логичный вопрос, согласитесь. Зачем получить какую-то лишнюю мороку, когда можно составить график и действовать по чёткому плану? На самом деле не всё так однозначно.
Опять же, даже зная перечисленные параметры, нельзя однозначно становиться на тот или иной путь. Оцените ваше корпоративное окружение — это поможет одновременно понять расклад сил и определить, какая модель (или сочетание некоторых их элементов) вам подойдёт.
Первое, на что стоит обратить внимание, это сотрудники, которых заденет внедрение нового ПО. Собственно, проблема, которую мы с вами сейчас рассматриваем, чистой воды человеческий фактор, поэтому анализа влияния на сотрудников не избежать. Некоторых из них мы уже упомянули выше.
Есть универсальный рецепт, как проверить, пользователи действительно чего-то опасаются или у них групповая паранойя во главе с подкованным лидером. Спросите их о причинах недовольства, об опасениях — если это не персональное переживание или мнение, аргументы посыпятся на 3-4 уточняющем вопросе.
Два важных фактора успешного преодоления «движения сопротивления».
На что нужно обратить внимание?
Единственный логичный переход в системе корпоративного
Прежде чем рассказать, какие ключевые моменты помогут вам комфортно переехать на новый софт, заострим ваше внимание на одном моменте. Есть то, что делать точно не надо — не надо давить на сотрудников и «мотивировать» их депремированием, административными и дисциплинарными взысканиями. Процесс от этого лучше не пойдёт, а вот отношение сотрудников ухудшится: раз продавливают, значит, будет контроль; раз заставляют, значит, не уважают наш интерес; раз насильно навязывают, значит, нам и нашей работе не доверяют. Поэтому всё делаем дисциплинированно, чётко, грамотно, но без давления и излишнего форсирования.
Вот всего остального может не быть, а план быть должен. Причём план корректируемый, обновляемый, чёткий и неотвратимый, при этом доступный для обсуждения и прозрачный для всех заинтересованных сотрудников. Нельзя директивно сообщать о том, что С 8 утра до 10 — подвиг, а в 16:00 война с Англией, важно видеть весь план в перспективе.
В плане обязательно должны быть отражены требования сотрудников, которые будут являться конечными пользователями — так каждый сотрудник узнает, какую именно желаемую фичу и в какое время он точно сможет использовать. При этом план перехода или внедрения это не какой-то неизменяемый монолит, необходимо оставлять возможность доработки плана и изменения его атрибутов (но не в виде бесконечного потока правок и новых «хотелок» и не в виде постоянного смещения сроков).
Что должно быть в плане?
Мы встречали презентации внедренцев, в которых красной линией проходит совет: внедрять насильно, реакцию игнорировать, с сотрудниками не разговаривать. Мы против такого подхода, и вот почему.
Посмотрите на картинку ниже:
Новая мышка, новая клавиатура, квартира, машина и даже работа — это приятные, радостные события, некоторые из них даже достижения. И пользователь идёт в Яндекс, чтобы узнать, как привыкнуть, адаптироваться. Как войти в новую квартиру и понять, что это твоё, впервые открыть кран, выпить чай, впервые лечь спать. Как сесть за руль и подружиться с новой машиной, твоей, но пока такой чужой. Новое ПО на рабочем месте ничем не отличается от описанных ситуаций: работа сотрудника никогда не станет прежней. Поэтому внедряйте, адаптируйте, растите с новым эффективным ПО. И это та ситуация, про которую можно сказать: поспешайте медленно.
Автор: Axelus
Источник [5]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-personalom/319823
Ссылки в тексте:
[1] RegionSoft CRM Professional : http://www.regionsoft.ru/
[2] RegionSoft CRM Enterprise Plus: http://www.regionsoft.ru/loader.php?src=crm_redactions
[3] CRM-системе: http://regionsoft.ru/
[4] мышления: http://www.braintools.ru
[5] Источник: https://habr.com/ru/post/454716/?utm_source=habrahabr&utm_medium=rss&utm_campaign=454716
Нажмите здесь для печати.