15 рекомендаций по развертыванию программных средств бизнес-аналитики

Всем привет. В конце июня мы запускаем новый курс «Аналитик BI» ^[1]. И уже сегодня хотим поделиться первым материалом подготовленным специально к курсу.

Бизнес-аналитика, позволяющая значительно повысить прибыльность и эффективность коммерческой деятельности, требуется любой современной компании. Однако организациям, которые не применяют в своих бизнес-процессах новые технологии, становится все сложнее получать актуальные сведения.

Бизнес-аналитика (BI) позволяет окинуть одним взглядом все актуальные данные вашей фирмы и понять, что именно они означают. Благодаря BI вы видите, какие операции приносят больше прибыли, чем обеспечивается доход с продаж и насколько эффективно работает компания в целом. С помощью средств BI вы можете вникнуть в любые данные и выяснить, откуда они взялись и почему получились именно такие значения. Бизнес-аналитику иногда определяют как процесс, который позволяет принимать верные решения путем эффективного использования компетенций сотрудников, процедур, данных и связанных с ними инструментов и методологий.

Что представляют собой программные средства бизнес-аналитики?

Бизнес-аналитика (BI) — это совокупность программных приложений, методик и бизнес-систем, которые играют ключевую роль в бизнес-процессах любой корпорации.
Большинство компаний генерируют огромные объемы данных в ходе коммерческой деятельности. Чтобы дать доступ к этим данным всем подразделениям компании, часто используется широкий арсенал приложений и СУБД.

Но обилие различных программ и систем мешает своевременно извлекать полезные сведения и делать выводы на их основе. Программные средства BI призваны исправить ситуацию, заменив собой разрозненные инструменты по сбору и анализу данных.

Под ПО для бизнес-аналитики, или средствами BI, понимают программные приложения, которые выполняют все задачи по мониторингу, сбору и анализу данных, а также позволяют отслеживать закономерности в этих данных и делать на их основе нужные бизнесу выводы. Эти приложения также способны извлекать и использовать сведения, сохраненные в корпоративных базах данных.

Наиболее распространенные системы BI корпоративного класса включают инструменты для работы с таблицами и панелями мониторинга операций, извлечения данных и создания отчетов, обработки и анализа данных, просмотра контента, а также другие средства для управления ресурсами предприятия. В некоторые пакеты BI также интегрированы инструменты, разработанные для конкретных отраслей, например розничных продаж, здравоохранения или образования.

15 рекомендаций по развертыванию программных средств бизнес-аналитики

Незнание или неспособность применить оптимальные методики развертывания средств BI, как правило, приводит к принятию неэффективных решений или даже к утверждению плана развития в соответствии с неверными приоритетами. Чтобы использовать бизнес-аналитику наилучшим образом, следует понимать всю важность данных и их анализа, а также разбираться в процессах и инструментах, необходимых для эффективной обработки информации.

Большинство организаций также испытывают сложности с получением ожидаемого возврата инвестиций, вложенных в приобретение и поддержание средств BI. Еще одна распространенная проблема — обилие жалоб от разочарованных пользователей, которые не смогли получить доступ к данным или получили ошибочные данные.

Можно называть разные причины, но на деле такие печальные ситуации часто возникают из-за того, что компании, даже имея лучшее в отрасли ПО, не умеют развертывать и применять его надлежащим образом. Разумеется, очень важно выбирать простые в обращении средства BI с дружелюбным интерфейсом, однако существует и ряд других факторов, которые могут помешать эффективному использованию этого инструментария и извлечению из него запланированной прибыли.

Тем, кто хочет эксплуатировать средства BI с максимальной рентабельностью, мы предлагаем ряд проверенных рекомендаций.

1. Заручитесь поддержкой и участием в проекте всех сотрудников предприятия

Перед внедрением средств BI необходимо создать единую сеть бизнес-аналитики, в которую входят все подразделения компании — от продаж и маркетинга до логистики и высшего руководства. Нужно заручиться поддержкой всех отделов и собрать обратную связь.

2. Разработайте план развития и стратегию внедрения

Пытаясь внедрить бизнес-аналитику без продуманной стратегии, вы можете совершить множество ошибок, зря потратив время и деньги. Прежде чем делать выбор между доступными на рынке решениями BI, очень важно определить основные потребности вашей компании, а также поставить цели, достижение которых позволит удовлетворить эти потребности.

На этом этапе необходимо привлечь всю организацию к созданию стратегии, которая позволит определиться, чего вы хотите, и составить план развития, который поможет вам этого достичь. Выбор средства BI и его внедрение должны опираться именно на этот план.

3. Найдите области, где средства BI принесут пользу, и внедряйте их именно там

Не следует превращать развертывание решения BI в комплексный многоэтапный процесс — чем сложнее он будет, тем больше трудностей возникнет при освоении. Рекомендуется интегрировать BI в имеющиеся системы, с которыми сотрудники уже знакомы.

4. Узнайте потребности каждого подразделения

У большинства компаний уже есть системы отчетности. Возможно, они не поставляют требуемую информацию или их использование сопряжено с появлением ошибок — например, если документы Excel создаются вручную или с помощью самодельных скриптов. Рекомендуется проанализировать имеющиеся варианты отчетности, чтобы знать, с чем они справляются хорошо, а с чем не справляются совсем, и выделить зоны, требующие улучшения.

5. Четко определите цели

Начиная проект внедрения BI, очень важно установить перед собой цели или сформулировать основные ожидаемые результаты. Позже это поможет вам определить, добились ли вы успеха.
Зная, какие цели перед вами стоят, будет легче понять, какие меры скорее способствуют их достижению. Кроме того, постановка целевых показателей облегчит выделение самых важных данных.

6. Выделите основные КПЭ или иную статистику для контроля освоения средств BI

Одна из наиболее полезных рекомендаций при внедрении BI — решить, какие ключевые показатели эффективности (КПЭ) точнее всего укажут вам, насколько быстро и успешно идет внедрение BI. Но последовать этому совету получается лишь у немногих компаний: большинство теряется в обилии разнообразной статистики, не в состоянии выбрать наиболее значимые КПЭ.
Однако, выделив из массы показателей лишь несколько самых важных, вам будет легче определить, достигли ли вы результата.

7. Проводите регулярные опросы ключевых заинтересованных лиц

Встречи с ключевыми заинтересованными лицами необходимо проводить регулярно, будь то обычные звонки, видеочаты или кабинетные совещания. Такие собрания позволяют наладить коммуникацию между руководством компании и главами подразделений, с одной стороны, и аналитиками данных, которые занимаются обслуживанием BI-систем, а также работают с полученными данными, с другой.

8. Начните с малого

Всегда начинайте с небольших задач: потренировавшись на них, вы поймете, как лучше всего внедрять средства BI. Скорее всего, любые данные, полученные на первых этапах, повлекут за собой дополнительные вопросы. Но это даже хорошо: находя способы решения проблем, вы усовершенствуете свой план внедрения.

9. При развертывании используйте гибкую методологию

Большинство гибких (agile) методологий ориентированы на возможности людей и хорошо подходят для развертывания ПО, в частности средств бизнес-аналитики. Рекомендуется выстраивать проект на основе адаптивного планирования, самоорганизации и внедрения краткосрочных дедлайнов. Немаловажно и то, что гибкие методологии направлены на постоянные улучшения с целью повышения качества.

10. Определите источники данных и необходимые средства интеграции

Каждая компания, независимо от ее размера, постоянно собирает данные о своей деятельности.
Поэтому перед внедрением системы BI важно определить, из каких источников эти данные должны поступать. Не менее важно четко сформулировать свои ожидания и предположения относительно таких данных, а потом проверить вашу гипотезу на практике.
Также для улучшения доступа к данным, повышения удобства работы и производительности удобно использовать облачные хранилища.

11. Создайте в организации культуру работы с данными

Необходимо постоянно обращать внимание на то, все ли в вашей организации понимают, насколько важны данные для достижения целей организации. Крайне желательно, чтобы вы поддерживали культуру работы с данными во всех подразделениях, призывая их сосредоточиться на общей цели.

12. Заложите прочные основы для управления данными

Очень важно с самого начала предусмотреть надежную основу для управления данными. Прежде всего нужно понять ценность данных в организации (как из внутренних, так и из внешних источников) — особенно если эти данные имеют отношение к новым продуктам, принятию решений и улучшению бизнес-процессов.

Следует установить правила, которые определяют, как данные собираются, хранятся и обрабатываются. Отчеты о создании, распространении и использовании данных нужно формировать с учетом этих правил. Кроме того, они помогут определить, как расставлять приоритеты.

13. Внедрите план управления безопасностью

Чтобы защитить среду бизнес-аналитики, компаниям необходимо запланировать многое заранее.
Обеспечить необходимые меры безопасности настоятельно рекомендуется до того, как внедрять BI. Четкий план по развитию кибербезопасности укажет, какие действия требуют аутентификации или авторизации и как эффективно принимать те или иные меры.

14. Создайте план обучения

Очень важно, чтобы каждый пользователь, работающий с системами BI, умел грамотно пользоваться этим программным обеспечением. Соответствующая информация должна быть доступна всем — например, в форме загружаемого контента, такого как видеоролики, файлы pdf и т. д. Как минимум должна предлагаться запись занятия, проведенного экспертом по BI.

15. Выберите ответственного за внедрение BI

В компании можно назначить отдельного сотрудника, который будет помогать и руководителям, и рядовым исполнителям внедрять и использовать средства BI оптимальным образом. Он должен обладать техническими знаниями о платформе и всем ПО для бизнес-аналитики. Также это лицо будет отвечать за обучение сотрудников и подбор образовательных ресурсов для всех подразделений. Кроме того, сотрудник должен хорошо разбираться в том, как именно и для чего используют BI сотрудники с разными должностными обязанностями, чтобы помогать в создании шаблонов для аналитических отчетов, удовлетворяющих потребностям различных пользователей.

Заключение

При той скорости развития технологий, которую мы наблюдаем сегодня, многим компаниям очень скоро станет сложно или даже невозможно работать без средств бизнес-аналитики.
Компании, которые внедрят соответствующий инструментарий, следуя приведенным выше рекомендациям, смогут спроектировать системы, которые будут полезны всему персоналу и поспособствуют росту бизнес-производительности и повышению прибыли.

Вот такой получился материал. Традиционный бесплатный вебинар ^[2] по курсу состоится 18 июня, а прямо сейчас ждем ваши комментарии.

Автор: MaxRokatansky

Источник ^[3]