Как мы перешли от контроля рабочего времени сотрудников к оптимизации управления персоналом

Когда работаешь в B2B, быстро понимаешь: выигрывает не тот, кто «продает коробку», а тот, кто помогает клиенту зарабатывать больше и тратить меньше. Маркетинг здесь предельно прагматичен: сперва — понять реальные боли и ограничения целевого рынка, затем — убрать их так, чтобы ключевые метрики клиента пошли вверх. Наш рынок — компании, где трудозатраты и управляемость персонала напрямую бьют по марже. А значит, наша задача — не слежка за временем ради галочки, а повышение прибыльности за счет гибкого управления персоналом.

Именно поэтому мы прошли путь от «учета ради контроля» к «управлению ради эффективности». Мы начали с прозрачной фиксации явок и автоматизации табелей — там, где деньги утекали из-за ошибок, переработок и человеческого фактора. Но запрос бизнеса быстро изменился: дефицит кадров, колебания спроса, рост издержек. Ответом стала WFM-логика: прогноз нагрузки, шаблоны под производственный план, биржа смен, распределение смен по навыкам и ограничениям ТК.

По сути, мы сменили вопрос «кто и сколько отработал?» на «сколько, когда и кого нужно — и как это обеспечить без простоев и переработок?». В этой статье мы расскажем, как менялись запросы бизнеса и как трансформировалась наша система TARGControl под этот спрос, пройдя путь от простой системы учета рабочего времени до комплексной WFM-системы для оптимизации планирования.

Часть первая: Система учета рабочего времени

В 2015 году мы увидели запрос на автоматизацию контроля рабочего времени сотрудников. Речь тогда шла не столько об увеличении прибыли, сколько об экономии и наведении порядка в учете рабочего времени. Несмотря на то, что у таких систем бытует репутация «большого брата, который следит за вами» – и некоторые руководители действительно используют их именно так – у такой автоматизации есть объективные плюсы: меньше ручных ошибок, меньше споров, прозрачные табели, предсказуемые выплаты. Рассмотрим пункты «за» на примере реального кейса.

Пример кейса. Представьте, что вы собственник строительного бизнеса с тысячами сотрудников, раскиданными по десяткам удаленных объектов. Было бы как минимум неплохо отслеживать, появляются ли работники на своих местах. Платить людям, которые не вышли на работу, неразумно ни с точки зрения экономики, ни справедливости. Плюс — рутина кадров и бухгалтерии: переносить в Excel бумажные журналы явок/неявок, сводить разноформатные сводки по объектам, потом грузить все в 1С для расчета зарплаты — удовольствие сомнительное. При отсутствии автоматизации растут риски: кто-то может «отметить друга», кто-то допишет часы задним числом, в расчетах появляются ошибки; отдельная боль — допуск на смену в нетрезвом виде, что может остаться незамеченным. В результате страдают и эффективность, и расходы компании.

Что мы сделали в TARGControl

Мы собрали эти боли в один список и создали облачную УРВ-платформу, которая работает не только на стационарных объектах, но и «в поле».

Как это выглядит в жизни:

Устройства.
Регистрация времени должна быть быстрой и беспроблемной, поэтому даем несколько вариантов — под разные сценарии и бюджеты:

1. Планшеты/смартфоны на Android с приложением TimePad — отметка с фотофиксацией, поддержка PIN/QR/RFID, геоконтроль и геозоны. Идеально для мобильных/временных точек.

2. TC F1 (Face ID) — терминал с распознаванием лица.

3. TC T1 (карты + PIN) — бюджетный терминал с RFID-картами и PIN-кодом + фотофиксация. 

4. TC D1 — биометрический терминал с идентификацией по отпечаткам пальцев.

5. Личный кабинет в мобильном приложении — отметки через смартфоны с GPS.

6. Контроллеры TARGControl:

   • поддержка турникетов/дверей, реле и датчиков;

   • интерфейсы Wiegand, RS-485, Ethernet/Wi-Fi;

   • дружат с внешними считывателями;

   • IP-камеры (Onvif) для фотоверификации проходов;

   • сценарии «доступ по условию» (например, Face ID + алкотестестирование).

• Антифрод по умолчанию.
  Фотоверификация на отметке, проверка «живости» лица, привязка к учетной записи и устройству.

• Геоконтроль и геозоны.
  Мобильная отметка фиксирует координаты сотрудника и геолокацию устройства — удобно для выездных бригад и распределенных площадок. 

• Доступ и безопасность.
  Когда нужна «железная дверь», подключаем турникеты и электронные замки через наши контроллеры. Опционально — бесконтактные алкотестеры: правило простое — не прошел, не прошел. 

• Оффлайн-режим.
  Интернет временами подводит — система нет. Устройство пишет события в локальную очередь и синхронизирует их при появлении связи. 

• Реальное время.
  События улетают в облако сразу. Администраторы видят присутствие, опоздания, ранние уходы, «пропуски» — в веб-кабинете и мобильном приложении. 

Важные мелочи

Роли и права. Гибкая матрица доступа: кто видит только свой объект, кто — всю сеть; кто может редактировать события, а кто — лишь подтверждать.
Аудит-лог. Любая правка (кто и что изменил) фиксируется и не исчезает.
Правила расчета. Ночные/праздничные/переработки/вахта/СУ — как бизнес-правила, сразу в табель.
Интеграции. Двусторонний обмен с 1С/ERP/HRM через открытый API: структура в систему, детализированный табель обратно.
Уведомления. Push/e-mail/Telegram/Viber — гибкая настройка «кого» и «о чем» (неявка, переработки, алкотест).
Отчетность. Время, потери, нарушения, сравнение по объектам — экспорт в Excel/BI.

Что мы закрыли на этом этапе

• Сняли ручную рутину у кадров и бухгалтерии. Табель собирается сам, правки прозрачны, расчет ЗП — быстрее и с меньшим числом ошибок.

• Убрали спорные ситуации. Для компании: меньше конфликтов и переплат, факты подтверждены биометрией/гео/фото. Для сотрудника: честные часы, прозрачные начисления, легко доказать свою правоту + фиксация переработок.

• Централизация данных. Единая система по всем объектам: сотрудники, графики, фактическое время и исключения подтягиваются в одно место и в одном формате — без «локальных Excel» и разрозненных баз.

• Безопасность и допуск. Интеграция алкотестера: на смену попадают только трезвые сотрудники, риски инцидентов снижены, все события логируются.

• Быстрая реакция на сбои. Неявка, недокомплект, риск переработок — система подсвечивает сразу, можно закрывать «дыры» в тот же день.

• Фундамент для WFM. Чистый, структурный факт времени → легко строить прогнозы, автоматическое планирование смен и оптимизацию ФОТ.

Автоматизация учета времени навела порядок в дисциплине и срезала издержки «человеческого фактора». Клиенты перестали платить за неявки, ушла ручная сводка табелей, а расчеты зарплаты стали прозрачнее и быстрее. Параллельно мы структурировали и централизовали данные по всем объектам: сотрудники, графики, фактические часы и исключения теперь в одной системе и одном формате — без локальных Excel и разношерстных баз.

И самое важное — на этом появилась база для следующего шага. Чистый, централизованный факт стал фундаментом для прогнозов и умного планирования.

Переход к WFM – от контроля персонала к оптимизации графика

Рынок поменялся — и довольно резко. С начала 2020-х клиенты все чаще говорили об одном и том же: людей не хватает, текучесть растет, переработок становится все больше. В ответ компании раздували ФОТ, но при этом все равно ловили простои и провалы в качестве сервиса. Прибыль это чувствует сразу.

Создавать людей из воздуха мы, понятно, не умеем. Зато умеем распределять тех, кто уже есть, по спросу — точно и вовремя. Отсюда логичный шаг: разработать WFM (Workforce Management) — систему, которая планирует людей не «по привычке», а по прогнозу и правилам.

Если УРВ отвечает на вопрос «кто и сколько отработал?», то система WFM добавляет еще два ключевых: «сколько людей нужно?» и «когда именно?» — с привязкой к роли, навыкам, локации и ограничениям ТК.

Мы расширили TARGControl WFM-модулем и сразу обкатали его на производственной компании. Это был идеальный полигон: производство + сезонные пики + жесткие SLA. В совместной работе мы довели продукт до реальных сценариев:

1) Прогноз и нормы выпуска.
Система поднимает исторические данные, сезонность, планы производства и считает потребность в людях по часам. При этом опирается не только на «сколько нужно людей», но и на нормы трудоемкости: на каждую SKU/операцию заранее задаются шаблоны — какие роли, в каком количестве и на каких локациях (линии/участки).

2) Локации, навыки, рейтинги.
Локации описываются как реальные места работы: «Линия 1», «Конвейер 2», «Участок упаковки». У каждого сотрудника — набор навыков с оценкой (например, «Оператор Линии 1 — 5/5», «Упаковка — 3/5»). Эти веса используются при назначении: система ставит более квалифицированных на критические узлы.

3) Автопланирование смен.
Зная прогноз и шаблоны, TARGControl формирует открытые смены (потребность без назначения на конкретных людей), а затем автоматически распределяет их по сотрудникам с учетом:

• ограничений ТК;

• типов занятости;

• индивидуальных ограничений и доступности (кто может/хочет выйти в эти часы);

• конфликтов и уже назначенных часов (чтобы не допустить переработок и перекрытий).
  Результат — график без перегрузок и простоев. Сотрудники видят свои смены заранее в мобильном приложении.

4) План ⇄ Факт в реальном времени.
Модуль УРВ регистрирует фактические приходы/уходы. WFM-система сравнивает их с планом и тут же:

• подает сигнал, если из 50 запланированных на вторую смену вышло 45;

• предлагает варианты закрытия дефицита: подтянуть людей с соседних зон, назначить добровольца из доступных, открыть смену на «биржу смен» или отправить на аутсорс.

5) Быстрое перепланирование (когда реальность изменилась).
Три инструмента помогают закрывать «дыры» без хаоса:

• Доступность: назначить смену тем, кто заранее отметил готовность работать в это окно (и не превысит лимиты).

• Балансировка: снять менее приоритетную будущую смену у перегруженного сотрудника и поставить его на критичный слот «сейчас»; снятая смена уйдет в «открытые».

• Аутсорс/биржа смен: если внутри ресурсов нет — публикуем смену вовне или между локациями сети с учетом навыков и допусков.

6) Аналитика и управленческие выводы.
Система считает план/факт часов, узкие места по локациям/ролям, накопленные сверхурочные, долю незакрытых позиций, частоту незапланированных корректировок. Видно, какие участки системно недоукомплектованы, где не хватает навыков, а где — «лишние руки» в тихие часы. Отчеты и дашборды помогают принять решения: добрать людей с нужным профилем, переучить персонал под дефицитные роли, пересобрать шаблоны под изменившуюся технологию, скорректировать сменные окна.

7) Интеграции и «замкнутый контур».
Через API данные о сотрудниках, графиках и событиях идут в 1С, а из планов производства — обратно в WFM TARGControl. Получается контур данные → прогноз → план → факт → перепланирование → аналитика, где каждый этап «кормит» следующий.

Итог: в пиковые дни людей достаточно там, где они реально нужны; в «тихие» — никто не простаивает. Переработки не «улетают» за лимиты, а смены остаются прозрачными и предсказуемыми для сотрудников.

Система WFM — кому нужна и зачем

Сразу важное: WFM — это не «кнопка сделать расписание» и точно не магия при дефиците «нажмешь — и люди появятся». Это контур управления рабочей силой, и он ценен там, где каждый час превращается в выпуск, сервис и деньги.

Кому это особенно «заходит»

• Производство и склады. Сезонность, сменность, разные линии/участки, требования к навыкам и допускам, нормы ТК и безопасности.

• Ритейл и HoReCa. Часовые пики, акции, многолокационность, зависимость выручки от покрытия смен.

• Логистика и 3PL. Волатильные объемы, SLA на отгрузки/доставки, ночные окна, перераспределения между складами.

• Колл-центры и сервис. Очереди по часам, AHT/SL, целевые уровни обслуживания, гибкие смены.

Зачем 

1. Экономия ФОТ до ~10%*
   Оптимизация расписаний убирает «пустые часы» и снижает долю сверхурочных: люди выходят тогда, когда они реально нужны (в тихие окна — меньше, в пики — больше). В рознице это меньше очередей вечером и меньше простаивания утром; в производстве — полный комплект на критичных узлах без лишних людей на периферии.

   Важно: экономия достигается не за счет роста нагрузки на людей, а за счет ее справедливого перераспределения — каждый работает в свое «правильное» время и на подходящей позиции.

* Оценка по опыту проектов; эффект зависит от отрасли, качества данных и готовности менять процессы.

2. Рост производительности и качества
   Назначение по навыкам и приоритетам стабилизирует выпуск без авралов и брака; в сервисе — соблюдение SLA, в ритейле — своевременная выкладка и кассовое покрытие. Сотрудникам честнее и комфортнее: меньше «пожаров», предсказуемые графики, ниже текучесть.

3. Меньше ручной рутины у менеджеров
   Автопланирование на базе прогноза и правил ТК снимает часы табличной работы. Система сама предупреждает о рисках и предлагает варианты: балансировка, открытые смены, аутсорс.

4. Прозрачность для управленческих решений
   Единая картина план/факт по всем объектам в реальном времени: где недокомплект, где перебор, сколько сверхурочных, какие роли «проседают». Отчеты и дашборды показывают корреляции с выручкой/выпуском, узкие места, ночные провалы продуктивности — и подсказывают, где учить, где добирать, а где менять шаблоны смен.

О рынке и внедрении

Мы чувствуем, что рынок WFM еще формируется. Для многих «WFM» пока что значит либо «автоматически составить график», либо надежда на кнопку «сделайте красиво». На практике это процессная трансформация, а не только софт.

• Кому выгоднее всего. Максимальную отдачу сегодня получают достаточно крупные компании с распределенными объектами и сменными графиками, которые готовы к инвестициям — в данные, оборудование, интеграции и обучение.

• Почему это непросто. Реальное внедрение требует перестройки части бизнес-процессов: от планирования выпуска до взаимодействия HR/ПДО/ИТ/финансов. Это часто встречает сопротивление — люди привыкли «как раньше», плюс появляется обучение, новые роли, дисциплина данных.

• Где «ломает». Переход с «ручных таблиц» на правила и шаблоны; принятие решений по данным, а не «по звонку»; прозрачность план/факт в онлайне.

• Зачем все это терпеть. Потому что после «ломки» остается система, где правильные люди оказываются на правильной смене в правильный час. ФОТ становится управляемым, выпуск — стабильным, а качество — предсказуемым.

• Как облегчить путь. Помогают пилоты на 1–2 площадках, поэтапный запуск (УРВ → шаблоны → автопланирование → перепланирование), назначение процесс-владельцев и ранняя коммуникация: объяснить «зачем», обучить «как», закрепить «кто за что отвечает».

Итог — где здесь TARGControl

Мы прошли путь вместе с рынком: от наведения порядка в учете к управлению эффективностью. УРВ, конечно, остается фундаментом — без чистого факта времени не работает ни прогноз, ни план. На эту базу TARGControl накладывает WFM-слой: планирование по навыкам, онлайн план/факт, перепланирование и аналитику. Подход поэтапный: сначала дисциплина и прозрачность, затем — оптимизация.

Мы не обещаем «чудес за неделю». Максимальный эффект решения WFM дают компании, готовые к изменениям: перестройке процессов, качественным справочникам, обучению менеджеров. Со своей стороны мы упрощаем путь: модульный запуск, открытый API, понятные дашборды и пилоты на 1–2 площадках, чтобы посчитать экономику до масштабирования.

Честно о рисках: без дисциплины данных, согласованных правил и открытой коммуникации WFM легко превратить в «еще одну систему». Поэтому при внедрении мы вместе настраиваем шаблоны под операции/SKU, правила ТК, роли и права, заранее фиксируем порядок действий при отклонениях. Когда каркас собран, TARGControl становится рабочим инструментом для руководителей, HR, финансов и ИТ — а не просто программой для графиков.

В сухом остатке: TARGControl = УРВ как надежная база + WFM как двигатель эффективности. Это не про «нажать кнопку», а про контур данные → прогноз → план → факт → корректировка → аналитика, который сокращает пустые часы и сверхурочные, справедливо распределяет нагрузку и делает выпуск предсказуемым.