- PVSM.RU - https://www.pvsm.ru -
В этой статье представлены инструменты, которые помогут вам повысить рабочую продуктивность. Они сгруппированы в четыре категории: управление временем, чек-листы, планировщики и управление проектами. Каждая группа позволяет решить определённый тип проблем.
Если вы не спланируете день, то проведёте его в беготне. Одним из способов обретения контроля является отслеживание каждой минуты ваших продуктивных действий. Звучит довольно жёстко, но если добавить немного дисциплины и правильные инструменты, то всё не так страшно. Вот вам в помощь несколько приложений.
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $4 за пользователя в месяц
• Бизнес-версия: $6 за пользователя в месяц
TMetric — простое, но мощное веб-приложение с миленьким интерфейсом, которое поможет распланировать ваши часы. Просто добавьте задачу, её предполагаемую длительность, и нажмите Start для отслеживания.
В приложении используется простая иерархия. Задачи формируют Проекты, объединяемые в Клиентов. Можно независимо отслеживать каждую категорию, так что можно точно узнать, сколько и на что было потрачено времени.
С помощью функции Workday Timeline можно быстро оценить, на что у вас уходит время в течение дня. Вы также можете объединиться со своими коллегами и отслеживать время каждого из вас с помощью фичи Team View. В приложении можно сгенерировать подробный отчёт о потраченном времени и заработанных на каждом проекте деньгах. Бизнес-владельцы могу настроить соотношения разных типов работы и без затруднений вычислять зарплаты сотрудников.
TMetric позволяет очень легко отслеживать отдельно оплачиваемое и неоплачиваемое время, так что вы сможете держать руку на пульсе своих расходов и доходов. А для группирования задач или проектов можно использовать удобную систему тегов.
Наконец, приложение легко интегрируется с популярными сервисами управления проектами, вроде Trello, Asana, Jira, Todoist и многими другими, так что вы можете использовать эту связку как одно полное решение.
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $67 за лицензию в год
В отличие от остальных веб-приложений ManicTime является скачиваемой программой, которая работает в фоне и отслеживает всё, что вы делаете. Она может сказать вам, какую программу вы открывали, с какими файлами работали и сколько времени на это потратили.
Программа позволяет присваивать временным промежуткам собственные теги, благодаря чему можно легко создавать табели учёта времени. Очень удобно, что не нужно логиниться на сервер: достаточно просто нажать «Старт», а по завершении работы — остановить учёт. Клёвое приложение, автоматически фиксирующее ваши действия!
Timely [6]
• Индивидуальная версия: $14 за пользователя в месяц
• Корпоративная версия: $21 за пользователя в месяц
• Энтерпрайз-версия: $49 за пользователя в месяц
Timely — приложение, впечатляющее визуально. У него интерфейс в стиле Kanban [8], позволяющий перетаскивать мышью блоки с задачами в календарь, получая моментальное представление о временных затратах в течение дня.
Одно из главных преимуществ Timely — система отчётов. Вы можете посмотреть, на что потратили время в течение дня, недели или месяца. Можете сравнить временные затраты в течение конкретного проекта с предполагаемыми затратами — на мой взгляд, крайне полезно!
Проекты можно помечать как оплачиваемые и неоплачиваемые (бывают важные задачи, в которых не учитываются деньги). Можете назначать проектам почасовую оплату труда, или задавать фиксированную стоимость и отслеживать, сколько было сделано за час.
Наконец, никакой графический интерфейс не будет полным без цветовой кодировки, и в Timely вы можете присваивать своим задачам любое количество цветов.
Если вы сыты по горло бумажками для заметок, облепившими ваш монитор, ежедневниками и блокнотами, то вам поможет одно из приложений-чек-листов. В него можно заносить все свои задачи, так что вы сможете сосредоточиться на том, что нужно сделать прямо сейчас. На мой взгляд, представленные три приложения — лучшие из доступного сегодня.
Wunderlist [9]
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $4,99
• Бизнес-версия: $4,99 за пользователя
Wunderlist — популярное приложение, и настолько качественное, что Microsoft купила компанию за $200 миллионов. Программ простая и небольшая, позволяет быстро создавать список задач и отслеживать их выполнение. В Wunderlist есть ограниченная поддержка повторяющихся задач, и можно даже сотрудничать с другими пользователями.
Это кросс-платформенное приложение, в него можно входить с любого устройства. Это крайне важно, ведь вы не знаете, когда вам вдруг понадобится просмотреть свой список задач. Как и в большинстве подобных программ, в Wunderlist есть функция напоминания. Отслеживать задачи очень просто, и сразу видно, какие из них просрочены.
Todoist [11]
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $29 в год
• Бизнес-версия: $29 за пользователя в год
Команда разработчиков Todoist решила создать приложение-чек-лист, чей интерфейс повторяет классические почтовые клиенты. Благодаря этому программа выглядит знакомой с первого же момента. Интерфейс минималистичен и позволяет быстро и за минимум действий добавлять задачи и вносить изменения.
Вы можете не только добавлять задачи, но и отправлять электронные письма посредством браузерных плагинов для Gmail, Thunderbird или Outlook. Как и Wunderlist, Todoist — кроссплатформенный продукт и может работать на любом устройстве.
У Todoist есть замечательное свойство, позволяющее добавлять задачи, просто набирая характерные фразы вроде «Среда в 11 часов» или «каждую пятницу в 16 часов».
Это единственное известное мне приложение подобного назначения, которое геймифицирует личную продуктивность. При завершении задачи вас будут награждать баллами «кармы», и вы сможете «померяться кармой» со своими коллегами.
Remember the Milk [13]
• Базовая версия: бесплатно
• Профессиональная версия: $39.99/year
Не позволяйте этому мягкому названию обмануть вас: это одно из наиболее продуманных приложений-чек-листов! RTM вообще было одним из первых продуктов такого рода на рынке, и он многое умеет.
Прежде всего, RTM с самого начала использует для создания задач естественный язык. Достаточно сказать что-нибудь вроде «отправить письмо Ивану в 9 утра в среду», и задача будет добавлена в список.
Разработчики приложения знают, что реальной проблемой является не добавление задач в список, а необходимость вспоминать о них когда приходит время. Поэтому они добавили все возможные способы напоминания: пуши на мобильных и настольных устройствах, SMS, сообщения в Skype, AIM, Google Hangout, Twitter и так далее.
Профессиональная версия содержит полный набор инструментов для взаимодействия с другими пользователями, включая подзадачи, умные списки задач и теги.
Приложения для отслеживания потраченного времени и чек-листы прекрасны для микроменеджмента ваших задач. Но вам нужно ещё кое-что, чтобы целиком окинуть картину взглядом. Если вы когда-нибудь замечали за собой, что никак не можете сообразить, есть ли у вас какие-то дела на 9 утра, когда потенциальный клиент предлагает встречу, то рекомендую воспользоваться приложением-планировщиком.
Calendly [15]
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $8 за пользователя в месяц
• Профессиональная версия: $12 за пользователя в месяц
Позиционируемое как простое и элегантное решение для планирования, Calendly — идеальный инструмент, который поможет вам организовать свои дела. Многие люди подписываются на всевозможные инструменты, многие из которых имеют собственные средства планирования. В результате это может приводить к накладкам. Calendly может быть интегрирован с большинством популярных приложений, включая Google, Office365 и Outlook, чтобы проверять на наличие таких накладок в расписании и исправлять их посредством добавления всех задач в один календарь.
Calendly совместимо со всеми устройствами. Приложение позволяет назначать перерывы между встречами. Можно добавлять несколько приглашений на каждое мероприятие, что полезно для вебинаров, конференций и мастер-классов. И хотя Calendly довольно мощное приложение, его интерфейс прост и понятен.
Parallels Toolbox [17]
• Базовая версия: 499 руб/год
Parallels Toolbox — набор утилит для повседневного использования. ПО работает как для Windows, так и для macOS. В качестве планировщика предлагается использовать блок «Время» с вкладками «Будильник», «Секундомер», «Таймер», «Обратный отсчет до даты».
Google Calendar [18]
• Использование: бесплатно
Конечно, если вы предпочитаете придерживаться проверенных решений, то всегда есть Google. Если вы пользуетесь Gmail, то уже имеете доступ к бесплатному приложению Calendar, которое способно обработать большинство ваших задач.
Как и прочие продукты Google, Calendar отличается простым и понятным интерфейсом, позволяющим очень легко назначать события и задачи. Если вы пользуетесь G Suite for Businesses, то имейте в виду, что Messages может автоматически создавать в календаре события на основе текста ваших писем.
Для разных типов задач можно создавать разные календари. Например, можно сделать календарь для работы, для домашних дел, для выходных, для хобби и так далее. Все задачи будут отображаться в главном интерфейсе, но кликнув на вкладку My Calendars можно переключиться на отдельные календари. Ваши коллеги могут делиться с вами своими календарями. Чтобы добавить их в свой список, введите имя/почту человека в “Other Calendars”.
Наконец, у Google Calendar прекрасная система напоминаний, которая найдёт вас на настольном компьютере, ноутбуке или мобильном устройстве. При этом сами напоминания могут быть однократными и повторяющимися.
Doodle [20]
• Базовая версия: бесплатно
• Личная версия: $39 за пользователя в год
• Бизнес-версия: $69 за пользователя в год
Два предыдущих приложения идеальны для любых задач, а вот Doodle спроектирован исключительно для работы со встречами и событиями. В его основе лежит философия, согласно которой свойства, которые не нужны в данный момент, только мешают. И это работает. Приложение позволяет очень легко планировать и размещать встречи и задачи.
Doodle работает немного не так, как другие календари. Здесь вы создаёте списки людей, которые будут участвовать в конкретной встрече или задаче. Затем список отправляется всем участникам, и в календаре выделяется время, которое выберет большинство из них. Приложение также может интегрироваться в ваш календарь.
Пользователи личной и бизнес-версии могут создавать свои поддомены на зашифрованном с помощью SSL сайте Doodle.com. Также можно настраивать списки участников и рассылать автоматические уведомления.
Пользователям, управляющим огромными проектами, которые требуют сотрудничества многих команд, простые приложения могут не подойти. Если это про вас, то обратите внимание на специальные инструменты управления проектами.
Trello [22]
• Базовая версия: бесплатно
• Бизнес-версия: $9,99 за пользователя в месяц
• Энтерпрайз-версия: $20,83 за пользователя в месяц
Trello использует Kanban-доски, чтобы наглядно отображать прогресс вашей работы и помочь вам делать её быстрее. Интерфейс, похожий на офисный бюллетень, наверняка покажется вам знакомым. Перемещать задачи можно простым перетаскиванием, как карточки на доске.
В Trello используется простая иерархия. Карточки — базовые неделимые элементы. В карточке содержится подробная информация о задаче. Списки — это наборы карточек, объединённых какой-то темой или рабочим процессом. А доска — рабочая зона вашего проекта, которая содержит различные списки.
В бесплатной версии Trello нельзя приглашать столько людей, сколько хочется. Можно перетаскивать членов команды на карточки, и при каждом изменении они будут получать уведомления. Trello легко интегрируется с различными сторонними приложениями вроде Dropbox, Evernote, Google Drive и так далее.
Asana [24]
• Базовая версия: бесплатно
• Премиум-версия: $9,99 в месяц
• Энтерпрайз-версия: по запросу
Один из самых популярных инструментов для управления проектами. Asana была разработана бывшими разработчиками из Facebook. Она создана исключительно для управления большими проектами, и поэтому имеет функции, обеспечивающие плавное взаимодействие и интуитивную организацию.
Asana поделена на три уровня. Задачи — нижний уровень. Их можно назначать конкретным людям, добавлять комментарии, примечания, создавать подзадачи. Проекты — это списки задач. Их можно организовывать и менять им приоритеты в рамках проектов. Рабочие зоны (Workspaces) — это как доски в Trello, здесь вы можете тасовать свои проекты.
Приложение позволяет легко вовлечь в работу над проектом всю команду и наблюдать за прогрессом. Также можно переназначать любые задачи и подзадачи другим участникам.
Хотя все эти приложения — отличные инструменты, сами по себе они не решат ваших проблем с продуктивностью. Добавление задачи в чек-лист не гарантирует её выполнения.
Чтобы извлечь из этих приложений максимальную пользу, лучше всего превратить их в часть стратегии, использующей ваши сильные стороны. С их помощью можно преодолеть свои слабости, чтобы они не стояли у вас на пути.
Вам известны другие инструменты, помогающие быть более продуктивным? Пишите в комментариях!
Автор: SmirkinDA
Источник [26]
Сайт-источник PVSM.RU: https://www.pvsm.ru
Путь до страницы источника: https://www.pvsm.ru/upravlenie-proektami/264511
Ссылки в тексте:
[1] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/92/59cb92ccf3aed146045405.png
[2] TMetric Time Tracker: https://tmetric.com/
[3] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/93/59cb9379d2aa3227447490.png
[4] ManicTime: https://www.manictime.com/
[5] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/93/59cb93dd7f2a5508786196.png
[6] Timely: http://timelyapp.com/
[7] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/94/59cb94966cb97636440004.png
[8] Kanban: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9A%D0%B0%D0%BD%D0%B1%D0%B0%D0%BD
[9] Wunderlist: https://www.wunderlist.com/ru/
[10] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/95/59cb95bc19396045847963.png
[11] Todoist: https://todoist.com/
[12] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/96/59cb9627a3003318371984.png
[13] Remember the Milk: https://www.rememberthemilk.com/
[14] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/96/59cb967e8e13c874605934.png
[15] Calendly: https://calendly.com/
[16] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/96/59cb96fa9750d108125983.png
[17] Parallels Toolbox: http://www.parallels.com/ru/products/toolbox/
[18] Google Calendar: https://calendar.google.com/calendar/render?pli=1
[19] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/97/59cb974725ae2096124321.png
[20] Doodle: http://doodle.com/ru/
[21] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/97/59cb979718d39225757588.png
[22] Trello: https://trello.com/platforms
[23] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/98/59cb9802cb54c062957072.png
[24] Asana: https://asana.com/product
[25] Image: https://habrastorage.org/webt/59/cb/98/59cb98501c58b534793385.png
[26] Источник: https://habrahabr.ru/post/338820/
Нажмите здесь для печати.