Помогаем выплыть: как ввести новичков в сложный проект

Всем привет! Меня зовут Михаил Берёзин, я — тимлид в HFLabs. Мы делаем очень сложный enterprise-софт ^[1] для банков, сотовых операторов, страховых компаний, ритейлеров.

Полгода назад мы совершили большую ошибку: набрали в команду сразу 8 человек, штат вырос в 2 раза. Раньше никогда не брали так много людей скопом, поэтому забуксовали с онбордингом новичков. Расскажу, как справились с проблемой.

Тимлиды не успевали вводить разработчиков в команду

К моменту коллапса ключевые разработчики и тестировщики трудились вместе больше пяти лет, команда устоялась.

Нагрузка росла каждый год, но мы справлялись. О взвешенном расширении команды не думали, хватало других проблем. В результате пропустили момент, когда пора было набирать новых людей и спокойно, без аврала готовить к будущим задачам.

Когда пришли сразу несколько новых клиентов, пришлось срочно искать людей. Вместо того чтобы заранее набирать и адаптировать специалистов, мы за полгода увеличили команду в 2 раза. Советую будущему себе никогда так больше не делать.

Начались проблемы. Общая эффективность упала, потому что новички не только не помогали, но еще и отвлекали от работы старожилов. Выстроенного процесса онбординга не было, ресурсов на полноценного наставника для каждого новичка — тоже. При этом продукты очень сложные, а планка уровня сотрудника очень высока.

Я работаю в HFLabs чуть больше года и прекрасно помню ощущения от первого дня. Ты как бы попала на космолет Звездного Флота «Энтерпрайз» безо всякой подготовки. Ничего не понимаешь и не знаешь, офис — лабиринт, коллеги на одно лицо (правда, дружелюбное).

В конце концов, ты просто не понимаешь, чего от тебя хотят. Вижу таск: «General не заказчик, удалить mmwt general, не собирать билд general». WAT

Татьяна Бунто, аналитик

Поначалу ситуация выглядела как средней толщины палка в колесе: сейчас чуток поднажмем и покатим дальше. Но чем дальше, тем хуже шли дела: новички адаптировались медленно, им нельзя было поручить реальные задачи, работа стояла.

Документация и даже видео не помогли

Когда в HFLabs приходил один человек в пару месяцев, мы думали, что довольно легко адаптируем новых людей в команде. Для этого было целых три, казалось, замечательных инструмента.

Документация. В нашей confluence лежит много подробной, актуальной документации. Мы вкладываемся в нее, по-настоящему заморачиваемся.

На деле вышло, что в документации без поллитра не разберешься. Для того, кто видит ее в первый раз, — это полный хаос.

_{Столько информации в confluence об одном-единственном клиенте HFLabs. У нас их больше сорока}

Все из-за того, что доки писали те самые 5+ лет люди, которые прекрасно разбирается в вопросе. Старожилам все понятно и элементарно, для остальных же это совершенно не так.

Для полного погружения вот что мне нужно было прокопать:

• 5 спэйсов в confluence с описанием продуктов;
• 16 спэйсов с документацией заказчиков;
• спэйс с описанием внутренних офисных процессов;
• 6 телеграм-чатов под разные продукты и заказчиков;
• JIRA, Mercurial, Idea, SOAP UI, cloud и бог знает что еще;
• дев-стенд для каждого заказчика;
• 3225 автотестов.

Голова шла кругом, хотелось свернуться калачиком в углу кабинета и плакать.

Татьяна Бунто, аналитик

Записи выступлений аксакалов. Чтобы как-то помочь людям, мы записывали выступления опытных коллег. Они рассказывали о продуктах, клиентах, процессах в компании.

Со временем ролики обросли текстовыми комментариями и уточнениями. Мы собрали все вместе, разбили по продуктам и выложили в раздел «Обучение» в confluence. Вот так выглядит раздел продукта «Единый клиент» ^[1].

_{Мы взяли ключевые мысли из выступлений и оформили в конспект}

Видео поживее текстовой документации, но проблемы остались. Роликов вышло слишком много, общая продолжительность — десятки часов. Сложно понять, что и зачем смотреть, что нужно с первых дней, а что — потом. Материал усваивается слабо.

Личные консультации. Взаимопомощь — важное правило HFLabs, у нас не принято сидеть сычом в стороне. Мы думали, что новички основную часть информации переварят сами, а в редких сложных случаях помогут опытные ребята. Не сработало.

Сложные случаи оказались не редкими, а регулярными. Старожилы просто не находили времени, чтобы отвечать на всё. Плюс вопросы повторялись, приходилось разным людям объяснять одно и тоже.

Часто новички не знали, к кому подойти с вопросом. Все в команде плюс-минус универсальны, но все равно в некоторых областях лучше всех разбирается кто-то конкретный. Кто — непонятно. В итоге помогали соседи по кабинету, что не всегда оптимально.

Пошаговый квест спас положение

Чтобы решить проблему, нужно было ускорить и автоматизировать погружение новичков в проект. Для начала мы прикинули, что́ вообще нужно новым людям. Нашли такие потребности:

• социальная адаптация;
• понимание внутренних коммуникаций;
• структурированные знания о продуктах;
• практика, много практики!

Мне пришло в голову, что все любят игры, даже взрослые (особенно взрослые!). Было бы классно сделать пошаговый квест. Он и познакомит новичков с компанией, и даст практику с теорией. Сели за сценарий.

Получился квест из шести этапов:

1. «Первое знакомство».
2. «Кому это вообще нужно».
3. «We Need to Go Deeper».
4. «Пора приносить пользу проекту!».
5. «Для самых любознательных».
6. «Как мы тестируем и общаемся с заказчиками».

Квест выполняют на 90% автономно, уже через одну-две недели новички получают минимум для первых задач. Дальше человек развивается на реальных тасках.

Выкладывать полный текст квеста не вижу смысла: очень уж он специфичный, все замкнуто на наши внутренние процессы. Если нужен, напишите комментарий, пришлю.

Ниже просто кратко расскажу, как у нас все устроено.

На каждом этапе участник выполняет три вида задач.

Теоретические. Без них ничего не выйдет, как бы мы ни хотели обратного. Придется читать и смотреть видео.

Например, теоретическое задание на этапе «Первое знакомство»: «Просмотри три видео из серии «Знакомство с „Единым клиентом“ и прочитай соответствующую статью».

Задание на третьем этапе: «Посмотри рассказ Егора о стандартизации данных и поиске дублей». Здесь новичок не только изучает продукт, но и с коллегами понемногу знакомится.

Естественно, я не стал перегружать раздел с теорией, потому что это самое скучное, что может быть.

Практические. Закрепляем теорию, пока она держится в голове. Для каждого раздела я придумал задачи, похожие на настоящие.

На этапе «Первое знакомство» задания такие:

1. «Создай себе в джире задачу «Знакомство с „Единым клиентом“ в проекте CIA. В ней нужно будет фиксировать результаты и ворклоги. Закрывающим поставь Мишу.
2. Зайди в веб-интерфейс демостенда и посмотри, сколько там контрагентов-физлиц. Подключись к БД демостенда и получи количество контрагентов-физлиц SQL-запросом. Количество совпало? Задачка непроста, нужно подумать и поисследовать таблицу, разобраться в колонках. Не бойся спрашивать.
3. Создай нового контрагента-физика через SoapUI. Найди его в веб-интерфейсе и посмотри, что все получилось.
4. Зафиксируй ворклоги, результат и получившиеся запросы в джире».

В четвертом этапе «Пора приносить пользу проекту!» практика интереснее и сложнее:

1. «Возьми небольшую задачу из релиза, закрой ее по феншую (без правильного заключительного комментария задачу переоткроют).
2. Возьми задачу на регресс. Познакомься с особенностями заказчика и проведи регресс за 1,5 часа».

Коммуникационные. Во время квеста мы знакомим новичков с командой. По крайней мере, с ключевыми людьми, с которыми предстоит плотно работать. Примеры из разных этапов:

1. «Найди Пашу Абдюшева и задай три вопроса по теоретической части. Зафиксируй комментарием к задаче свои вопросы и ответы Паши».
2. «Скинь задачу в чат „Тест-ревью“, попроси проверить. Допинай Лену или Олю, чтобы они проверили, все ли ты правильно сделал».
3. «Найди Костю Степанова и задай 3 любых вопроса по материалу. Также расскажи про особенности данных, которые нашел».

Иногда задания превращаются в самый настоящий квест. Например, найти Пашу и заставить его отвечать на вопросы — задачка для сильных духом и упорных. Так новый человек прокачивает навыки коммуникации, переговоров и тайм-менеджмента.

Эффект намного превысил затраты

Первый вариант квеста мы написали с коллегой-добровольцем за день. Уже на следующий день его начал проходить новый тестировщик (протестировал, да).

Очень удобно, что не приходится следить за актуальностью теоретической части: с этим справляются участники. Когда новичок понимает, что теории не хватает для решения задачи, он рассказывает об этом мне. Я смотрю, что не так: скорее всего, пора апдейтить документацию. Дело простое, почти не отвлекает.

Теперь о результатах.

Мы очень упростили масштабирование набора. Раньше адаптировали одного человека за три месяца, а теперь справимся и с пятью за месяц.

В начале этой статьи я сформулировал, что нужно новым людям в компании. Вернемся к этому.

Социальная адаптация. Пока человек выполняет квест, он знакомится с половиной команды. По крайней мере, коллегами, которые будут нужны в работе чуть ли не ежедневно. Новички понимают, к кому человеку с каким вопросом подойти.

Понимание внутренних коммуникаций. Создать таск в джире, написать в нужный чат, отметить время — все это задачи на закрепление внутренних процессов и регламентов, изучение сленга.

Структурированные знания о продуктах. Здесь все понятно: мы выстроили обучение от простого к сложному, разбили на небольшие понятные кусочки. Так проще усваивать.

Практика, много практики! С первого этапа человек идет в бой, к четвертому приносит реальную пользу. Зубрить ничего не приходится, теорию закрепляем через задания. Задачи похожи на настоящие, с четвертого этапа — уже реальные.

Новичкам понравилось.

Квест составлен очень хитрым образом:

1. Нельзя просто как-то почитать, полистать и пойти дальше.
2. Увидишь продукт и процесс с разных сторон.
3. Узнаешь тех с кем будешь работать.
4. Подготовишься к выполнению задач.

Анастасия Дудник, тестировщик

Квест помог хотя бы тем, что там точно написано, к кому по какому вопросу можно подойти.

Вадим Зайцев, руководитель проектов

Теперь мы готовы принимать новых людей. Но по-прежнему стараемся делать это осторожно и точечно, чтобы не разрушать сложившуюся культуру.

Приходите к нам работать, если нравится сложный enterprise. Сейчас ищем инженера сопровождения (от 80 000 ₽ на руки) ^[2] и тестировщика (от 90 000 ₽) ^[3]. Тому, кто порекомендует подходящего человека, подарим первую зарплату специалиста после трех месяцев испытательного срока.

Автор: mehanizm

Источник ^[4]