Эффективное управление программами и проектами по методологии P2M

Наша группа компаний ЛАНИТ очень масштабна, и те 40+ организаций, которые в нее входят, разбросаны по всей стране. Такой масштаб требует постоянного изменения подходов, пересмотра ценностей. Конечно, не в каждой компании, но точно во многих проектах. А как известно, по ценностям впереди планеты всей – Япония.

Эта статья предназначена для интересующихся проектным управлением, практиков и теоретиков. Она позволит ознакомиться с японской методологией P2M (Project & Program Management for Enterprise Innovation), отличающейся от привычных западных подходов, в том числе ориентацией на создание дополнительных ценностей для компании и прямой корреляцией производимых изменений бизнеса с миссией предприятия.

Источник ^[1]

В наше время проблемы управления в развитом индустриальном обществе носят комплексный характер. Теория управления проектами может дать базовые знания лишь о том, как частично решить такие проблемы. Так, управление программами, основанное на управлении несколькими проектами, сначала пытается поделить сложные проблемы на несколько простых, обозначив для решения каждой отдельный проект, и только потом происходит их объединение в единое целое для достижения общей миссии. Первым стандартом, использующим такой подход, стал P2M (Project & Program Management for Enterprise Innovation), разработанный японскими специалистами на базе общепринятых знаний, описанных в PMI PMBOK, и на опыте, накопленном поколениями управленцев «страны восходящего солнца». Этот стандарт управления проектами стал первым, опубликованным за пределами Запада.

Япония всегда развивалась и развивается, в первую очередь, на основе накопленных знаний и новых исследований и является одним из ведущих центров инноваций во всем мире. Сейчас компаниям высокотехнологичного сектора экономики для выживания приходится менять свой подход к производству. Им необходимо пересматривать закупочную политику, политику обучения кадров и отказа от невыгодных частей бизнеса, создавая новую продукцию. При этом общество всё так же хочет получать больше жизненных ценностей и инновационной и удобной техники для жизни. С учетом этих потребностей бизнеса и был создан P2M, суть которого – создание базовой основы для инноваций, а в долгосрочной перспективе – новой организационной структуры предприятия, усиливая при этом его корпоративные ценности.

Источник ^[2]

Управление по методологии P2M отличается от простого административного управления тем, что оно устанавливает сроки в соответствии с миссиями компании и решениями выявленных проблем. Вся идея P2M основывается на управлении проектами, управлении программами, индивидуальном управлении и общих навыках управления. Так, японские специалисты в области проектного управления выделяют три поколения проектного управления.

• Первое поколение. Основная концепция состояла в определении целей по стоимости, срокам, качеству и содержанию для достижения стабильно высоких результатов.
• Второе поколение. В дополнение к проектной деятельности акцентировалось внимание на операционной деятельности для получения ожидаемых результатов, удовлетворяющих всех заинтересованных лиц.
• Третье поколение. В отличие от двух других поколений, которые делают акцент на внутренней среде проекта, здесь присутствует акцент на изменении окружения проекта и на поиске решений сложных миссий для увеличения ценностей компании, а также на использовании лучших сторон задействованных проектных команд. Именно к этому поколению и относится P2M.

Чтобы глубже понять, чем же отличается P2M от популярных западных методологий управления проектами, рассмотрим стандартные определения проектного управления в его контексте.

• Проект: представляет собой деятельность по созданию ценностей, основная цель которой – выполнить особую миссию в определенный период времени (обозначенный началом и концом) при определенных ограничениях (ресурсы, обстоятельства). 
• Управление проектом: организация работы команды проекта для выполнения поставленной миссии и получения четких результатов с помощью эффективной организации деятельности по проекту допустимыми, оправданными средствами.
• Программа проектов: набор поставленных задач, требующих выполнения. Программы представляют собой сочетание нескольких проектов, которые выполняют реализацию общей миссии. Основные признаки программ приведены в таблице ниже.

• Управление программой: акцент делается на внешних изменениях относительно программы и адаптации к гибкому управлению ими, увеличение общих ценностей компании, оптимизации управления отношениями и комбинированию проектов для достижения общей миссии программы. Для эффективного управления должны быть определены такие необходимые атрибуты программы, как миссия, ценности, общество, архитектура и управленческие навыки, необходимые для неё. 

При этом в понимании P2M краткий план управления программами будет выглядеть следующим образом:

• первый шаг (описание): адаптация к внешним изменениям и выполнение общей миссии;
• второй шаг (общее представление): понимание элементов, специфичных для реализуемых программ;
• третий шаг (общие основы): установка главной цели управления программами;
• четвертый шаг (управление интеграцией): создание ценностей компании и общая оптимизация управления в ней.

Как и остальные проектные методологии и стандарты, P2M разделяет управление программами и проектами на несколько компонентов, с помощью которых можно достичь успеха поставленной миссии. Рассмотрим их ниже.

• Управление стратегией проекта: определяет отношение между корпоративными стратегиями и проектами, а также задает направление эффективного выполнения проектных активностей в соответствии с корпоративными ценностями;
• управление финансами проекта: создает и подготавливает базу для проведения мобилизации денежных средств, необходимых для проектов;
• управление организацией проекта: определяет возможности организации деятельности для быстрой и гибкой реакции на косвенные изменения внешнего окружения проекта;
• управление целями проекта: определяет план достижений целей проекта, вследствие чего руководители и команды проектов могут планировать процессы выполнения проекта до самого завершения программы с учетом всех ограничений (в том числе условий контракта и ограниченности ресурсов) и сбалансированно выполнять работы по проекту;
• управление ресурсами проекта: определяет необходимые для проекта ресурсы  и должным образом обеспечивает их (в том числе материалы, люди, информационные и финансовые ресурсы, интеллектуальные ресурсы);
• управление информацией: определяет технологию подготовки большей части информации в течение проекта;
• управление рисками: осуществление контроля и реакции на каждый риск;
• управление отношениями: операционная деятельность, определяющая принципы и методы управления отношениями между заинтересованными лицами, вовлеченными в проект;
• управление ценностями: собирает знания, опыт и источники, предоставляющие ценности (такие, как типовые корпоративные или проектные активности) для проектов;
• управление коммуникациями: определяет основные принципы и методы коммуникаций на основе полученного ранее опыта с учетом межкультурных коммуникаций;
• системное управление проектом: позволяет избегать неоднозначных и неожиданных вопросов во время выполнения проекта.

Если посмотреть вглубь P2M, то можно увидеть, что он разработан на основе стандартного подхода в управлении программами. При этом, распространяясь в целом на компанию, его основное внимание направлено на улучшение корпоративного взаимодействия по рабочим процессам, создание и развитие стратегической основы для такого взаимодействия в проектном управлении компании. В то же время руководство стремится узнать у всего коллектива, какие корпоративные ценности существуют, и создать на основе этого новую бизнес-модель управления компанией. 

Типовые шаги управления по P2M в компании таковы:

• определение и создание ценностей;
• расширение зон влияния проектов в компании и вне;
• использование накопленной национальной мудрости;
• проведение трехуровневой сертификации профессионалов, основной задачей которых является создание новых базовых основ бизнес-процессов;
• создание гибрида знаний и возможностей;
• принятие основных моделей управления проектами: «схема», «система» и «сервис»;
• переход с искусства индивидуального управления по PMBOK на управление программами по P2M;
• создание понимания (общие понятия и видение) PMBOK руководителем проекта;
• расширение индивидуального управления, учитывая каждый из элементов управления: стратегию, финансы, системы, ресурсы, отношения, ценности.

Основные моменты P2M были описаны выше. Подытоживая, можно сказать, что эта методология значительно отличается от западных аналогов. Использование опыта, накопленного поколениями, и, в первую очередь, направленность на улучшение бизнес-процессов и достижение миссии компании отличается от общепринятых целей проектов – получения прибыли. Посмотрев на опыт реализации проектов в «стране восходящего солнца», можно увидеть, что большое количество компаний управляют проектами по западной или собственной методологии, получая при этом отличный результат, и в то же время крупнейшие компании (например, компании энергетической сферы), работая со сложными и творческими задачами, успешно решают их с помощью программного подхода P2M, который выходит за рамки западного стиля управления и при этом соответствует японской культуре.

Источник ^[3]

Без сомнения, в таком быстроразвивающемся веке инноваций в скором времени стандарт P2M будет популярен во всем мире, и не только японские компании будут его использовать. В недавнем прошлом правительство Украины привлекало специалистов P2M для обучения своих государственных служащих с целью эффективного решения инновационных задач и миссий.

Конечно, применить всю методологию «от» и «до» сложно, но можно внедрять отдельные идеи и принципы, которые позволят нести дух kaizen в своих проектах.

Источник ^[4]

Источники информации

• Project Management Association of Japan, (2005). «Guidebook of Project & Program Management for Enterprise Innovation». Project Management Association of Japan.
• «P2M — японская школа управления проектами»  ^[5]
• «Сравнение стандартов P2M и PMBoK 4-й редакции» ^[6]
• «P2M» ^[7]

Автор: netmepler

Источник ^[11]